Presupuesto Base Cero

El Presupuesto Base Cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad organizacional, de ahí su denominación. Se emplea el término planeación porque en su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y se toman decisiones relativas a la política básica de la organización, se analizan en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un programa, se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.

La secuela lógica para una presupuestación con base cero es:

1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión".

2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costos-beneficio o en forma subjetiva.

3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.

la utilización de Paquetes de Decisión, en forma jerárquica y de consolidación, mediante la cual los paquetes se van clasificando por su importancia en forma descendente, para tomar decisiones, es necesario conceptuar qué se entiende por ello:

Paquete de Decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda:

A) Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y

B) Decidir si la aprobará o desaprobará.

La descripción completa de cada actividad, función u operación que la Administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye:

a) Metas y objetivos

b) Consecuencias de no aprobar la actividad

c) Medida de rendimiento

d) Otros posibles recursos de acción

e) Costos y beneficios

Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:

1. De eliminación mutua; o sean aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor, excluyendo los paquetes restantes y

2. De incremento, son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

1. VENTAJAS

A) PERFECCIONAMIENTO DE PLANES Y OBJETIVOS.

a) Identificación, evaluación, y justificación de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempeñar cada actividad.

b) Debido a la jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una aplicación más justa de los recursos.

c) Se evita la duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las actividades.

d) La identificación y categorización de los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos deseado.

e) Esta técnica presupuesta no provoca cambio especial en la contabilidad normal, únicamente consolida las bases de información y control.

B) OPTIMIZACION DE BENEFICIOS

a) Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes.

b) Fácilmente se identifican las actividades productivas de las que no lo son.

C) DESARROLLO DE COMITES GERENCIALES.

a) Se acrecenté un ambiente de unidad y coordinación para el bien de toda la entidad.

2. INCONVENIENTES

A) PROBLEMAS Y RECELOS ADMINISTRATIVOS:

a) Con frecuencia los administradores sienten aprensión ante cualquier proceso que los obligue a tomar decisiones y que requiera de una revisión detallada de sus funciones.

b) La administración y la comunicación de ¡ proceso de presupuestación base cero pueden ser el origen de graves problemas,

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