Aplicar procedimiento de inventario de mercancía en punto de venta

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE OPERACIONES COMERCIALES EN RETAIL

Aplicar procedimiento de inventario de mercancía en punto de venta

Evidencia GA1-260101062-AA1-EV02

Luis Alfredo Velez Lozano

18/06/2022

 El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de un Retail en un momento determinado. Por ello, esta evidencia se centrará en aplicar el inventario de las mercancías de punto de venta con la utilización de la lista de chequeo realizada en la evidencia anterior

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Inventarios Tienda

1. Realizar el Aparcamiento

Jefe/Auxiliar Inventarios Tienda

Revisar el “Plan de Inventarios” y realizar el aparcamiento.

Comercial Tienda

2. Realizar la

Preparación del Inventario

Jefe Sección Comercial Tienda

• Garantizar que los ajustes de stock estén grabados en el sistema comercial de acuerdo con el instructivo "Tipos de Ajustes de Stock en el Sistema Comercial" GCA-I008.
• Reagrupar todos los productos de la misma sección en el mismo lugar (para evitar el doble conteo).
• Quitar todas las estibas y canastillas de los pasillos para agilizar el acceso a la mercancía.
• Verificar que no hay ninguna mercancía en la zona de recepción o en zonas no identificadas.
• Disponer las cavas, neveras y congeladores para acceder fácilmente a la mercancía.
• Garantizar que la báscula esté limpia y funcionando adecuadamente.

3. Realizar el Conteo y /o Pesaje

Jefe Sección Comercial

• Imprimir el “Listado de Recuento” (GCA-R007) del último inventario.
• Contar o pesar al 100% (según sea el caso) el producto correspondiente a la sección en las horas

relacionadas en los “Horarios de Inventarios en Perecederos” (Anexo 1).

• Registrar la cantidad contada o el dato que arroja la báscula en el registro “Listado de Recuento", colocar el nombre claro al igual que la firma y entregar al Jefe /Auxiliar Inventarios Tienda

[pic 3]

IMPORTANTE:

El Jefe/Auxiliar Sección Inventarios Tienda encargado realizará una auditoría de manera aleatoria en las diferentes secciones, registrando su nombre

claro y firmando en el registro “Listado de Recuento”.

El Jefe y/o Coordinador de control pérdidas para JUMBO debe realizar una vez al mes un acompañamiento al inventario de una sección de PFT, dejando como soporte informe escrito o correo con las novedades encontradas y enviarlo por correo al Profesional del Programa de Mermas y al Jefe Regional Control y Prevención Pérdidas.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Inventarios Tienda

4. Ingresar Datos al Sistema Comercial

Jefe Sección / Auxiliar Inventarios Tienda

▪Recibir el “Listado de Recuento” GCA-R007.

• Validar que se encuentre el nombre claro y firma del Jefe Comercial.
• Realizar una validación aleatoria a las diferentes secciones y verificar que los datos registrados en el "Listado de Recuento" correspondan con los conteos físicos.
• Ingresar al sistema comercial y digitar los datos registrados en el “Listado de Recuento” por la opción "Depósito".
• Utilizar el código de ubicación creado para los inventarios
• Generar el registro "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" y entregarlo al Jefe Sección Comercial.

Comercial / Inventarios Tienda

5. Identificar las Diferencias entre el Stock Teórico y

el Stock Real y Realizar los Ajustes en el Sistema

Jefe Sección Comercial Tienda

Buscar las diferencias entre el stock teórico y el stock real de acuerdo con el registro "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" y entregarlo al Jefe/Auxiliar Sección Inventarios Tienda con su nombre claro y firma al igual que el nombre claro y firma del Sub-Gerente Departamento correspondiente.

Jefe Sección / Auxiliar Inventarios Tienda

▪Recibir del Jefe Sección Comercial el registro "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" con las modificaciones a realizar.

▪Validar que en el "Listado Valorado de Diferencias entre el Físico y aparcado" se encuentre registrado el nombre claro y firmas correspondientes.

• Realizar el ajuste en el sistema comercial genesix de las diferencias encontradas por el Jefe Sección Comercial.
• Imprimir el registro "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" y entregarlo al Jefe Sección Comercial para que coloque su nombre claro en constancia de las modificaciones realizadas.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Inventarios Tienda

6.Validar y Actualizar el Inventario

Jefe/Auxiliar

Inventarios Tienda

Actualizar en el sistema comercial el inventario realizado.

IMPORTANTE:

Cuando el Gerente Tienda esté ausente, se le debe informar al Sub-Gerente Comercial Tienda y/o Jefe Sección Comercial encargado de Tienda la actualización del inventario y al día siguiente informar al Gerente de Tienda para su conocimiento y firma.

Comercial Tienda

7. Justificar las Diferencias de

Inventario

Jefe Sección Comercial Tienda

• Diligenciar e imprimir el formato “Reporte Justificación Diferencias en Inventarios” (GCA-F005) firmar y solicitar firma del Sub Gerente de Departamento para las tiendas que aplique y del Gerente Tienda como constancia de la información recibida.
• Registrar en el formato “Reporte Justificación Diferencias en Inventarios ” (GCA-F005) el top 20 de las referencias faltantes y el top 20 de referencias sobrantes en el inventario, tanto en valor

como en unidades.

Entregar el registro "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" y el formato “Reporte Justificación Diferencias en Inventarios” al Jefe /Auxiliar Sección Inventarios Tienda

Sub-Gerente / Jefe Sección Comercial /

Gerente Tienda

Firmar y colocar el nombre claro y  cargo en el formato “Reporte Justificación  Diferencias en

Inventarios” (GCA-F005) como constancia de La información recibida.

IMPORTANTE:

La justificación y firma de inventarios se debe realizar dentro de las 24 horas siguientes de haber realizado la actualización del inventario en el sistema comercial.

El detalle por deshidratación, vencimiento, etc., deberá registrarse en la parte correspondiente a observaciones del formato “Reporte Justificación Diferencias en Inventarios ”.

Inventarios Tienda

8. Archivar Documentos

Jefe Sección / Auxiliar Inventarios Tienda

• Archivar cronológicamente el registro "Listado de Recuento", "Listado Valorado de Diferencias entre Físico y Aparcado" desde el inicial hasta el actualizado con la firma de quien revisa y el formato “Reporte Justificación Diferencias en Inventarios” (GCA-F005), con las respectivas firmas del Gerente Tienda, Sub-Gerente Departamento y Jefe Sección Comercial al que corresponde el inventario realizado.
• Informar por correo electrónico al Jefe /Coordinador Prevención y Control Riesgos que todos los documentos relacionados con el inventario se encuentran en el archivo físico del Jefe/Auxiliar Sección Inventarios Tienda, para que los tenga a su disposición.

Prevención y Control Riesgos

9. Analizar las

Diferencias del Inventario Aplicado

Jefe/Coordinador Prevención y Control Riesgos

• Recibir la notificación de actualización del inventario y disposición de los documentos e identificar las diferencias presentadas.