Carta de Observaciones y Sugerencias de Auditoría

Carta de observaciones y sugerencias

Pachuca de Soto, Hgo. a 17 de Febrero de 2020

At’n.: Christopher Valenzuela Ponce

Director General de Procesos y Estructuras Organizacionales

Secretaría de Desarrollo Social

Por este conducto reciba nuestro informe sobre la revisión al control interno, sobre aquellas situaciones que observamos en nuestra revisión del día 07 de febrero al 15 de febrero del 2020.

Las observaciones y sugerencias serán de gran trascendencia para su organización, así como los comentarios, a fin de que se den las instrucciones necesarias al personal que corresponda para las correcciones de su manual de organización y procedimientos de la dirección general de procesos y estructuras organizacionales, en el cual no deberán existir tantas deficiencias.

Dichas observaciones y sugerencias están por separado a la presenta, sin embargo, se requiere total apoyo de la dirección, para no incurrir en vicios operativos y administrativos y así poder contribuir a que la organización logre sus planes y estrategias a corto y largo plazo.

Atentamente

C.P. Karina Ordaz Soto

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Firma del auditor

Deficiencias encontradas en el control interno

Observación: A pesar de que los procedimientos están bien planteados y estructurados, el procedimiento de que analiza el trámite de recepción de solicitud tipo “AA” no contiene requisitos como en el procedimiento de recepción de la solicitud “RO”.

Sugerencia: Incluir en el procedimiento de recepción de solicitud tipo “AA” los requisitos necesarios para poder ser aprobada.

Observación: El tiempo que se establece en el manual no es el mismo que se toman las áreas para poder realizar el trámite completo, ya sea que las solicitudes se admitan o se rechacen

Sugerencia: Eficientar los procesos para que el personal pueda cumplir con los tiempos establecidos en el manual, así como tener un formato extraordinario para estos casos en los que se atrasa la aprobación o rechazo de la solicitud.

Observación: De las solicitudes revisadas, algunas tienen errores o inconsistencias en cuanto a las características que deben cumplir para ser aprobadas, en muchos de los casos, éstas fueron aceptadas y registradas en el sistema SIHO

Sugerencia: Que todas las solicitudes pasen por el mismo proceso y que a ninguna se le de tratamiento especial o se tengan excepciones, por mínimo que sea el error.

Observación: A pesar de que cuentan con formatos establecidos para cada uno de los procedimientos descritos, no cuentan con formatos para casos extraordinarios que pudieran llegar a ocurrir por factores externos a la entidad.

Sugerencia: Contar con algún formato universal, en donde puedan tener escenarios distintos a los que se plantean en el manual de organización y procedimientos.

Observación: La administración muestra falta de interés por las deficiencias que lleguen a hacerse de su conocimiento en los procedimientos de control

Sugerencia: Dar capacitación continua al personal y escuchar sus sugerencias en cuanto a los procedimientos que se siguen, para poder eficientarlos y que tengan conocimiento de procedimientos o mejoras nuevas en el sistema.

Observación: No hay políticas por escrito que estén en armonía con sus objetivos sobre asuntos de carácter interno o externo

Sugerencia: Si las políticas se encuentran en otro manual, se sugiere que de igual manera se incluyan en el manual de organización o procedimientos para que todos esté concentrado en solo lugar, y en dado caso que no se tengan políticas, es útil que la entidad las establezca para que haya equilibrio en los procedimientos que pueda

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