Control Presupuestario

CONTROL PRESUPUESTARIO:

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización de una variación.

La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer, un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:

• Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.

• Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, defecto en la ejecución o a ambas razones.

• Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.

• Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección, es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.

EJECUCION:

Es cuando los presupuestos previamente aprobados son llevados a la práctica por cada uno de los organismos y departamentos por lo tanto debe contar con una dirección y Organización eficaz y adecuada para poder ejecutar todas las acciones previstas.

Se relaciones con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados teniendo al Comité de presupuestos como el principal impulsor debido a que si no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos financieros y humanos colocados a su disposición es factible el cumplimiento de las metas propuestas.

Es muy importante que cada empleado de la administración desde el más alto nivel hasta el más bajo, conozcan con bastante anticipación lo planificado y qué función debe cumplir cada uno para llevar a Cabo lo planeado es decir que la comunicación entre las partes es esencial para la ejecución del presupuesto en una empresa.

INFORME DE RESULTADO:

Es una parte importante de los procedimientos administrativos de control interno y sirven para motivar a los gerentes a desempeñarse de acuerdo con las expectativas.

Los informes de resultados de desempeño Se preparan normalmente sobre una base mensual de manera estandarizada período a periodo, estos informes se diseñan de manera q faciliten el control administrativo interno. Deben componerse de series seleccionadas de datos relativos a cada área o centro de responsabilidad. La formulación y emisión por parte de la administración de informes y desempeño para uso interno es parte importante de un sistema integral de planificación y control de utilidades

OBJETIVO DEL INFORME DE RESULTADO:

El objetivo central de estos informes es la comunicación de las mediciones del rendimiento personal, de los resultados reales y de las variaciones correspondientes.

Básicamente, informan sobre los resultados reales comparándolos con metas y planes presupuestales, ya que, dichos informen tienen como objetivo precisar, puntualizar y reportar el desempeño eficiente como el ineficiente de las personas.

CARACTERISTICAS DEL INFORME DE RESULTADO:

• Son sencillos, comprensibles y proporcionan únicamente la información esencial.

• Se amolda a la estructura organizacional y al punto en el cual se ha de ejercer control, es decir,

por aéreas o centros de responsabilidad.

• Se diseña de tal forma que faciliten la aplicación del principio de administración por excepción.

• Adapta todo a las exigencias de los usuarios.

• Son repetitivos y siempre deben relacionarse con otros periodos de tiempo.

FORMAS DE PRESENTACION O COMUNICACIÓN DE LOS ESTADOS DE RESULTADO:

Por escrito:

• Estados financieros normales.

• Estadística tabulada. .

• Exposiciones narrativas escritas.

Imágenes:

• Graficas.

• Diagramas e imágenes.

Verbales:

• Reuniones de grupo.

• Platica con los empleados.

COMPARACION ENTRE LO EJECUTADO Y LO PRESUPUESTADO:

Se debe recordar que toda actividad experimenta algún tipo de variación o desviación. Es importante definir los límites dentro de los cuales esta variación es considerada normal, deseable O favorable. Para poder concentrase en estas desviaciones, se debe disponer de técnicas que Señalan con rapidez donde se origina el problema.

En comparación del desempeño real con el presupuestado no solo busca localizar las a variaciones O desviaciones, Sino además busca el poder obtener otros resultados futuros para proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro.

También es necesario recordar que es presupuesto es una herramienta de planificación, el cual es realizado con base a estados financieros históricos, estas comparaciones que Se realicen, servirán a su vez para planificaciones futuras, tomando en cuenta las variaciones, para lograr conseguir que lo ejecutado sea menor o igual a lo presupuestado, sin la necesidad de que se incurra en gastos innecesarios.

ANALISIS DE LAS DESVIACIONES:

Desviación, es la diferencia que surge entre la cantidad presupuestada y la cantidad que finalmente resulta. Esta se puede dar en cualquier partida de ingresos y de gastos.

Ejemplo: Antes del comienzo de cada ejercicio la empresa elabora un presupuesto con los importes que estima para el año de las distintas partidas de ingresos y gastos, así como del beneficio obtenido.

La realidad normalmente Será algo distinta, surgiendo diferencias (desviaciones) entre los importes reales y los presupuestados.

ANALISIS DE LAS VARIACIONES:

Al estudiar y evaluar una variación para determinar las causas que la originaron; Se debe tomar en cuenta las siguientes posibilidades:

• La variación no es importante

• La variación se origino por errores en el proceso de elaboración de informe. Tanto la meta planificada del presupuesto como los datos reales suministrados por el departamento de contabilidad, se deben examinar en busca de los errores cometidos por los empleados de la oficina.

• La variación se debió a una decisión de la administración para mejorar la eficiencia o para afrontar ciertas contingencias.

• Muchas variaciones son explicables en termino del efecto de los factores que puedan identificarse, un ejemplo seria la perdida debido a una tormenta.

• Aquellas variaciones cuyas causas fundamentales no se conocen, deben tener un peso de interés e investigar con detenimiento.

METODOS PARA DETERMINAR LAS VARIACIONES Y LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINAN

• Reuniones o charlas constantes con los gerentes, directores, supervisores de las áreas y centros de responsabilidad, así como con otros empleados del centro de responsabilidad específico que se trate.

• Análisis de la condición de trabajo, incluyendo el flujo del mismo, la coordinación de actividades, la efectividad de la supervisión y otras circunstancias prevalecientes.

• La observación directa.

• Investigación en los sitios mismos por parte de los gerentes.

• Asesorías.

• Auditorías internas.

• Estudios especiales.

• Análisis de las variaciones.

IMPORTANCIAS DEL ANALISIS DE LAS VARIACIONES:

• Las variaciones hay que analizarlas detenidamente ya que se originaron por errores en el proceso de la elaboración de informes, tanto en la meta planificada de presupuesto, como los datos reales suministrados por el departamento de contabilidad, se deben examinar para buscar y encontrar errores cometidos por los empleados de la empresa.

• Muestra si los responsables están cumpliendo o no con los objetivos especificados.

• Permite el feedback o proceso de retroalimentación, mediante el cual la empresa y organización tomara las medidas correctivas para ajustarse a lo planeado.

• Constituye un proceso de aprendizaje.

APLICACIÓN DEEL ANALISIS DE VARIACION:

Se puede reflejar en situaciones tales como:

• Investigación de las variaciones entre los resultados reales del periodo corriente y los resultados reales del periodo anterior.

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