Analisis de gastos de ventas.

Analisis de gastos de ventas

Los gastos de ventas son un costo muy importante al hacer negocios, como resultado, en ocasiones la gerencia se refiere a ellos como un mal necesario. Esta expresión resulta desafortunada, porque los gastos de ventas son una inversión; su propósito es general ventas en la misma forma que lo hace cualquier inversión promocional. Los gastos de ventas deben supervisarse de manera apropiada, pero deben tener bastante libertad para permitir a los vendedores hacer su trabajo con eficiencia.  

Gastos de viajes y representación    

Los gastos de viajes y representación, también conocidos como V&R, constituyen una parte importante de los presupuestos de operación en la mayor parte de la organización de venta. Un estudio de Sales & Marketing Management revelo que estos gastos, expresados como porcentaje de volumen de ventas, están en rango del  6% al 10% para la mayor parte de compañías, del mismo modo que los gastos de viajes aéreos y en automóvil abarcan la mitad del presupuesto de ventas. Resurta claro que los gerentes de ventas deben cumplir un papel activo en la administración y control de estos gastos de ventas.

En los estados unidos, existe otro aspecto de interés en la administración de ventas: el cumplimiento de leyes federales de impuestos. La legislación tributaria y las normas de Internal Revenue Service  has establecido límites estrictos a los gastos de negocios. Aunque estas disposiciones se dirigen en primera instancia a limitar los excesos de gastos empresariales por regalos y representación, también exigen un registro más detallado de los gastos de ventas. Las compañías exigen la presentación de recibos de trasporte y alojamientos, y cada vendedor debe mantener un registro diario de las demás gastos empresariales.    

Practicas actuales

La mayor parte de las compañías tienen política liberal de gastos. Un buen numero paga los gastos razonables, antes que establecen  partidas para varios gastos o para ciertos periodos. Los itemes de gastos que las compañías acostumbran a pagar incluyen viajes, kilometrajes de vehículos y mantenimiento, alojamiento, alimentación, gastos de representación relacionados con el trabajo, gastos promocionales, llamadas telefónica y correo.

Como compensación, el plan de gastos de ventas debe ser justo para los vendedores y la compañía. No debe ser ganancia o pérdida neta para cada una de las partes. El plan de gastos no debe amenazar de ninguna manera las actividades de ventas, deberá ser simple y económico en su funcionamiento y brindar un mecanismo efectivo para controlar las cuentas de gastos.

Existen varios métodos para reembolsar los gastos a los vendedores. Los planes de pagos limitados establecen una cantidad máxima que la compañía pagara. Por ejemplo, un vendedor puede recibir 22 centavos de dólar por millas de transporte en automóvil, US$45 diarios para alimentación y US$8 diarios por alojamiento. Los límites son apropiados cuando los gastos de un vendedor son predecibles y repetitivos. Sin embargo, las compañías que usan este procedimiento deben  reconocer diferencia geográficas en costo de ventas. Una excelente fuente de información es el “Sales Managers Budget Planner” de Sales & Marketing Management, que antes se denominaba “Survey of Selling Costs”.

Varias compañías han adoptado procedimientos más estrechos para mantener el control sobre los gastos de ventas. Por ejemplo, realizan las revisiones de presupuesto/gastos de viajes y representaciones de cada trimestre a cada mes o de cada semana. Otras compañía también han establecido niveles de honorarios más estrechos para los gastos de alojamientos y representaciones, pueden exigen la aprobación previa de los gastos que se consideran “extraordinarios”

En las empresas que pagan todos los gatos razonables, un procedimiento efectivo es asignar a sus vendedores tarjetas de crédito. Además de evitar la necesidad de llevar grandes sumas de efectivo, las tarjetas de crédito suministran a la empresa registros precisos de los gastos de venta. Otro método popular es darle al personal de ventas una serie de cheques en banco ya fechados, los cuales se diligencian para cubrir gastos y se cobran con periodicidad (por lo general, al final de cada semana). Suponiendo que se cuenta con medida de seguridad adecuada para proteger la compañía y sus vendedores, este método tiene la ventaja de que permite el reembolso casi inmediato de los gastos.                    

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