Organizacion Evento

Módulo

GESTIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Trabajo Final Individual

Profesor: Daniel Pizarro K.

Alumnos: Camila Gajardo E.

Sábado 13 de Octubre 2012

Contenido

Introducción 3

Personal 4

Servicio 4

Cocina 4

Montaje 5

Arriendo 6

Costos Menú 7

Listado de Precios 7

Costos por Ítem 8

Aperitivo 8

Entrada 8

Principal 8

Postre 9

Complementos 9

Costeo Final 9

Conclusión 10

Introducción

Al momento de organizar cualquier tipo de evento, es fundamental definir que tipo de actividad se va a desarrollar. En el siguiente informe se detallará lo básico para elaborar una cena corporativa de tipo banquete.

El banquete es una comida para un número de comensales que puede variar entre 15 a 1000 o más. En general, se sirve un menú único, el cuál está programado con anterioridad. Así como el menú se debe tener cuenta muchos aspectos de distinta índole.

Para tener un mayor control sobre el desarrollo del evento, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las etapas que lo componen, se deben considerar cuatro aspectos fundamentales; la planificación del evento, la producción, el desarrollo y la conclusión.

Durante el proceso de planificación, de define el objetivo del evento, qué se espera de éste, con qué medios se cuenta, quienes serán los comensales y qué se desea transmitir. Luego de esto se debe calendarizar, asignar recursos y especificar todo lo necesario para llevar a cabo el evento.

La producción, también es llamada como pre-evento, es donde se organizan los equipos de trabajo, se definen las tareas, se establecen responsables y se concreta el perfil del evento.

La etapa del desarrollo, es el evento mismo. Se pone en marcha todo lo planificado y producido. Cada punto debe llevarse a cabo según lo planificado, idealmente con la ayuda de un checklist. Siempre se deben tener en cuenta los imprevistos que pueden suceder y saber reaccionar ante cualquier situación adversa.

La conclusión del evento es fundamental para evaluar y corregir todas las actividades desarrolladas, se concluyen y se ajustan los posibles cambios para considerar para posteriores actividades. Es una retroalimentación o feed-back de todo el equipo.

Personal

El éxito de un evento depende en gran parte del personal que se contrate para realizar el evento. La clave del éxito está principalmente en el proceso de selección de éste personal tanto de logística como de operación. Toda persona que trabaje en el área del servicio debe ser rigurosamente escogido para de esta forma satisfacer las necesidades del cliente quien define el evento, integrando tres criterios claves a la hora de escoger: imagen, experiencia y responsabilidad.

Practicar un sistema riguroso con procedimientos transparentes y a su vez contar los profesionales de RRHH adecuados permitirá reconocer el personal capacitado para desempeñarse de forma adecuada en cada rol.

Servicio

Para un evento de cien personas y considerando un estándar de eventos súper lujo, los libros de servicio señalan que se debiese contar con:

1 Anfitriona; se encarga de recibir a los invitados.

2 Bartender o Barman; encargado de preparar las bebidas alcohólicas y analcohólicas.

2 Maître; encargado de organizar, desarrollar y controlar a los garzones.

10 Garzones; encargado de la atención directa al cliente y del servicio. (Cada 10 personas 1 garzón)

Teniendo en cuenta que sólo se servirá un pisco sour de aperitivo, para este evento se podría contra con 1 sólo bartender, que una vez terminado el aperitivo, realizará las labores de copero.

Cocina

Para la cocina, considerando la baja complejidad del menú, con 4 cocineros la MEP y el despacho de los platos andarían bien.

2 Cocineros; encargados de preparar, servir y despachar la entrada y el fondo.

1 Ayudante de cocina; colabora con el trabajo de los cocineros y/o pastelero.

1 Pastelero; encargado de preparar, servir y despachar postre.

En la cocina el trabajo en equipo es fundamental, cuando se especifica que el cocinero y/o pastelero es encargado del despacho, se refiere a que es el responsable de montaje, pero todo el equipo trabaja en la línea en conjunto.

Montaje

Para definir el montaje del salón se debe precisar primero que tipo de servicio utilizaremos, que en este caso será un servicio emplatado, que es el más utilizado cuando el producto viene preparado y listo para el comensal y se sirve siempre por la derecha. Además, para complementar se utilizará el sistema de barrido, donde habrá un maître en cada extremo del salón, uno en la puerta del despacho de platos y otro irá marcando las mesas. Cada garzón llevará dos platos y se servirán las mesas de manera coordinada y paulatina.

En el caso de banquetes, normalmente se utilizan mesas redondas, y tal como lo menciona Silvio Leiva en el libro “Las actividades hoteleros y turísticas”, para mesas de 8 personas se utilizan mesas de 1,5mts. Para este evento se montará un salón con 13 mesas; 11 mesas

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