Presupuesto Base Cero

INTRODUCCION

A continuación se presenta la información recopilada sobre el presupuesto base cero, cabe resaltar la importancia que tiene el elaborar un presupuesto en todas las actividades que se realizan es una parte fundamental de la función de planeación de la administración, el elaborar un presupuesto implica establecer metas especificas, planes para alcanzarlas y evaluar constantemente para saber si se está llevando a cabo de acuerdo a lo planeado.

El tener un presupuesto ayuda a comunicar a toda la organización objetivos y ayuda a dirigir todas las actividades para lograrlo.

El presupuesto base cero se requiere que se haga una estimación de las ventas, la producción, mano de obra, como si la operación se fuera a poner en marcha por primera vez, por eso su numbre que comienza desde cero, este método tiene la ventaja que cada año se adopta una nueva visión de la operación.

Este presupuesto es una metodología de la planeación que trara de reevaluar cada año todos los programas y gastos de la organización, también proporciona información detallada sobre los recursos que se necesitan.

Para la elaboración de este presupuesto se debe identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante una análisis de costo beneficio.

PRESUPUESTO BASE CERO

Es un proceso presupuestario aplicado tanto en la gestión empresarial como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar.

Este presupuesto revalúa año con año todos lo programas y gastos, en su elaboración se fijan mentas, objetivos y políticas con relación a la organización, también se analizan con detalle cada actividad con el fin de implementar programas estableciendo un análisis comparativo entre los beneficios y el costo.

IMPORTANCIA

Este presupuesto es especialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio y por el aumento continuo de costos en todos los niveles. Resulta muy costoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia.

Mientras que el Presupuesto base cero analiza todos los gastos, incluidos los ya existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólo de las nuevas decisiones de gasto.

El horizonte temporal del Presupuesto base cero es más amplio que el anual.

Se trata de partir de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año anterior sin más. En el caso del sector público, esto conlleva la ordenación por prioridades de las actividades del Sector Público, con un detalle analítico de las distintas formas de alcanzar cada objetivo.

PREMISAS DE PLANEACION

El presupuesto base cero se desarrolla a partir de las siguientes etapas:

Definición de objetivos a conseguir, entre los que suelen estar la reducción de gastos, optimizar la función costo rendimiento y asignar los recursos escasos a los diferentes centros de responsabilidad.

Identificación de los paquetes de decisión.

Diseño de las hojas de análisis de los distintos bloques de decisión.

Establecimiento de las distintas alternativas.

Ordenación por prioridades.

Decisión.

PAQUETE DE DESICION

Es el documento que identifica y describe una actividad específica de manera que la administración le sea más sencillo:

Evaluar la actividad y jerarquizarla con relación a otras que tienen los mismos recursos.

Decidir si la aprobara o la desaprobará.

La descripción completa de la actividad, función u operación que la administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye:

• Metas y Objetivos.

• Consecuencias de no aprobar la actividad

• Medida de Rendimiento

• Otros posibles recursos de acción

• Costos y beneficios

Estos paquetes se clasifican en:

• De eliminación mutua:

Son aquellas que presentan varias alternativas de su realización, eligiéndose la mejor por costos y eficiencia.

• De incremento:

Son aquellas que tienen varias etapas o niveles en su realización.

GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE PLANEACION

Los factores que justifican la utilización de este presupuesto son dos: por causas administrativas y por causas financieras.

Las razones administrativas son:

• El presupuesto anual se ha convertido en una rutina para el personal, es “algo

• que hay que hacer”.

• No existe una metodología adecuada para que los integrantes de la organización demuestren el beneficio que supondrá emprender una nueva actividad.

• No existen sistemas objetivos que permitan seleccionar las actividades más rentables para la empresa.

Las razones de carácter financiero son:

• Baja rentabilidad sobre los recursos puestos en las manos de la administración.

• Cambios significativos y no racionales del nivel de ventas.

• Cambios en la organización motivadas por las decisiones que modifican la estructura de costes de la empresa.

Según la técnica de presupuestos de base cero, en cada ejercicio presupuestado se ha de revisar cada una de las actividades que se desarrollan en la empresa. De este modo se consigue:

• Eliminar las actividades repetitivas e innecesarias.

• Ordenar las tareas según su importancia (mayor eficiencia o menor coste).

• Evaluar otras opciones alternativas con el fin de aumentar la economicidad.

El PBC presenta cinco ventajas:

• El PBC no se basa en el nivel de gastos de años anteriores, lo que permitirá revelar la ineficacia y rutina de muchas estructuras encasilladas en la organización repetidamente.

• El PBC está orientado a los programas de acción lo que permite vincular el proceso de programación con el presupuesto total.

• Con el PBC desaparece la costumbre de inflar innecesariamente los presupuestos para hacer frente a los posibles recortes posteriores, dada la posibilidad de descubrir fraudes por el análisis racional de cada bloque de decisión.

• El PBC revela la capacidad y creatividad de cada directivo: todos los responsables tienen las mismas oportunidades de asignación presupuestaria, lo que implica un sistema racional para todos ellos.

• El PBC proporciona un sistema de control claro y eficaz.

Las fases metodológicas relativas a la aplicación de esta técnica son las siguientes:

Identificación de las propuestas presupuestarias correspondientes a cada área de actividad. Esta fase englobaría a su vez:

• Establecer los supuestos o premisas en las cuales descansará la planificación.

• Determinar las unidades o paquetes de decisión.

Evaluación y jerarquización del conjunto de propuestas presupuestarias, lo que implica:

• Analizar las unidades de decisión.

• Jerarquizar dichas unidades de decisión.

Integración y control de las propuestas presupuestarias seleccionadas, lo que supone:

• Elaborar el presupuesto anual.

• Controlar administrativamente los resultados.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO BASE CERO

Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.

Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función.

Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto.

Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.

POLITICAS DE INGRESOS

En el presupuesto base cero lo que se pretende es darle prioridad a las actividades que son necesarias para alcanzar las mentas trazadas, esto quiere decir que no se debe gastar mas de lo que se puede percibir, por lo tanto se debe distribuir de la mejor manera los recursos que se tienen y no incrementar los gastos que no son necesarios con ello se maximiza los ingresos de la organización. Es por esto que es importante los paquetes

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