Analisis De Puestos

Análisis de la información sobre puestos: perspectiva general.

Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de

cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal.

Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su

cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas

de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una

empresa.

A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización, más

funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer

información detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa

información se debe obtener mediante el análisis de puestos, que consiste en

la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de

una organización. Quien lleva a cabo esta función es el analista de puestos.

Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no

de las personas que lo desempeñan.

Si carecen de un sistema adecuado de información, los responsables de

la toma de decisiones no podrán, por ejemplo, encontrar candidatos que

reúnan las características necesarias para un puesto, ni señalar niveles

salariales de acuerdo con el mercado.

Las principales actividades gerenciales vinculadas con la información

sobre el análisis de puestos son:

1. Compensación equitativa y justa.

2. Ubicación de los empleados en los puestos adecuados.

3. Determinación de niveles realistas de desempeño.

4. Creación de canales de capacitación y desarrollo.

5. Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.

6. Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos.

7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

8. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el

desempeño de los empleados.

9. Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

10. Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

Obtención de información para el análisis de puestos

Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organización, sus

objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y

procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad.

Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma

empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales. Provistos de un

panorama general sobre la organización y su desempeño, se realizan los

siguientes pasos:

1. Identificación de puestos.

Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa

grande, es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas

vigentes, o a una investigación directa con los empleados, supervisores

y gerentes. Aunque no sea vigente, un análisis de puestos anterior

resulta de mucha utilidad.

2. Desarrollo del cuestionario.

Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades,

conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto

específico.

• Identificación y actualización: se procede primero a identificar el puesto

que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la

última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar

datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

• Deberes y responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito

del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una

rápida descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades

específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

• Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: describe los

conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros

factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital

para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Asimismo,

permite la planeación de programas de capacitación específica.

• Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales,

suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se

deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o

los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar

dichos niveles.

Obtención de datos.

El analista debe determinar la combinación más adecuada de técnicas,

manteniendo en todos los casos la máxima flexibilidad.

• Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede

proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse

en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que

abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema

ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse

tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores

(que se entrevistan después. A fin de verificar la información

proporcionada por el empleado).

• Comités de expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de

recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para

analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es

especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y

es desempeñado por numerosas personas.

• Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades

diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno,

ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la

obtención de información. La verificación de estas bitácoras no es una

alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque

significan una inversión en términos considerables de tiempo.

• Observación directa: este método resulta lento, costoso y más

susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al

ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es

recomendable para el análisis de ningún puesto.

• El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

Aplicaciones de la información sobre análisis de puestos.

La información sobre los diversos puestos puede emplearse en la

descripción de puestos, para las especificaciones de una vacante y para

establecer los niveles de desempeño necesarios para una función determinada.

Descripción de puestos:

Es una explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros

aspectos relevantes de un puesto específico. Todas las formas para la

descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la compañía,

para preservar la comparabilidad de los datos.

• Datos básicos: una descripción de puestos puede incluir información

como el código que se haya asignado al puesto (clave del departamento,

si el puesto está sindicalizado o no, el número de personas que lo

desempeñan):

o Fecha, para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.

o Datos de la persona que describió el puesto, para que el departamento

de personal verifique la calidad de su desempeño y pueda proporcionar

retroalimentación a sus analistas.

o Localización: departamento, división, turno (del puesto).

o Jerarquía, para establecer niveles de compensación.

o Supervisor, es la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto y

está vinculada de muchas maneras con el desempeño que se logre.

o Características especiales: régimen de pagos por tiempo extra, si se

pueden pedir cambios de horario, si debe existir disponibilidad para

viajar, etc.

• Resumen del puesto: después de la sección de identificación, suele

continuarse con un resumen de las actividades que se deben

desempeñar. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas

y objetivas. Cada responsabilidad se describe en términos de las

acciones esperadas y se destaca el desempeño.

• Condiciones de trabajo: no sólo las condiciones físicas del entorno en

que debe desempeñarse la labor, sino también las horas de trabajo, los

riesgos profesionales, la necesidad de viajar y otras características.

• Aprobaciones: las descripciones de puestos influyen en las decisiones

sobre personal. Es preciso verificar su precisión. Esa verificación la

puede realizar el supervisor del analista, el gerente de departamento en

que se ubica el puesto y el gerente de personal.

Especificaciones del puesto:

La diferencia entre una descripción de puesto y una especificación de

puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripción define qué es el

puesto. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al

empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el

puesto.

No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación,

resulta más práctico combinar ambos aspectos.

Niveles de desempeño:

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