Contabilidad por áreas de responsabilidad y Presupuesto base cero.

Instituto Tecnológico de Celaya[pic 1][pic 2]

Departamento de Ciencias Económico Administrativas

Ingeniería en Gestión Empresarial

Instrumentos de Presupuestación

Profesor: Leopoldo Sillero Pérez

Proyecto de Investigación:

Contabilidad por áreas de responsabilidad

y

Presupuesto base cero

Zuñiga Maldonado Jonathan Alejandro

No. Control 14031332

Celaya, Gto., a 04 de Diciembre de 2015

Contabilidad por áreas de responsabilidad y Presupuesto base cero.

Introducción.-

      A lo largo de este trabajo se hablará acerca de la Contabilidad por áreas de responsabilidad el cual es considerado como un sistema que es adecuado para proporcionar la información contable, suficiente para el análisis de las áreas de responsabilidad de la empresa, dichas áreas dependerán de cada empresa ya que puede variar al hablar de una organización pequeña, mediana y grande para dicha estructura organizacional. Donde  dicho control consiste en delegar autoridad tanto a los administradores, jefes o gerentes de acuerdo a la responsabilidad acordada.        

      Por tal motivo al efectuar la evaluación de cada área de responsabilidad se obtendrá la diversa información que puede ser generada por cada una y así realizar las actuaciones pertinentes, es decir efectuar la toma de decisiones más convenientes para cada entidad económica.

      Por otro lado, se presentará el Presupuesto base cero como un técnica que permite identificar las partidas no productivas e improductivas para así tomar la decisión ya sea de efectuar las modificaciones posibles o en cambio de erradicarlas, mediante este ejemplo se identifica que el Presupuesto base cero es fuente a la toma de decisiones enfocadas a las problemáticas económicas  que presente la empresa, ya que estos problemas son variaciones donde al realizar el análisis costo-beneficio se pueden presentar que son mayores nuestros gastos que los beneficios que traducidos a utilidades no se están teniendo las cifras planeadas. El análisis mencionado se explicara más a detalle ya que es el objeto de aplicación del Presupuesto base cero.

      Sin embargo, ambos temas a tratar son de interés  ya que nos servirán para identificar las herramientas de control necesarias a utilizar para que una empresa llegue al alcance de sus objetivos y alcances previstos en su propia planeación. El control administrativo es un factor significativo para que la información financiera que la empresa presente este en función proporcional de sus utilidades.

    A continuación se comenzará a detallar la explicación para ambos temas, partiendo de la Contabilidad por áreas de responsabilidad y posteriormente se abordara el Presupuesto base cero.

     Cabe señalar que al final de la  presentación de los temas se presentan algunos anexos sobre puntos importantes tratados en los procedimientos.

Contabilidad por áreas de responsabilidad.

[pic 3]

      La Contabilidad por áreas  de responsabilidad o también llamada contabilidad por áreas de rentabilidad, se considera un medio informativo gerencial  empleado para poder efectuar el control administrativo de una manera más eficiente y efectiva en toda compañía permitiendo detectar los posibles problemas presentes, ya sea por alcanzar sus niveles acordados o por no alcanzarlos, superar sus expectativas, etc. La aplicación de este sistema informativo facilita los datos sobre las actividades y los procesos de las diferentes áreas de responsabilidad, para así informar a los encargados o superiores quienes son los responsables de tomar las medidas que  consideren las más pertinentes para hacer frente a dichos problemas.

      El análisis de cada una de las áreas de responsabilidad de toda compañía deben efectuarse sin excepción para así  obtener un control más efectivo, ya que el fin que persigue cada área de responsabilidad va en función de obtener resultados respecto a los insumos asignados a utilizar en sus procesos correspondientes  de la manera más óptima y por ende se va permitir evaluar al responsable de cada área.

      Donde al referirse a las áreas de responsabilidad estas corresponden a cada uno de los centros que se pueden  formar en la compañía a los cuales se les delega la autoridad necesaria caracterizada por su  función específica, estas mismas a su vez pueden estar conformadas por diversas secciones o también llamado departamentos. El control que debe manejar cada área de responsabilidad debe ser acorde a los objetivos o resultados que se requiere obtener. 

¿Para qué sirve?

      La Contabilidad por áreas de responsabilidad sirve de mucho en toda organización, ya que como todo control permite a la compañía estar en constante retroalimentación y mejora de acuerdo a los objetivos fijados por la administración.

            Hoy en día la mayoría de las empresas seleccionan este control ya que esta misma ayuda a identificar fácilmente factores de importancias basándose así en su toma decisiones efectuando acciones estratégicas para la obtención de sus planes.

Estructura de la organización como fundamento del sistema de Contabilidad por áreas de responsabilidad.

¿Qué pasos se requiere para la implantación  del sistema?

      Para implementar este sistema de contabilidad es necesario seguir una serie de pasos de acuerdo al tipo de sistema, ya que como todo procedimiento contable implica de una secuencia para obtener un resultado en este caso detectar las mejoras o fallas.

    1.  Como primer paso se debe asegurar que la entidad económica tenga su estructura organizacional bien definida. Donde dicha organización parte de la gerencia ya que al tener correctamente establecidos los objetivos de la empresa se habrán enumerado los esfuerzos que se requieren para lograrlos mismos que se ubicaran en cierto lugar en el organigrama, para así establecer los distintos niveles que conformaran a dicha entidad económica.

Ver anexo. Figura No.1

      2. Una vez establecida la estructura de la organización se debe de llevar a cabo la delimitación de responsabilidades para cada una de las áreas que conforman a la empresa en cuestión, misma responsabilidad debe ser lo más clara posible para evitar posibles malinterpretaciones entre los deberes asignados.

      Cada responsabilidad asignada dependerá del grado de autoridad delegada para realizar el control de las tareas. Como ya se mencionó la área de responsabilidad puede a su vez estar constituida por secciones o departamentos por tal motivo se llega a delimitar una responsabilidad compartida, es decir, conjuntamente irán en el proceso de mando de las ordenes que permitirán el mismo control.

      Para una correcta asignación de responsabilidades  en los distintos niveles de la empresa se debe conocer las características con las que cuenta el personal para así lograr una fácil adaptación y adecuación de los puestos para que así se lleve a cabo un buen desempeño por parte de los mismos.

      Un factor de suma importancia en este paso es que se lleve a cabo la comunicación entre el personal correspondiente para que se informen de quien o quienes dependen en el nivel jerárquico ya establecido.

      Se ha considerado que la elaboración de un manual de la organización es fundamental en especial para este punto, ya que permitirá que se eviten algunas malinterpretaciones, ya que en el manual se describen las responsabilidades correspondientes a cada área de dicha organización y sus mismas funciones a efectuar que se desencadenas del puesto a ocupar.

      3. Después de haber delimitado las responsabilidades de cada nivel de la organización se realiza la asignación de la codificación a las mismas, esta puede ser numérica, alfabética y alfanumérica. La selección de la codificación dependerá del entendimiento de la comunicación por parte de los involucrados en la implantación del sistema. Así mismo dicha codificación debe expresar dicha relación con los otros niveles de la organización, es decir, que se establezca una conexión en los niveles de abajo hacia arriba haciendo uso de los dígitos o letras necesarios.

      Con esta acción se pretende una fácil identificación para el control de cada área, ya que cada una producirá su información que podrá ser identificada y clasificada de una mejor manera al contar con dicha codificación, al referirse con información se puede hacer mención en cuanto a los reportes o informes, movimientos, costos, gastos y otros implicados en la misma área.

      4. De acuerdo a los pasos anteriores ahora corresponde elaborar los catálogos de las cuentas. Cada catalogo  está conformado por las cuentas que pueden estar implicadas en cada uno de los movimientos realizados en las áreas. Dicha clasificación permitirá una fácil  emisión de  toda la información, la cual es  presentada  en los estados financieros donde como característica de los mismos  cada una de las cuentas empleadas se ubican en el rubro adecuado, por ejemplo al hablar de un balance general se presentan las cuentas de activo, pasivo y capital. Por tal motivo al emitir los informes alguna de las áreas mostrará las cuentas utilizadas, tales que detallan claramente  la información de las mismas.

...