CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

CONCEPTO Y OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

Concepto de presupuesto.

Es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto maestro resume los objetivos de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas.

Los sistemas de elaboración de presupuestos son más comunes en las compañías mayores en donde con frecuencia existen técnicas concretas d apoyo a la administración. A pesar de ello las pequeñas empresas también usan presupuestos. En las empresas pequeñas existen una tasa de fracaso relativamente alta. El uso mas amplio de los presupuestos en estas empresas obliga a los empresarios a cuantificar sus sueños y enfrentar directamente las incertidumbres de sus negocios. Los gerentes tienen que luchar con las incertidumbres tanto si tienen un presupuesto como también si carecieran del mismo. Quienes están a favor de los presupuestos afirman que los beneficios de elaborar presupuestos casi siempre exceden a sus costos.

Objetivos del presupuesto.

Previsión y planeación, disponer de los conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Organización.- estructura las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.

Coordinación .-dirección, equilibra las diferentes secciones que integran la organización.

Control.- acción de apreciación si los planes y objetivos se están cumpliendo.

Ventajas del presupuesto

Los presupuestos son una característica importante de la mayor parte de los sistemas de control. Cuando se administran con inteligencia los presupuestos:

a)obligan a la planeación

b)proporcionan criterios de desempeño

c)fomentan la comunicación y la coordinación

“Planear por adelantado” es un lema redundante para los gerentes de los negocios como para las personas en general. Con mucha frecuencia los ejecutivos llevan a cabo la “Administración por crisis”. Los problemas diarios interfieren con la planeación y continúan avanzando hasta que con el transcurso del tiempo colocan a las empresas a las personas en situaciones indeseables que se pudieron haber previsto. Los presupuestos obligan a los gerentes a mirar hacia el futuro y estar listos a las condiciones cambiantes. Esta planeación forzada es en gran parte la mayor aportación que hace la elaboración de presupuestos a la administración.

La elaboración de los presupuestos es una parte integral tanto en la planeación a corto plazo(normalmente de un año o menos) y la planeación a largo plazo. Ambas formas de la planeación pueden incluir lo que algunas personas llaman elegantemente aspectos estratégicos. Estos aspectos incluyen los recursos de la organización, el comportamiento de los competidores y en especial las demandas actuales y proyectadas del mercado. La expresión cuantitativa resultante de los planes, determinada después de estudiar estos aspectos estratégicos, se conocerían como un presupuesto.

Los aspectos estratégicos se deben analizar tanto a corto como a largo plazo, se deben desarrollar los planes y después se deben elaborar los presupuestos ya que la estrategia, los planes y los presupuestos están interrelacionados.

Tipos de presupuestos

Los presupuestos pueden abarcar un periodo de un año o menos en los casos de las plantas o cambios en los productos, hasta diez años o mas. Cada vez son mas las compañías que usan los presupuestos como herramienta básica para la planeación a largo plazo. El periodo normal de la planeación y del control del presupuesto es de un año. Es normal que el presupuesto anual este dividido por meses para el primer trimestre y por trimestres para el resto del año. La información presupuestada para un año se revisa con frecuencia según avanza el año. Por ejemplo al terminar el primer trimestre se cambia el presupuesto para los siguientes tres trimestres según la información que se disponga. Cada vez se utilizan mas los presupuestos continuos en el cual siempre se cuenta con el pronostico de doce meses al añadir un mes y un trimestre en el futuro al mismo tiempo que se acaba el mes o el trimestre que acaba de terminar. Los presupuestos continuos son muy indispensables ya que fuerzan a la administración continuamente a que piense en los siguientes doce meses, con dependencia si en esos momentos se encuentra en el mes de mayo u octubre.

Clasificación del presupuesto

Se han desarrollado muchos términos descriptivos para los presupuestos. La terminología esta de acuerdo a las organizaciones ya que varia con respecto de las mismas. Por ejemplo, con frecuencia a los estados financieros presupuestados se les conoce como estados de pro forma. Algunas organizaciones como es el caso de HEWLETT PACKARD, hablan de fijar objetivos en lugar de elaborar presupuestos. En realidad muchas organizaciones no utilizan para nada el termino de presupuesto para darle un impulso mas positivo a toda el área. En lugar de ello utilizan términos como lo son “planeación de utilidades”.

Son incontables las formas de los presupuestos. Se elaboran muchos presupuestos especiales en sus informes correspondientes incluyendo:

Las comparaciones con los presupuestos con el desempeño real.

Informes para necesidades gerenciales específicas.

Presupuestos a largo plazo, con frecuencia denominados presupuestos de capital o de instalaciones.

Presupuestos flexibles.

La siguiente figura muestra un diagrama especificado de las diversas partes que componen el presupuesto maestro, es decir, el plan amplio, que es un grupo coordinado de estados financieros detallados y anexos para periodos cortos, por lo general de una año. En su mayoría el diagrama presenta varios elementos que juntos con frecuencia reciben el nombre de presupuesto de operación: Centra su atención en el estado de resultado y sus anexos de respaldo. En comparación el presupuesto financiero es la parte del presupuesto maestro que comprende el presupuesto de capital, el presupuesto de efectivo, el balance general de presupuestado y el estado presupuestado en los cambios de la situación financiera. Centra su atención en la repercusión que tiene sobre los efectivos de lasa operaci0ones y otros factores como son el desembolso de efectivo planeado para adquirir equipos.

Base cero: Es el que no considera experiencias anteriores para planear eventos futuros:

Es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y los gastos de una entidad organizacional, se emplea el termino de planeación porque se fijan objetivos y metas así como se toman decisiones relativas a las políticas básicas de la organización, por otra parte se analizan en detalle las distintas actividades de la implantación de programas para que emitan la obtención de resultados deseados.

Por programas.

Es el que se calcula y desglosa en sub-actividades de tal manera que cada una constituya un programa o paquete completo. Auxilia a la administración publica pues obliga a planear con mayor grado de análisis la inversión y el gasto publico.

Presupuesto público y privado: Similitudes y diferencias

Los Presupuestos Públicos se elaboran con base en la idea de control de gastos., se hace primero una estimación de los gastos que se han de originar debido a necesidades pública y después se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicación de ingresos que se recaben de los impuestos, obtención de empréstitos y la emisión de papel moneda que ocasionaría inflación.

Los Presupuestos en la empresas privadas primero se deben estimar los ingresos para sobre ello predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más complejo y difícil de solucionar.

La diferencia entre ambos existe en la presentación del control presupuestal gubernamental y privado y la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.

Presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad.

Es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad.

Los presupuestos se clasifican en:

Por el tipo de empresa

Públicos

Privados

Por su contenido

Principales

Auxiliares

Por su forma

Flexibles

Fijos

Por su duración

Corto plazo

Largo plazo

Por la técnica de valuación

Estimados

Estándar

Por su reflejo en los estados financieros

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