PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO UN INVENTARIO

1. Procedimiento para llevar a cabo un inventario

La toma física del inventario es de suma importancia. Con la creación del nuevo puesto se ha mejorado enormemente. Sin embargo, existen ciertos aspectos que pueden cambiarse para lograr resultados óptimos. En la actualidad, el procedimiento para llevar a cabo un inventario es el siguiente:

Formar los Grupos

La empresa cuenta con 5 Gerentes de Marca. Cada uno de ellos tiene a su cargo la supervisión de una o varias casas. Al formar los grupos se procura que cada Gerente de Marca cuente los productos de sus propias casas, ya que los conoce perfectamente y tiene un interés especial por ellos.

Se forman 5 grupos, cada uno compuesto por 2 parejas. Las dos parejas de cada grupo cuentan los mismos productos. Esto se hace para comparar los datos obtenidos y corregir cualquier error de conteo que pueda surgir. Una de las parejas de cada grupo está formada por el Gerente de Marca. Es necesario contar con 20 personas para llevar a cabo el inventario.

a. Imprimir el listado para inventario físico

El listado se utiliza para anotar el número de unidades que se encuentran físicamente en la bodega. Cada página del listado contiene la siguiente información:

o El nombre de la casa y su código

o La fecha en que se realiza el inventario

o El número de página

o El código numérico del producto

o La referencia del producto

o La descripción del producto

o El precio de venta del producto

o

En la actualidad, el listado total consta de aproximadamente 200 hojas.

A cada pareja se le prepara un listado que contiene sólo las hojas de las casas que debe contar.

a. Contar los productos

El día del inventario, todas las parejas ingresan a la bodega y proceden a contar los productos que les corresponden, según el listado que reciben. Cuando una pareja termina de contar, puede retirarse de la bodega. Al salir debe entregar su listado a la persona encargada de Inventarios. Todos los datos se deben anotar exclusivamente con lapicero. No se permite utilizar lápiz ni portaminas.

b. Comparar los datos

Para asegurarse de que el conteo está bien hecho, el encargado de Inventarios compara los dos listados de cada grupo. Si existe alguna diferencia en los datos recopilados por las parejas, se procede a recontar y se determina la cantidad correcta.

c. Ingresar los datos a la computadora

Después de haber corroborado que todos los datos de los listados son los correctos, el encargado ingresa dichos datos a la computadora. La empresa cuenta con el programa UNIX, especialmente diseñado para manejar inventarios.

d. Imprimir un reporte de inventario ingresado a la computadora

El reporte de inventario ingresado a la computadora se imprime y se vuelve a comparar, producto por producto, con los listados que se llenaron manualmente. Esto se hace para detectar cualquier error en los datos ingresados a la computadora. Si algún dato se ingresó mal, se debe corregir en el sistema.

e. Generar el Reporte de Comparativo de Inventario

Después de haber comprobado que los datos ingresados a la computadora corresponden exactamente al inventario físico encontrado, se procede a generar un Reporte de Comparativo de Inventario. En dicho reporte se compara la existencia física con la existencia de la computadora. En este reporte aparecen todos los productos cuyas existencias físicas difieren de la existencia de la computadora.

f. Recontar todos los productos que aparecen en el Reporte de Comparativo

Se recuentan todos los productos que muestran algún tipo de diferencia en el Reporte de Comparativo. De esta manera se corrige cualquier error por mal conteo.

Antes de que se nombrara a un encargado de inventarios, las personas del Departamento de Cómputo eran las responsables de todo lo referente a este rubro. Con la creación del nuevo puesto se agilizó el procedimiento de la toma física de inventarios. Debido que esta persona es responsable únicamente del manejo de los inventarios, puede dedicar más tiempo a la organización, realización y control de los mismos.

Por otro lado, la Gerencia General cuenta ahora con mayor información. Se le presentan informes periódicos sobre el desarrollo de los inventarios, y se les da un seguimiento que antes no era posible darles debido a la falta de tiempo y a que ésta no era la función principal de quien

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