Minutas De Acuerdos

PREPARACIÓN DE INFORMES, RESÚMENES,

INFORMES

Documento escrito, que generalmente se redacta a pedido de un superior.

El informe

Se aporta hechos verificados o comprobados

Se expone la metodología de trabajo usada, de donde se sacaron los datos

Propone la mejor solución para el problema planteado

El informe puede estar acompañado de folletos, de cuadros, de gráficos,de planos, de tablas, etc. Pero todo este material extra debe ir al final del informe. Nunca debe ir intercalado con la redacción de la información.

Para que un informe sea claro, debe tener los siguientes pasos:

Primer paso: Investigar, recolectar datos, (ya sea de la lectura de documentos, de la información obtenida en una reunión, etc.)

Segundo paso: hacer un Plan. Para este tipo de escrito es importante hacer un plan esquemático,sin pensar demasiado en la redacción.

En el Plan hacemos una pequeña introducción que tiene que ver con el tema del informe, refiriéndose a: por qué lo escribimos, qué fue lo que nos pidió nuestro superior y la metodología deltrabajo empleada.

Ej. : - A raíz de encuestas realizadas

-Teniendo en cuenta la investigación de mercado.

Cuando ya tenemos el Plan, debemos enlazar una idea con otra, redactar oraciones bien organizadas, correctas con buena puntuación.

Tercer paso: la Revisión

Ver si el informe está correcto, bien redactado y con un sentido claro y entendible.

Si no hay que presentarlo con urgencia, es conveniente dejarlo unos días para volver a leerlo, porque cuando uno termina de redactarlo no ve los errores y luego de un tiempo puede encontrar la manera de decirlo más claro o que suene mejor.

El mensaje de un informe no debe ser ambiguo, debe ser claro para que sea comprendido por el receptor, o sea por el que recibe el informe.

Como su nombre lo indica el informe da información y por lo tanto, esta información debe ser objetiva, no se debe expresar emociones o sentimientos.

Por lo tanto el informe debe ser: CLARO, OBJETIVO Y VERAZ.

Con respecto a la forma que debe tener un informe, debe organizarse así:

Lugar y fecha

Margen izquierdo con un estilo de bloque pleno

Nombre y cargo del destinatario

Cuerpo del informe

Firma con aclaración del nombre y cargo

El contenido del informe debe ser un RESUMEN:

Reducir el texto

Respetar el sentido fundamental

Eliminar los detalles

Eliminar las repeticiones

Eliminar las formas de diálogo

Eliminar las ideas que no fueron y dejaron cabos sueltos

Evitar cualquier adjetivación que valoricen o desvaloricen las ideas o hechos que se está resumiendo.

Del resumen se puede luego hacer unas síntesis

MINUTAS:

Es un acta informal que no tiene un valor legal

Generalmente se hace en reuniones de trabajo donde no se necesita el Acta formal

Es una ayuda memoria, donde se toma nota de lo más importante de una reunión

Se hace en forma esquemática

No se tiene demasiado en cuenta la pulcritud de la redacción

Puede servir para después hacer un acta más formal, pero tampoco va a tener valor legal

El contenido de una minuta debe ser una SINTESIS

Es exponer las ideas centrales y su significación

No es solamente achicar, acortar

Se separa lo principal de lo secundario, quedando solamente lo principal

Las ideas deben tener una secuencia lógica

Se puede hacer un esquema

...