Como Elaborar Una Minuta

Como elaborar una minuta

La elaboración de una minuta es muy importante como un medio de registrar los aspectos más relevantes de una junta de trabajo, escolar o de cualquier otro tipo, con la finalidad de darle seguimiento a los acuerdos tomados y verificar su cumplimiento parcial o total hasta que todas las actividades estén totalmente terminadas.

Las minutas también registran los nombres de los participantes en las reuniones y todas las conclusiones o acuerdos a los que se haya llegado en una determinada reunión, además de registrar todos los aspectos pendientes y cualquier otro tema que se agregue en las juntas.

Pasos para realizar una minuta

• Registre el nombre de la reunión o algún título que la identifique claramente entre todos los participantes y las personas a las que se deba distribuir la minuta.

• Anote el lugar y la fecha de la reunión.

• Tome una lista de participantes en la reunión y de preferencia circule una lista de asistencia que deberá archivar junto con la minuta de la reunión.

• Registre cada uno de los eventos de la reunión, principalmente cada tema tratado, así como las conclusiones al respecto, los acuerdos tomados, las actividades que se hayan originado con motivo del tema, las personas responsables de darles seguimiento o de su realización, el estado actual de las actividades, el porcentaje de cumplimiento de cada actividad y cualquier otro punto importante en cada tema, de tal manera que todas las personas involucradas puedan conocer la situación aún sin haber participado en la reunión.

• Omita todos los comentarios sobre cada tema, anote solamente lo relevante, es decir, las conclusiones y asuntos pendientes, así como en algunos casos los avances realizados y otros detalles.

• Liste cada uno de los temas de acuerdo al orden en que fueron tratados o en base a su importancia. Esto depende de las personas que llevan la minuta y de los organizadores o líderes de la reunión, dependiendo de si quieren resaltar algunos temas sobre los demás.

• También es posible clasificar la minuta mediante temas fundamentales y temas importantes o cualquier otra que la persona encargada de la minuta desee realizar para darle la importancia adecuada a cada tema.

• Anote las actividades que se deben realizar entre la reunión actual y la próxima para el cumplimiento de cada uno de los temas. Si existe algún obstáculo para lograr el cumplimiento o para poder proseguir, este debe estar debidamente identificado, para que las personas con la autoridad para resolverlo puedan intervenir.

• Registre la fecha y lugar en la que se efectuará la siguiente reunión.

Pasos a seguir ante la cámara de comercio para la realización de una empresa

Muchos comerciantes que a esta fecha del año no se han inscrito en Cámara de Comercio esperan hasta enero para hacerlo, pues si lo hacen en diciembre, tendrían que pagar la Matrícula Mercantil por los días que restan del 2008 y el 1 de enero ya se está causando la obligación de la renovación de matrícula por el 2009.Si se está preparando para constituir y registrar una nueva empresa, tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Escoja y reserve su nombre

El comerciante que quiera inscribir su Establecimiento de Comercio, debe tener en cuenta que no pueden existir dos Establecimientos de igual objeto social con el mismo nombre. Por ello, vaya previamente a la Cámara de Comercio de la ciudad donde se domiciliará y consulte el nombre que le quiere poner al Establecimiento. Recomendación: no olvide tener plan b, plan c y hasta plan d, por si los varios nombres que tiene en mente ya están registrados.

Pero no olvide: “Primero en el tiempo, primero en el Derecho”. Esto quiere decir que si el comerciante consulta el día lunes un nombre que quiera utilizar, pero se inscribe el día miércoles, pero el martes previo otro comerciante se inscribió primero con ese mismo nombre, este último se le adelantó y le tocará buscarse otro nombre.

2. Seleccione el mejor tipo de Sociedad Comercial

Son varias y todas con diferentes requisitos y responsabilidades legales, por ello, previamente consulte con un Abogado Comercialista cual se ajusta al perfil y las necesidades comerciales.

Entre las sociedades comerciales existentes están las siguientes:

• Sociedades de Responsabilidad Limitada –Ltda.

• Sociedades Anónimas – S.A.

• Sociedades Colectivas.

• Sociedades en Comandita.

• Sociedades de Economía Mixta.

• Sociedades Extranjeras.

• Sociedades de Hecho.

• Empresas Unipersonales.

• Empresas Asociativas de Trabajo

3. Elabore una minuta de Constitución firmada ante Notario

Previo a la inscripción en Cámara de Comercio, se debe elaborar una minuta donde todos los nuevos socios deberán expresar su consentimiento para la constitución de una nueva empresa.

Según el número de socios, no todos deben ir a firmarla ante Notario, basta que todos firmen la Minuta de Constitución y se presenten ante el Notario las personas que actuaron como Presidente y Secretario de dicha Asamblea de Constitución.

Si en la misma Asamblea constitutiva, se nombra Representante Legal y Revisor Fiscal y estos aceptan, deberán firmar también ante Notario, para posteriormente inscribir la Minuta Constitutiva ante la Cámara de Comercio.

4. Otros requisitos

Por interés personal y por salvaguardar los intereses de terceros, se deben registrar otros documentos como Actas Complementarias o Aclaratorias de la Asamblea Constitutiva, Libros Contables, etc.

5. Los compromisos Fiscales que va a adquirir.

Muchos olvidan que no sólo se trata de producir y vender, sino también pagarle al Estado por su actividad comercial. Estas son las siguientes obligaciones fiscales que se deben tener en cuenta:

• Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

• Impuesto de Valor Agregado IVA.

• Retención en la Fuente.

• Impuesto de Industria y Comercio.

• Impuesto de Timbre.

6. Compromiso con los trabajadores y el Estado Social.

Cuando el comerciante vincula a sus actividades, aunque sea un solo trabajador, afílielo a Seguridad Social (Salud, Pensión y ARP), evítese un dolor de cabeza que le puede costar cientos de millones de pesos. Y nunca olvide que ser empleador, también tiene la obligación social de aportar a Parafiscales (Sena, Icbf y Caja de Compensación).

Trámites para la admisión del certificado de seguridad en una empresa

Requisitos:

• Ser persona jurídica o natural que participe activamente en la logística, mantener actividades productivas, de comercio exterior o conexo al comercio exterior, de prestación de servicios.

• Tener antecedentes comerciales y legales en su país de origen como en el exterior, que acrediten la honestidad y rectitud personal y comercial de las personas naturales y jurídicas; Así mismo no tener ningún antecedente criminal en su país de origen o en el exterior, o en ningún caso ser considerado por autoridad nacional o extranjera como persona sospechosa o de dudosa reputación legal o criminal.

• Aprobar el proceso de inscripción aprobado por cada capítulo de conformidad con los lineamientos de WBO.

Procedimiento:

• Presentar a la Junta Directiva del capítulo la solicitud de Admisión y los documentos legales exigidos por el mismo. Proporcionar cualquier información o documentación que le sea requerida para los fines de evaluación y calificación de la solicitud de admisión.

• De acuerdo al análisis documental la junta o comisión respectiva decide la continuación o no del proceso de afiliación. En caso que la solicitud sea aprobada se coordinará la realización de una auditoria de seguridad en donde se verifican los estándares mínimos exigidos por el BASC. El equipo auditor elaborará un informe escrito con las recomendaciones pertinentes.

• Con base en los resultados de la auditoria, el Capítulo o la Comisión clasificará la empresa y decidirá el ingreso o no del solicitante como asociado BASC. Estas podrán clasificarse así:

• Certificados: Aquellas empresas cuyo Sistema de Gestion en Control y Seguridad es conforme con la Norma y Estandares BASC.

Preseleccionados o en proceso: Aquellas empresas que deberán implementar el Sistema de Gestion en Control y Seguridad BASC para ser sometido a la auditoria de certificación.

• Aprobado el ingreso de la Empresa al capitulo BASC, esta se compromete a cumplir con las normas y lineamientos establecidos en los Reglamentos y demas documentos de WBO y del capitulo que le acepta.

La certificación tiene una validez de un (1) año, en consecuencia, las Empresas seran auditadas anualmente con el objetivo de verificar el mantenimiento y mejoramiento del sistema de Gestion en Control y Seguridad BASC.

La asociación no tiene obligación de explicar o dar cuenta de sus decisiones de no-conformidad o desaprobación de las solicitudes de admisión.

Certificado BASC

Desde el primero (1) de noviembre de 2005, los certificados BASC que se entregan a las empresas certificadas o re-certificadas de los capítulos BASC en los diferentes países están siendo elaborados exclusivamente

...