Contraloria

FONDO FIJO DE CAJA

1.- Debe afianzarse a todos aquellos empleados que manejen fondos

2.- Es necesario separar las funciones de custodia y manejo de fondos de las autorizaciones de pagos y registros contables

3.- para realizar entregaste en efectivo debe existir la autorización previa del funcionario responsable, y la adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes

4.- establecer un máximo para pagos individuales

5.- la suma de todos los fondos fijos asignados debe ser igual al saldo de la cuenta de mayor

CAJA Y BANCOS

1.- verificar mensualmente que la suma de los saldos en registros auxiliares sea igual al saldo de la cuenta de mayor

2.- responsabilizar a una persona del manejo de la cuenta de los cheques

3.-establecer políticas para cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no han sido cobrados

4.- expedir cheques sólo confirma mancomunada

5.- prohibir la práctica de firmar cheques en blanco

6.- adecuarlas instalaciones del área de caja

7.- mantener en un lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los talonarios de cheques por usar

8.- ejercer un riguroso control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que con ellos se cubran faltantes en caja

9.- efectuar la contabilización de los ingresos lo más pronto posible, de ser factible, diariamente

10.- separar claramente las actividades de ingresos y egresos

INVERSIONES Y VALORES

1.- Depositar los valores en la caja fuerte, en algún banco u otras instituciones que físicamente ofrezca seguridad

2.- afianzar a todos aquellos empleados que manejen estos valores

3.- los valores deben ser registrados en el balance a su costo de adquisición o a su valor de mercado, el que sea más bajo

4.- la suma de todos los valores e inversiones deben ser igual al saldo de la cuenta de control de mayor

IVA ACREDITABLE

1.- se debe acreditar inmediatamente el impuesto trasladado a los pagos que se hagan las autoridades fiscales

2.- el área de finanzas del entidad debe señalar en las facturas o recibos de proveedores de bienes y servicios si el importe de la operación debe incluir, o no, el impuesto del valor agregado trasladado para efectos de su eventual recuperación

3.- se requieren sólidos controles auxiliares y un profundo conocimiento de la ley del impuesto al valor agregado para gozar de los beneficios potenciales de ella, sobre todo, de los acreditamientos a los que se tiene derecho

C. X C. A CLIENTES

1.- deben efectuarse arqueos sorpresivos a las personas que maneje la documentación soporte de las cuentas por cobrar

2.- las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y el giro de la entidad

3.- debe llevar un registro, en las cuentas de orden, de las cuantas incobrables ya canceladas

4.- las cuentas por cobrar a clientes, cuya recuperación vaya a suceder después de un año de las fechas del balance, deben ser clasificadas de cuentas por cobrar a largo plazo

5.- se debe afianzar a todo el personal que interviene en la función de cuentas por cobrar

6.- el otorgamiento o autorización de un crédito deben efectuarlo funcionarios debidamente autorizados

7.- no deben remitirse o entregarse a los clientes las facturas si no estas pagadas

8.- debe de prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de los saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos

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