Aplicación de la Metodología para el diseño y mejoramiento de sistemas de control administrativo ,Ferretera “Los tres hermanos”

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Introducción

Ferretera “Los tres hermanos” es una empresa que cuenta con muchos años de trabajar en la ciudad, el papá ha sido quien desde hace 20 años ha trabajado el negocio junto con su esposa, pero sus hijos ya crecieron y han apoyado en el negocio familiar para que crezca. La ferretería ha incrementado su tamaño al doble ya que ahora están metiendo al catálogo varios productos eléctricos ya que aunque antes ya manejaba algunas cosas ahora ya cuenta con cable, gabinetes, pastillas eléctricas, etc.

Su principal problema es que tienen una mala gestión de datos de información. No se cuenta con procesos para los registros de los clientes, de los productos, proveedores, ventas y compras.

Definición Raíz

Un sistema manejado por el papa desde hace 20 años, y llevado a cabo por los hijos y la esposa del dueño, para poder tener un plan estratégico para la mejoría en la fluidez de la información, para satisfacer a los clientes, proveedores. En el entorno de la competencia, compradores, bancos.

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Planificar las estrategias de gestión:

Las entradas u objetivos de esta etapa serían: Los procesos que se habrían definido en la etapa anterior se tienen que planificar de manera que lleven un orden, por ejemplo se tiene que planficar quien va a tener que llenar las bases de datos, si se va a contratar a alguna persona externa para que realice la base de datos.

Las salidas en esta etapa seria tener  una estrategia completamente definida si se va a contratar a alguna persona para que realice las actualizaciones en inventarios y bases de datos de los clientes.

Establecer parámetros de los procesos

Aquí se va a ver todas las actividades están relacionadas entre si, la entrada serán los procesos y proyectos ya calculados.

La salida de esta sección será la de obtener resultados cuantificables y resultados verificables, esto quiere decir que en esta sección ya podremos saber si los pasos que hemos decidido seguir están de manera palpable en la mejora de la empresa.

Monitorear los procesos de gestión de información

Las entradas en esta etapa son los datos que tenemos en el momento de iniciar la mejora en la ferretería, el cual sería todos los datos que sabemos que contamos, por ejemplo clientes, ventas de cada mes, información del almacén, lista de proveedores.

Las salidas de esta etapa seria en un contexto global el conocimiento de la empresa de pies a cabeza ya que con los datos que nos han entregado podemos saber qué es lo que tenemos, que nos hace falta, cuanto tenemos, cuanto gastamos, cuanto ganamos.

Definir los procesos para el control de información

Las entradas de esta etapa son las siguientes:

La organización de actividades según el proceso que se va a llevar, que metodología es la más adecuada para la ferretería.

Las salidas que vamos a tener en esta etapa seria tener políticas completamente definidas, por ejemplo una de ellas podría ser que solo hay una persona autorizada para dar de alta productos, proveedores, clientes, etc. Ya que esto nos ayudaría a depurar la base que tengamos y nos garantiza que no tendremos dos veces al mismo proveedor o al mismo cliente, eso nos hará una base de datos más eficiente.

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