Contraloria

Generalidades de Sistemas Contables

Un sistema contable consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones.

El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra, pero el propósito básico de la información contable se mantiene: satisfacer las necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente posible.

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello sólo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

Características de un sistema contable

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Ventajas de un Sistema contable

La disminución de los costos permite entre otras cosas

• Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

• Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

• El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

• Permite que el Sistema General de Contabilidad (S.G.C) constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

• Con la certificación de la norma se proyecta:

• Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.

• Existencia de una mejor posición competitiva.

• La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.

• Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.

Desventajas de un Sistemas contable

• Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

• El sistema origina cierta burocracia.

• Es costoso.

La Contabilidad reduce a datos una realidad. Los sistemas contables facilitan la obtención de estos datos para la toma de decisiones de una empresa. Es decir, son herramientas para conocer y comprender la realidad de una organización.

Cómo diseñar un sistema de información contable

Un sistema de información contable contiene los procesos que utiliza una empresa para reportar información financiera exacta y válida. Los dueños de negocios y los gerentes necesitan información para tomar decisiones de negocios para mejorar las operaciones y la rentabilidad. Las accionistas externos de negocios utilizan la información financiera para evaluar la salud financiera de la empresa y determinar si la compañía ofrecerá un retorno financiero decente de las inversiones. La creación de un sistema de información contable sigue típicamente unos pocos pasos básicos, independientemente de las operaciones de la compañía.

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y sólo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador parte esencial de las organizaciones

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.

Limitaciones del sistema contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.

Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como La Sirena sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de La Sirena necesitará la información de ventas resumida de los diversos establecimientos.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeo.

3- Elaborar informes.

4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5- Diseñar formularios para todas las operaciones.

6- Diseñar reportes

7- Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos

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