Contabilidad 1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

1. DEFINICION EFECTIVO
2. CONTROL INTERNO
3. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CAJA CHICA
4. CONCILIACION BANCARIA
5. PASOS PARA PREPARAR CONCILIACION
6. EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
7. MONEDAS EXTRANJERAS Y AJUSTE CAMBIARIO

1. INVERSIONES EN VALORES

1. DEFINICION DE INVERSIONES
2. CLASIFICACION DE INVERSIONES
3. PRESENTACION EN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA.
4. CALCULOS DE BENEFICIOS GENERADOS POR INVERSION

3. DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

1. DEFINICION DE CUENTAS POR COBRAR
2. DOCUMENTOS POR COBRAR
3. CLASIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR.
4. CONTROLES INTERNOS.
5. CUENTAS INCOBRABLES Y  METODOS PARA REGISTRAR Y ESTIMAR
6. PRESENTACION  EN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA.
7.  ESTIPULACIONES EN NUESTRO CODIGO TRIBUTARIO.
8. 8 EVALUACIÓN DE  LA CALIDAD DE CUENTAS POR COBRAR.

4. INVENTARIOS

4.1  DEFINICIÓN DE INVENTARIOS

4.2 PLANIFICACIÓN DE LAS POLITICAS DEL INVENTARIO

4.3 CONTROL INTERNO

4.4 SISTEMAS DE INVENTARIOS

4.5 METODOS DE INVENTARIOS

4.6 IINVENTARIO SEGÚN NUESTRO CODIGO TRIBUTARIO

4.7 NORMAS INTERNACIONALES RELACIONADAS CON EL INVENTARIO

        5. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y ACTIVOS INTANGIBLES

5.1  DEFINICIÓN

5.2  DETERMINACION DEL COSTO

5.3  CONTROL INTERNO

5.4 DEPRECIACION Y METODOS UTILIZADOS PARA SU REGISTRO

5.5 DEPRECIACION SEGÚN CODIGO TRIBUTARIO

5.6 BAJAS DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

5.7 INTERCAMBIO DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

5.8 ACTIVOS  INTANGIBLES

5.9 PRESENTACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

5.10  NORMAS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

1.1 DEFINICION DE EFECTIVO

El efectivo está integrado por  el dinero depositado en bancos y cualquier renglón que los bancos acepten como depósitos. Para que una cuenta pueda considerarse efectivo, tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.

El efectivo disponible incluye: Billetes, monedas, instrumentos negociables como cheques personales, giros bancarios no depositados y órdenes de pago no depositadas.

El efectivo en banco incluye: Depósitos a la vista en cuentas de cheques, Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas  y Certificados de depósito a la vista.

Además, el efectivo se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado para el pago de bienes y servicios y la amortización de deudas. El efectivo también sirve como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos bienes y servicios.

La NIC 7, al referirse a las partidas que conforman el efectivo estipula:

El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo no significativo de cambios en su valor.

El efectivo en caja comprende caja general y caja chica.

Caja General: Es donde se recibe el efectivo. Se recomienda que el efectivo permanezca por poco tiempo en la caja general y sea depositado a brevedad en el Banco.

Caja chica: Es el procedimiento contable establecido para los desembolsos menores de una empresa. Resulta muy útil a la administración, porque es difícil hacer un cheque por cada erogación menor y resulta además muy costoso a la empresa.

Los montos de la caja chica deben estar relacionados con el volumen de operaciones de la empresa o departamento al que pertenezca. Se recomienda que las reposiciones sean en un tiempo prudente, es decir, que no haya que hacerla muy frecuente, porque esto significa que el fondo no es suficiente; ni que sea demasiado esporádico, porque significaría que no es necesario un valor tan alto.

El efectivo es el activo más circulante  y por ende la primera partida de los que se presentan en el Estado de Situación Financiera. El dinero debe estar en movimiento que produzca beneficios a una empresa. La empresa bien organizada debe guardar un equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales del negocio, pues si se dispone de cantidad insuficiente para las operaciones cotidiana, la gerencia trabaja bajo presión para cumplir con sus compromisos. En caso contrario, si opera con exceso de efectivo, esta perdiendo la oportunidad de generar ingresos.  

 Las Normas Internacionales de Información Financieras, establecen que en el Estado de Situación Financiera el efectivo es la primera cuenta  y debe decir “Efectivo  Y equivalentes al efectivo”.

1.2 CONTROL INTERNO EL EFECTIVO EN CAJA Y BANCO

Antes de abordar los controles internos específico de este rubro, es preciso definir lo que se entiende por  control interno. El control interno es un plan organizacional y todas las medidas correspondientes que adopta una entidad para:

• Salvaguardar los activos que usa en sus operaciones.
• Fomentar el acatamiento de sus políticas.
• Promover la eficacia operativa.
• Tener registros contables precisos y fiables.

Todas las partidas deben mantener un control interno efectivo, pero el efectivo Caja y Banco es la partida que más necesita de un control interno bien diseñado, pues es la más sujeta a fraudes y errores. Además un buen sistema de control interno ayudará a lograr los demás objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las transacciones de efectivo, la anticipación de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados pero no excesivos¹.

Dentro de aspectos que debemos considerar en el control interno del Efectivo, tenemos:

1. EFECTIVO EN CAJA

1.  Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando las disposiciones vigentes.
2.  El cajero debe ser el único que posea la combinación de la caja fuerte, debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección.
3. El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardará en el área Económica.
4.   El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente y al sustituirse al cajero. El arqueo debe realizarse por el empleado del área Económica, verificándose además que existe resolución del director que fije el montante de cada fondo operado.
5.   Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborará y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente.
6. Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por la ley.
7.  El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco;  ni puede tener acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales.
8. Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el área económica y  controlarse  los que se encuentran en poder del cajero.
9.  El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y corresponderse con la suma de los documentos justificativos de éstos, depositándose diariamente; debiendo estar firmados por las personas que los liquidan.
10.  Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse para efectuar pagos.

1. Efectivo en Banco

1. Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.
2.   Al menos una persona de  los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
3. Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.
4.  Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas  operaciones.

1. LA CAJA CHICA

1. Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica, el cual no debe ser más del 10% del valor del fondo. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
2. Las reposiciones deben realizarse antes de agotar la totalidad del fondo, para que siempre haya efectivo disponible en dicho fondo. En tal sentido, se recomienda reponer cuando se ha consumido aproximadamente el 80% del fondo.
3. La cuenta Caja Chica sólo se moverá  para crear, aumentar, disminuir o cancelar el fondo.
4. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
5. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal.
6. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
7. El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se     especifique los comprobantes pagados por la Caja Chica.
8. Los Vales y sus justificantes deben cancelarse con cuño de “PAGADO” al reembolsarse.
9. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificarán en cifras y letras, el monto pagado.

1.3 TRATAMEINTO CONTABLE DE LA CAJA CHICA

1. Creación Del Fondo De Caja Chica

Para crear un fondo de caja chica, se gira un cheque a nombre del encargado del fondo. Este cheque se cambia y el dinero se guarda en una caja fuerte pequeña.

El encargado de manejar el fondo efectúa todos los pagos con dinero de ese fondo, para lo cual debe de tener los comprobantes necesarios en cada caso. Se recomienda tener unos comprobantes provisionales para cuando se entrega el dinero y comprobantes definitivos cuando ya se tienen los documentos soportes . El registro de la creación del fondo de caja chica es el siguiente:

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