Creación de plataforma electrónica para control de expedientes

“CREACIÓN DE PLATAFORMA ELECTRÓNICA PARA CONTROL DE

EXPEDIENTES”

Presenta:

LIC. ANDREA BERENICE ORTEGA SÁENZ

Maestría en Administración de Negocios con Especialidad en

RECURSOS HUMANOS

Asesor: MAD JORGE GONZÁLEZ MORENO

Chihuahua, Chih., abril 2020

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AGRADECIMIENTOS

El presente proyecto representa el fruto del esfuerzo que a lo largo de este tiempo he

invertido en lograr un sueño, es el resultado palpable del anhelo que habita en mi interior

de desarrollarme personal y profesionalmente.

Agradezco a Dios por brindarme los medios necesarios para conseguir alcanzar mis

metas, a mis padres por entregarme su apoyo íntegro, incondicional y desinteresado en

cada momento, a mi hijo por su paciencia absoluta, cariño y espera, por ser el motivo

que me impulsa a seguir, a mis hermanos por ser mí soporte y conciencia.

En especial a ti, que, aunque sintiéndote incapaz de lograrlo y temerosa del futuro

entregaste en cada momento lo mejor que tenías para dar, trabajando sin descanso en

perseguir tus sueños, sin olvidar la lucha personal que en todo el trayecto viviste, valiente

para lograrlo, apostando en ello tu corazón, con la ilusión de crecer como mujer, como

profesionista.

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TABLA DE CONTENIDOS

PORTADA………………………………………………………………………………1

DEDICATORIA/AGRADECIMIENTO………………………………………………...2

TABLA DE CONTENIDOS……………………………………………….……………3

RESUMEN EJECUTIVO……………………………………………...……………….4

ABSTRACT………………………………………………………………………….…..5

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………….6

JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………………..7

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO……………………………………….8

IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS………………………………………..9

RECOPILACIÓN REQUISITOS…………………………………………………..…10

DEFINICIÓN DE ALCANCE………………………………………………………….11

EDT/ DICCIONARIO DE EDT………………………………………………………..12

CAPÍTULO I. MARCO REFERENCIAL

MARCO TEÓRICO…………………………………...……………………………….18

CAPÍTULO II. PLANES DE GESTION

PLAN DE GESTIÓN CRONOGRAMA………………………………………………20

PLAN DE GESTIÓN COSTOS……………………………………………………….28

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD……………………………………………...…..29

PLAN DE GESTIÓN RH………………………………………………………………36

PLAN DE GESTIÓN COMUNICACIÓN……………………………………………..43

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS…………………………………………............46

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES……………………………..........47

PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS………………………………………......50

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS…………………………………..52

RECOMENDACIONES………………………………………………………………..54

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………………....55

ANEXOS…………………………………………………………………………...…...56

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RESUMEN EJECUTIVO

El trabajo día a día en las organizaciones de la Administración Pública representa un reto

para quienes en ella laboran, ya que la carencia de recursos materiales, económicos, e

incluso humanos, crean en los servidores públicos la necesidad de utilizar su creatividad

y aptitudes para resolver conflictos.

Es entonces cuando todo ello se ve reflejado en falta de control interno y la involuntaria

evidencia del mismo al exterior, generando retrasos en el desarrollo de procedimientos

legales existentes e inclusive perdidas de información imprescindible.

Por ello es, que después de años de experiencia como servidora pública al servicio del

Estado Mexicano, puedo justificar la urgente necesidad de contar con medios de control

y administración de la información, para con ello dar lugar al crecimiento y avance

tecnológico que demanda la población.

En el mismo tenor y motivada en lo ya manifestado, doy vida al presente proyecto, el

cual pretende renovar el sistema de información con que actualmente se cuenta y ser

punta de lanza para las regiones de la Administración Pública Federal en el país en el

manejo de expedientes administrativos.

El objetivo del mismo es crear dentro de la Oficina de Representación Federal del Trabajo

en Chihuahua un Sistema electrónico para controlar el archivo, manejo y seguimiento de

expedientes jurídicos, con la posibilidad de que los usuarios tengan acceso a datos

relevantes de los mismos. Aprovechando así el tiempo laboral en el desahogo de

procesos administrados en tiempo y forma.

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ABSTRACT

The daily work on the organizations of the public administration represent a challenge for

those who work on them, creating the need to improvise with their knowledge and skills

to solve the conflicts made by the lack of all kinds of resources.

It is then when all this trouble gets reflected on poor internal control and the involuntary

evidence of this to the surface, resulting in delays on the development of the pre-existing

legal processes and even loss of essential information.

Is this why, after all my years as a public official at the service of the Mexican state, I can

justify the imperative need of having means of control and administration of the

information, to evolution our processes and the right technological advance that the

people demands.

With this in mind and motivated on all that has been stated in this document, I present my

project, in which I pretend to innovate the actual system of information in use, becoming

the spearhead for the regions of the federal public administration in the nation in the

management of administrative files.

The objective of this is to create an electronic system inside the federal office of

representation of STPS (Secretaria del Trabajo y Prevision Social) in Chihuahua, to

manage the legal files, and giving the user the possibility of having access to relevant

information. Improving the working time on the relief of administrated processes on time.

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INTRODUCCIÓN

El presente proyecto de campo tiene su base en la creación de una plataforma

electrónica que se pretende sirva como herramienta de administración de información

relacionada con los expedientes jurídicos de la Oficina de Representación Federal del

Trabajo en Chihuahua, a su vez dando fin con ello a la de Maestría de en Administración

en Recursos Humanos, de una manera profesional, denotando competitividad en el

campo laboral y la experiencia de los conocimientos adquiridos.

Se basa en la utilización de la metodología PMBOK como herramienta de trabajo, para

conducir una necesidad hacia una solución, satisfaciendo cada uno de las exigencias

que la Guía PMBOK marca para definir un proyecto como tal.

Encontramos pues que basado en la necesidad de transformación de la Administración

Pública Federal, el presente proyecto busca subsanar aquellas deficiencias que tienen

su origen en el descontrol de información, por la falta de herramientas que permitan

adecuar la realidad a los recursos con que se cuenta.

Para analizar esta problemática resulta imprescindible considerar a través de la

metodología utilizada cada uno de los aspectos que requieren ser cumplidos para lograr

nuestra meta, es por ello que en el desarrollo se dispuso de profesionalismo, creatividad

y precisión, para lograr obtener el resultado esperado, con la finalidad de materializarlo

y ponerlo en marcha dentro de la Oficina de Representación Federal del Trabajo en

Chihuahua.

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JUSTIFICACIÓN

La realización del presente proyecto tiene su origen en la situación actual que se presenta

en el área Jurídica de la Oficina de Representación Federal del Trabajo. El origen de la

detección de fallas surge a raíz de que aunque al día de hoy mi puesto es “Inspector

Federal del Trabajo” y mis funciones son vigilar el cumplimiento de las Normas Oficiales

Mexicanas y la Ley Federal del Trabajo, actualmente realizo funciones relativas a la

instauración y seguimiento del Procedimiento Administrativo Sancionador en el área

Jurídica, y me he percatado durante el desarrollo de mis actividades en el área que es

necesario establecer un control específico para el archivo de expedientes que ahí se

manejan, ya que sucede con frecuencia que cuando algún interesado se presenta para

buscar información en relación

...