CONTRALORIA

Contraloría concepto

Es el nombre que se le da al área encargada de supervisar los asuntos administrativos, contables, financieros y fiscales de las entidades públicas o privadas dirigidas por un contralor, las funciones de esta área son las mismas que corresponden al contralor.

Definición de contraloría.

Es un área o departamento que verifica el cumplimiento de objetivos y políticas, implanta y autoriza sistemas de control interno, cuestiones fiscales, analiza e interpreta estados financieros e informa a la dirección de la institución.

Que es contraloría

Contraloría es una actividad que sirve para planear, organizar, controlar e informar a la dirección de una empresa. Para ampliar la anterior definición, podemos afirmar que la contraloría es la planeación, organización, dirección y control de las operaciones que lleva a cabo una empresa observando la correcta utilización de los registros contables y estableciendo procedimientos adecuados para que estos sean registrados correcta y oportunamente con el fin de que exista seguridad en las fuentes de datos necesarios, para comprobar, analizar, interpretar y criticar los hechos realizados y por realizar.

Objetivos de la función

El objetivo principal de la función de contraloría es la prestación de servicios de información y control a los más altos ejecutivos en cuyos datos estos pueden basar sus decisiones para la correcta dirección del negocio. Entre los objetivos que corresponden a la función de contraloría podemos señalar los siguientes:

• Planeación: consiste en prever el futuro y determinar lo que debe hacerse, es decir, es la elección de un camino a seguir y llegar a la meta fijada. Dentro de la planeación encontramos los programas, estos están constituidos por objetivos, políticas, procedimientos y métodos dispuestos y diseñados de manera tal, que suministran cursos de acción para alcanzar una meta o realizar una idea.

• Organización: es introducir la armonía entre todos los actos de una empresa, con el objeto de facilitar su funcionamiento y su éxito.

• Dirección: es la función de guiar y supervisar a los subordinados para lograr un trabajo coordinado y efectivo, fijando las actividades de los individuos mediante la delegación de funciones coordinando sus actividades dentro de las políticas y decisiones establecidas.

• Control: es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo con lo planeado.

Actividades de la función de la contraloría

Entre las principales funciones que ejecuta el departamento de contraloría, podemos señalar las siguientes:

• Supervisión de la contabilidad: antiguamente las funciones del contador de una empresa eran únicamente la formulación del balance general y el estado de pérdidas y ganancias, por tal motivo no era necesario que se hiciera el nombramiento de otra persona que supervisara el trabajo del contador. En la actualidad es necesario informar con más oportunidad y con mayor eficacia a la empresa, razón por la cual se han creado técnicas cada vez más complejas que han llegado obligar a los ejecutivos a nombrar a otra persona que revise esas técnicas, o medicarlas de acuerdo con las necesidades de la empresa. Ese nombramiento recae sobre la persona del contralor, que en términos generales revisa los siguientes aspectos:

 El registro oportuno de todas las operaciones de la empresa.

 La elaboración de las pólizas.

 La revisión de las facturas, observando que lleven todos os requisitos legales y estén correctas matemáticamente.

 Aprobación o rechazo de los comprobantes que amparen cobros o pagos.

 Revisión de las nóminas, verificando que los pagos y deducciones estén correctos.

 Verificación y cálculo para cualquier tipo de impuestos ya sea a la secretaria de hacienda como al estado y al municipio.

 Supervisión completa de todos los libros de contabilidad, verificando que los saldos del libro mayor coincidan con los de los auxiliares.

 Estudio y elaboración de asientos de ajustes.

 Supervisión de todos los estados financieros e informes que se presenten a los ejecutivos accionistas o terceras personas.

• Auditoria interna: es la crítica que se le hace a los registros contables, es decir es una comparación científica y sistemática de la contabilidad con el propósito de asegurar la veracidad de las operaciones anotadas en libros. Entre las funciones que debe tener el departamento de auditoria interna con la intervención del contralor podemos señalar las siguientes:

 Señalar los objetivos principales de es de departamento.

 Supervisión de la contratación del personal de auditoria interna.

 Formulación del presupuesto de gasto del departamento de auditoria interna.

 Aprobación de los programas de auditoria interna.

 Coordinar los trabajos de auditoria interna con los de auditoria externa, para hacer más expedita la labor que esta última desarrolla.

• Análisis e interpretación de estados financieros: es una función contable, la cual debe ser encomendada al contralor, quien simultáneamente tiene conocimiento del origen de los datos, presentados y está en condiciones de apreciarlos e interpretarlos mejor que cualquier otra persona de la empresa. Al efectuar el análisis e interpretación de las cifras de los estados financieros anuales de la empresa, el contralor lo hará de acuerdo con un criterio, para proporcionar los datos a la administración de la empresa y tomando en consideración el tipo de negocio de que se trate

• Aspecto legal: como una actividad más a desarrollar por la función de contraloría, tenemos la referencia a la atención a las relaciones legales establecidas entre la empresa a los gobiernos, ya sea federal, estatal o municipal, especialmente en lo referente a la información financiera que la solicitan.

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