Control De Documentos
Enviado por jhosiiramiirez • 15 de Octubre de 2014 • 203 Palabras (1 Páginas) • 204 Visitas
Control de Documentos:
La persona responsable del archivo recibe docenas de preguntas al día acerca de:
• La ubicación de los documentos
• Solicitándole dichos documentos
Esto implica para el responsable una dedicación de tiempo:
• Por un lado, el especifico para realizar las búsquedas
• Por otro, el “perdido” por las múltiples interrupciones que se generan y que, en general, no cuantificamos, pero que nos asombraría saber hasta que punto constituyen un gran ladrón de nuestro tiempo.
En el primer caso, la búsqueda se facilitara grandemente, gracias al Índice del Archivo, copia del cual tendrán nuestros Jefes inmediatos.
La solución es contar con un buen sistema de control de documentos, aplicable para empresas grandes y pequeñas.
Mecánica para el Control de Documentos:
Se necesita apenas medio minuto (con el formulario adecuado) para registrar adecuadamente el préstamo de un documento.
Este sistema para controlar los documentos nos permite:
• Encontrarlos, ya estén en los archivos o sean de uso diario, sea cuales sean las dimensiones de la organización a las que se aplique el sistema.
• Saber:
- Que documentos están fuera de los archivos
- Quien los tiene
- Cuando fueron prestados
- Cuando los devolverán
Este control nos va a permitir, igualmente, disponer de la información precisa para conocer en que situaciones es conveniente hacer fotocopia en lugar de prestar el documento.
Control de Documentos Digitalizado:
Programa de Control de Documentos.
...