Control De Documentos

1. OBJETO

Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del representante de la dirección para el SGC, definir, controlar y hacer seguimiento a la documentación del Sistema.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

 Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.

 S.G.C.: Sistema de gestión de calidad.

 Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

 Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

 Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGC.

 Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. METODOLOGÍA

El control de los documentos es responsabilidad del representante de la dirección para el SGC, por medio del “Listado Maestro de Control de Documentos formato No. VAOMPC-RG02” donde se registra:

 Código del documento

 Nombre del Documento

 Si el Documento es Interno o Externo

 Versión

 Fecha de la última Revisión

 Responsable de la Revisión

 Responsable Aprobación

 Justificación del Cambio

 Distribución de Documentos (Control de original y copias)

 Disposición de obsoletos

CRITERIOS PARA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNO Y EXTERNOS

1. La revisión realizada por parte de los jefes de procesos, a los cambios generados a procedimientos, instructivos y/o formatos contempla:

a. Revisión a la secuencia de actividades

b. Definición de responsable y documento por actividad

c. Codificación dada entre procedimientos, instructivos, formatos y los listados maestros de control de documentos y formatos.

Para tal efecto, quedará como evidencia la firma del jefe de proceso y la fecha de la revisión en el borrador respectivo.

2. Los cambios generados a los procedimientos y/o instructivos solo generarán nueva versión después de 5 modificaciones al mismo. De lo contrario serán informados a través del formato No. VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos a todo el personal involucrado. Como control de esto el representante de la dirección para el SGC, registrará la información en el formato “Manejo de Versión No. VAOMPC-RG05”

3. Todo documento externo que pueda afectar el sistema de calidad, debe ser entregado y revisado por del representante de la dirección para el SGC y el Jefe de Proceso antes de ser utilizado.

DIFUSIÓN CAMBIOS EN EL SISTEMA

1. Los cambios generados al sistema serán informados a través del formato No. VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos por parte del representante de

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