Control Presupuestario

DEFINICION DE PRESUPUESTOS

Es un calculo anticipado de gastos, recursos y trabajos por realizar en un asunto público o privado; planificación de la gestión financiera por cumplir en un determinado periodo de tiempo futuro.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

1. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar los riesgos de operación en la organización

2. por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables

3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y dirigirlas hacia lo que busca

4. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción

5. Las partidas de los presupuestos sirven como guías durante la ejecución de los programas de personal en un determinado periodo de tiempo y sirven como norma de comparación entre planes y programas

6. Sirven como medios de comunicación entre unidades de un determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro

La importancia del Control Presupuestal

Para todos es sabido lo importante que es contar con metas y objetivos en nuestra vida personal, en nuestra familia, en el deporte que practicamos, en nuestra profesión o en nuestros pasatiempos, no se diga su trascendencia en nuestros negocios.

En ocasiones escuchamos y leemos consejos técnicos relacionados con el control presupuestal o metodologías para presupuestar nuestros ingresos, costos y resultados. Esa complejidad de términos, mas el lenguaje un tanto “especializado” del asesor en la materia, hacen que eventualmente se pierda el enfoque y la necesidad de tener una medida, un parámetro, una guía o un reto que alcanzar.

En palabras sencillas el control presupuestal consiste en establecer metas en cada una de las áreas de negocio, así como los medios para hacer que estas se cumplan. Es necesario siempre indicar el QUE, el QUIEN, el CUANDO y el COMO. Sin responder a alguna de estas cuatro interrogantes es posible que el control presupuestal no sea del todo un éxito.

• QUE vamos a hacer para incrementar el número de clientes y las ventas.

• QUIEN va a coordinar la nueva campaña publicitaria.

• CUANDO va a iniciar y a concluir cada fase del proyecto, y todo completo para medir sus resultados.

• COMO se va a allegar de recursos y se va a coordinar con los diversos departamentos.

2. Definición de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

7. Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

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o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Los sistemas de control, según la teoría cibernética, se aplican en esencia para los organismos vivos, las máquinas y las organizaciones. Estos sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948 por Norbert Wiener en su obra Cibernética y Sociedad con aplicación en la teoría de los mecanismos de control. Un sistema de control está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados.

Hoy en día los procesos de control son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla una determinado sistema ( ya sea eléctrico, mecánico, etc. ) con una posibilidad nula o casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador. Los sistemas de control más modernos en ingeniería automatizan procesos en base a muchos parámetros y reciben el nombre de controladores de automatización programables (PAC).

Los sistemas de control deben conseguir los siguientes objetivos:

1. Ser estables y robustos frente a perturbaciones y errores en los modelos.

2. Ser eficiente según un criterio preestablecido evitando comportamientos

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