PRESUPUESTO BASE CERO

. PRESUPUESTO BASE CERO

El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización. Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos.

El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio. Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las políticas básicas de la organización.

1.1 Definiciones:

Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se evalúa y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro.

Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos históricos; también en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas están gastando más de lo necesario o desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.

El proceso base cero proporciona información detallada sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados, enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente las actividades y los problemas correspondientes para poder tomar decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos en forma eficaz.

También se considera una herramienta técnica presupuestal mediante la cual se revalúan cada año todos los programas y gastos, siempre a partir de cero, como si fuera la primera operación.

Es decir, se olvida el pasado para planear el futuro con plena conciencia de que cada partida es indispensable y que su importe está soportado y justificado de manera íntegra.

Por su parte Peter A. Pyhrr lo define diciendo que el Presupuesto Base Cero, en primer lugar, es un proceso de carácter administrativo, después, un proceso de planeación, y en tercer lugar un proceso presupuestario. Sobre la segunda etapa, es un proceso de planeación porque requiere de fijar metas y objetivos por las que se deben tomar decisiones de acuerdo a la política de organización de la institución con la finalidad de seleccionar las mejores opciones respecto a la relación beneficio-costo. La aportación más importante de Pyhrr a este sistema de presupuesto, es la aplicación del Paquete de Decisión, el cuál es un documento que identifica y describe una actividad específica, para que la administración pueda analizar y jerarquizar las actividades por orden de mayor a menor beneficio a las que se aplicarán los recursos disponibles, y así tomar una decisión de aprobación o no. El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisión de cada actividad u operación el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas y evaluación de resultados.

1.2 Conceptos:

El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización.

Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzos.

El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio.

Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las políticas básicas de la organización.

1.3 Características

Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior. Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqué se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignación de recursos. Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.

Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada actividad u operación, el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos. Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los resultados deseados. Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.

Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto para la industria como para el gobierno.

1.4 Objetivos del Presupuesto Base Cero:

Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.

Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función. Evaluar a fondo, por

cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto. Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.

1.5 Importancia en La Administración:

1.5.1 El Proceso de Base Cero en Comparación con Otros Sistemas de Planeación y Presupuestación:

El proceso de base cero reúne diversas técnicas de planeación y control que ya se utilizan, entre las que figuran el análisis incremental, el establecimiento de objetivos o metas, el análisis de alternativas, el análisis costo-beneficio, la evaluación del rendimiento y la Presupuestación por rubro. El de base cero integra estas técnicas dentro de un marco sistemático. En los medios gubernamentales e industriales de hoy se utilizan diversos sistemas de Presupuestación.

El que más se emplea es la presupuestación incremental o tradicional, que toma como base el presupuesto existente y analiza a partir de ahí las adiciones y substracciones.

Otros enfoques de la presupuestación que tienen algunos de los elementos del sistema de base cero son: la planeación, programación y presupuestación (PPP), la presupuestación del rendimiento, la presupuestación de proyectos, la presupuestación flexible y ciertos análisis de planeación.

La diferencia esencial entre la presupuestación incremental o tradicional y la base cero es que esta última no toma como base el presupuesto del ejercicio anterior.

Con el empleo del proceso de base cero, la gerencia puede enfatizar el propósito de la unidad operativa en que se planea, puede revisar las actividades que son necesarias para alcanzar ese propósito y finalmente determinar los recursos monetarios que se requieren para efectuar dichas actividades. En cambio, el enfoque incremental se concentra en el gasto de recursos monetarios, extrapolando con frecuencia los costos a partir del ejercicio anterior.

Con el proceso de base cero se alimenta a gerentes de todos los niveles para que piensen en la posibilidad de efectuar sus laborares en diferentes maneras, mientras que la presupuestación incremental no estimula generalmente esta clase de reflexiones.

Por tanto, una de las mayores ventajas de la planeación y presupuestación base cero es la identificación de métodos alternativos de

operación. A menudo, la sugerencia de practicar estos métodos nuevos surge en los niveles más bajos de la organización.

Este proceso proporciona a la gerencia general diversas opciones, en vez de introducir un presupuesto inflexible a largo plazo que sólo es posible aceptar, rechazar o alterar mediante un proceso laborioso o arbitrario. En la tabla 1.1 se resumen las diferencias que existen entre la presupuestación incremental o tradicional y la de base cero.

2. Esquema de Planeación y Control: ¿Dónde Corresponde Aplicar la Planeación y Presupuestación Base Cero?

El proceso de base cero, como se ha presentado, requiere que los gerentes decidan

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