Analisis Interno

FUNDACIÓN INCAP

CONTROL II

CONTROL INTERNO

INGRID AMAYA – GIOVANNI LAMBOGLIA

EJERCICIO N° 1:

Identifique para los casos mencionados a continuación las debilidades de control interno. Indique sintéticamente para cada caso: tipo de falla (deficiencia de control interno), problemas que pueda provocar, recomendaciones y acción/procedimientos a aplicar.

COMPRAS:

1. NO EXISTEN PUNTOS CRITICOS DE INVENTARIO (PUNTO DE PEDIDO).

• Problemas que pueden provocar: al no tener un punto crítico de inventario se pueden provocar incumplimiento en todos y cada uno de los pedidos, ya que esto no solo afecta a los clientes externos sino internos.

• Recomendaciones y procedimiento aplicar: la primera recomendación es que deben crear un stock para los inventarios de compras de la empresa, para así mismo tener una señal de alerta de que cuando se este agotando se proceda a realizar el debido proceso para volver a obtener nuevamente nuestro inventario.

Teniendo en cuenta la información anterior, se debe buscar la adquisición de un software el cual se registre todas y cada una de las entradas de inventario que se origine a la empresa, así mismo crear la responsabilidad de un funcionario este supervisando la revisión de que se encuentra en perfecto estado y que si este genera algún tipo de alerta se proceda nuevamente adquirir el nuevo producto y sucesivamente con nuestras líneas de trabajo. Otro proceso que se recomienda realizar es verificar la respectiva rotación de los producto se este realizando de acuerdo al objeto social de la empresa, para que todos los días se este generando estrategias por parte del departamento de mercadeo para generar promociones para eliminar este inventarios.

2. NO SE SOLICITAN COTIZACIONES A VARIOS PROVEEDORES PARA COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS.

• Problemas que pueden provocar: al no tener varias cotizaciones la empresa se esta limitando a un solo proveedor el cual puede que el costo de la materia prima o de los producto sea bastante superior o no sea de buena calidad que le permita ser competitivo en el mercado.

• Recomendaciones y procedimiento aplicar: las recomendaciones que se realizan es que la compañía debe realizar mínimo tres cotizaciones al momento de comprar todos y cada uno de los insumos necesarios para el desarrollo normal de la actividad de la empresa.

De acuerdo a lo informado, siempre que se realice una nueva adquisición de los inventarios, la persona responsable debe dejar soporte de todas las cotizaciones, ya que nos permitirá poder escoger el proveedor nos ofrezca productos de muy buena calidad y a un bajo costo.

3. LAS ÓRDENES DE COMPRA NO SON AUTORIZADAS POR FUNCIONARIO RESPONSABLE.

• Problemas que se pueden provocar: puede ocasionar desvío de recursos por compras ficticias presentando documentos falsos. Adicional de los pedidos innecesarios que puedan realizar los colaboradores.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: se recomienda implementar el cargo del Jefe del departamento de Compras, quien sea la persona autorizada para generar cada transacción. Adicional que cuando sea un monto superior debe ser aprobada por el Gerente General.

El Departamento de Tesorería no realice ningún pago a los diferentes proveedores sin antes verificar que las órdenes de compras estén debidamente firmadas.

4. NO SE COTEJAN LOS PRECIOS INCLUIDOS EN LA ORDEN DE COMPRA APROBADA CON LOS DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR.

• Problemas que se pueden provocar: se puede ocasionar registros erróneos en la contabilidad con respecto a la cuenta de los proveedores. Adicional al momento de que el departamento de Tesorería genere el pago se puede presentar desvío de recursos o pagos mayores; como también incremento de los precios que no se han acordado de los productos que se compran o que no se encuentren especificados en las órdenes aprobadas.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: el Departamento de Compras siempre debe generar una copia de las órdenes de compra tanto en el Departamento de Contabilidad como el de Tesorería. Al momento de que el proveedor se acerque por el pago de la mercancía comprada siempre debe presentar la factura y los funcionarios deben tomar la copia de la orden y comparar los dos documentos para verificar la información y después de encontrar todo correcto generar el respectivo pago. Luego el Departamento de Contabilidad siempre antes de realizar los registros contables debe tener los dos soportes, sin estos documentos no se deben registrar ninguna información.

5. LOS INFORMES DE RECEPCION NO SON PRENUMERADOS.

• Problemas que se pueden provocar: los problemas que se pueden provocar son la confusión y desorden en cuanto a toda la información que se maneje, así como que al momento de solicitar cualquier información, La misma se presentara de una manera tardía e inoportuna.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: el departamento debe indicar al encargado de recepción que todos los informes deben de enumerarse de manera clara y ordenada, para tener un mayor control y sea fácil de identificar cualquier información a la hora de necesitarla.

PAGOS:

1. SE FIRMAN CHEQUES SIN DOCUMENTACION SUSTENTATORIA.

• Problemas que se pueden provocar: se puede presentar fraude y por lo cual desvíos importantes de recursos económicos.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: las personas autorizadas de las firmas de los cheques generados por la compañía, siempre debe exigir los soportes de dicha transacción y corroborar que todos los datos coincidan, de encontrarse inconsistencias este cheque no podrá ser firmado y por lo cual debe ser anulado.

2. SE MANTIENEN EN CAJA CHEQUES FIRMADOS EN BLANCO PARA HACER FRENTE A EVENTUALES DESEMBOLSOS.

• Problemas que se pueden provocar: robo de los títulos valores y desvío de recursos.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: en ningún caso se debe firmar cheques en blanco, ya que se puede presentar

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