Control De Documentos

INDICE

1.- OBJETIVO

2.- ALCANCE

3.- DEFINICIONES

4.- MÉTODO OPERATIVO

4.1.- Control de la Documentación

4.1.1.- Documentación Interna

4.1.2.- Documentación externa

4.2.- Control de los Registros.

5.- RESPONSABILIDADES

6.- DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

7.- REFERENCIAS LEGALES

8.- ANEXOS

1.- OBJETIVO.

El presente procedimiento tiene por objeto establecer las pautas para la identificación, almacenamiento, protección de toda la documentación aplicable al Sistema de Gestión de salud y seguridad en el trabajol.

El presente procedimiento también tiene por objeto definir los pasos de actuación establecida por la organizacion para garantizar la identificación, mantenimiento y disposición de los registros aplicable al sistema. haci se garantiza que los registros siempre serán legibles, identificables y podrán ser relacionados con las actividades implicadas.

Asimismo, se garantiza su correcto archivo, estableciendo los periodos de retención y estableciendo las oportunas responsabilidades respecto de su protección contra daños o pérdidas.

2.- ALCANCE

Este procedimiento se aplica a toda la documentación generada en los procesos de la organización y del Sistema de gestión de de seguridad y salud en el trabajo.

3.- DEFINICIONES

Registros de la prevención de Riesgos Laborales: documentos que proporcionan información cuya veracidad pueda demostrarse, basada en hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo u otros medios de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos en materia de prevención de riesgos laborales.

Documentación: información y su medio de soporte.

Manual de Prevención de Riesgos Laborales: documento que establece la política de prevención y describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales de la organización.

actividades del procedimiento

Control de la documentación

Documentación interna

Programa PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

El experto en Prevención de riesgo elabora el programa de Prevención de Riesgos . Una vez haya sido revisado y cuente con la aprobación por parte de la dirección, el Responsable lo pone en conocimiento de toda la organización.

Este programa estará disponible para todos los trabajadores y se distribuirán copias a los responsables de Departamento, secciones que se estime necesario.

Todo el personal de la empresa es informado de la ubicación de la documentación a través de los medios de comunicación

El programa Prevención es revisado y aprobado por el gerente general. El original firmado de dicho programa estará en poder del experto en Prevención, quien será encargado de distribuir las copias del mismo a aquellos

El experto en prevención es también responsable de la distribución y del control de los documentos, así como de la destrucción del documento obsoleto; teniendo siempre en cuenta que los originales de los documentos obsoletos han de mantenerse archivados por un periodo mínimo de cinco años desde el momento de adquirir su obsolescencia.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y instructivo de trabajo .

Los Procedimientos e Instructivos de Trabajo de Prevención de Riesgos Laborales, reciben el mismo tratamiento que el explicado en el punto anterior para el programa.

Los procedimientos del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos son elaborados por el experto en prevención, revisados por él mismo y aprobados por la Dirección de la organización.

Por otra parte, las Instructivos de Trabajo son elaboradas por los Responsables de los diferentes areas, revisadas por el experto ren Prevención y su aprobación corresponde al Gerente general

A cada Responsable de cada Departamento, área, contrato o división sólo se le hace entrega de aquellas Instructivos de Trabajo relacionadas con las actividades realizadas por dicho Departamento .

Las revisiones en rigor de ambos tipos de documentos (Procedimientos e Instructivos de Trabajo) estarán siempre a disposición de cualquier trabajador que quiera consultarlos.

Todo el personal es informado sobre la ubicación de la documentación (ya sea en soporte electrónico o papel) a través de los medios de comunicación interna.

Documentación externa.

Se entiende por documentación externa cualquier documento no elaborado por la organizacion., que se considere de interés desde el punto de vista de la Prevención de los Riesgos Laborales.

El Responsable del area de Prevención es responsable de recopilar toda la documentación externa recibida y definir cuáles de los documentos recibidos del exterior han de ser sometidos a control. Asimismo, es responsable de su custodia.

En el caso de que cualquier otro responsable de departamento o Área reciba documentación externa

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