Control documentos

El control de los documentos se deben hacer de la siguiente manera

Según ISO 9001 se debe aplicar

OBJETIVO: Describir los controles que aplican a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad para asegurar la estandarización.

ALCANCE: Aplica desde la elaboración hasta la distribución de los documentos internos. También cubre la identificación y distribución de los documentos externos

RESPONSABLE: El coordinador de calidad vela por la aplicación del presente documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO 9000/2005

ISO 9001/2008

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Plantilla Caracterización de procesos

Lista Maestra de Documentos

Plantilla de procedimientos

VOCABULARIO

Información datos que poseen significado

Documento: información y su medio de soporte

Especificación: Documento que establece requisitos

DEFINICIONES:

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Documento que sirve de medio estratégico para la comunicación de los elementos estructurales del Sistema a los colaboradores de la entidad y a las partes interesadas.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: Documento que define de forma general las características del proceso y sus interrelaciones con otros procesos.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad. Describe: qué, cómo, cuándo y quién, debe desarrollar las actividades y qué evidencia o registro queda de cada actividad.

INSTRUCTIVO: Documento que describe detalladamente las instrucciones específicas en lo operativo o lo administrativo y otras necesarias para la ejecución de los procedimientos. Generalmente contiene gráficos, imágenes o dibujos que ayudan a entender cómo realizar la actividad

GUÍA: Documento que orienta, conduce o encamina la realización de una actividad ofreciendo lineamientos y pautas básicas de todo lo que es necesario conocer y hacer para que se pueda cumplir con el objetivo definido

.FORMATO: Documento con una estructura determinada para ser diligenciado con información específica de los procesos en los que se utilice. Una vez diligenciado se convierte en un registro.

DOCUMENTO EXTERNO O DE REFERENCIA: Es aquel que sirve de soporte para la ejecución de las actividades de un proceso o procedimientos y son emitidos por entidades u organizaciones externas.

DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel que pierde vigencia porque se ha generado una versión mejorada. El documento obsoleto se identifica como tal en el sistema en la lista maestra y en el documento.

VERSIÓN: Es aquel elemento que nos indica cuántas veces ha sido modificado un documento.

CÓDIGO: Es la asignación alfanumérica única y consecutiva que asigna el Administrador del Sistema a los documentos de un proceso del SIG, el cual no puede ser modificado.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS: Relación de los documentos vigentes y obsoletos del SIG.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Relación de los documentos que son de origen externo, generalmente suministrados por los proveedores, tales como: Manuales de manejo de equipos, Guías de Usuario de software y herramientas tecnológicas, entre otros.

CÓDIGO: conjunto de caracteres asignados, que se determinan de acuerdo al proceso y tipo de docum

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