CONFORMACION DE COMITES EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

CONFORMACION DE COMITES EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Comité organizador

Lo constituye las personas con la preparación académica  y la experiencia necesaria para liderar la planeación, organización seguimiento y desarrollo del evento. Está integrado por el coordinador de cada comité.

Este comité tiene la responsabilidad de definir y presentar al director o coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento, para su visto bueno y toma de decisiones. Tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo. Para ello dispone de todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios para la correcta realización de las diferentes actividades que contribuyan al éxito del trabajo.

Comité de administración

Encargado de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, es decir, facilitar los medios económicos y materiales así como controlar su adecuada utilización. También se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del Director general.

Este comité puede subdividirse en subcomités de: Administración de personal, suministros y finanzas y presupuestos.

Subcomité de Administración de Personal

Es el encargado del manejo y desempeño del personal que interviene directa e indirectamente en todas las etapas del evento. Asigna funciones, realiza seguimiento de las acciones pertinentes.

Subcomité de Suministros

Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité. En una fase posterior, deberá hacer entrega, previas las medidas de control propias de cada actividad.

Subcomité de Presupuesto y Finanzas

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de todas las actividades relacionadas con la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recaudos por facturación de inscripciones y consignación en bancos, donaciones y pagos. También debe llevar el balance general y estados financieros. Debe asignarse dos personas para la tesorería responsables del manejo del dinero.

Las actividades financieras y de suministro deben contar con el visto bueno del Director.

Comité de Relaciones Públicas

Este comité tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización y del evento en las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes. Lo conforman los siguientes subcomités: Divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, y protocolo y actos sociales.  

Subcomité de Divulgación, Promoción y Publicidad

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