Creación de la plataforma y activación de las funcionalidades

Creación de la plataforma y activación de las funcionalidades

La búsqueda es sensible al perfil asignado al usuario, activado por defecto para todos los

documentos cuyo origen es en formato electrónico. Para los documentos que han sido

escaneados, la búsqueda funciona unicamente si le ha sido aplicado el OCR.

Posibilidad de insertar campos (asociados a los documentos) para mejorar la información

puesta a disposición de los usuarios, tales como: Notas, Responsable, Recordatorio a una

fecha, Estado, etc. Esta información puede ser visible a todos los usuarios o ser utilizada

sólo para la gestión interna del Administrador del Data Room.

Creación inicial de la Plataforma

(Parte Segura)

Función "Tenerme Informado" *

Personalización de los campos

informativos disponibles en data

room *

Creación de los perfiles de

visualización

NOTA: Creados a medida según las

indicaciones del Cliente

Creación de la Plataforma

Creación de la dirección segura (https) de la plataforma, personalizada con el nombre de

vuestra Compañía (o el nombre del código/proyecto que nos comuniquen).

SERVICIOS INCLUIDOS EN EL PRECIO

Búsqueda intertexto

Realización de la parte segura de la plataforma que contiene las diferentes secciones

documentales pertenecientes a la información de cada uno de sus proyectos. Estos serán

selectivamente accesibles por los usuarios a través de la asignación de perfiles dedicados a

cada proyecto.

Envío de un email, sensible al perfil de visualización. Esta función permite informar

automaticamente al usuario autorizado, cada vez que un documento de su interés se añada,

sustituya o modifique. La frecuencia es parametrable.

Los perfiles de visualización se crean en función de la estructura de la documentación, la

dinámica del proyecto y el tipo de acceso que desea ofrecer a los usuarios.

En general, será el perfil de "Administrador del VDR", que permitirá crear, añadir y

modificar la documentación presente en el Data Room y utilizar todas las características

especiales reservadas a este perfil (ver: funcionalidades para la administración del data

room).

"Doble Vista" *

(transformación automática de los

ficheros Office en .Pdf para los

usuarios con derechos de visualización

y/o descarga)

Permite a los responsables de la documentación, cargar en el data room formatos editables

como word, excel, powerpoint y que estos mismos documentos aparezcan

automáticamente a los usuarios en formato .Pdf.

Sin embargo, los Administradores, tendrán a su disposición los documentos en el formato

original y podrán en cualquier momento modificarlos y/o descargarlos. Será

responsabilidad del cliente la definición de los márgenes de impresión de los ficheros .xls

Numeración automática *

Posibilidad de activar la numeración automática en la entera estructura de carpetas y

subcarpetas.

VW23214 - Nombre Cliente

2/6

Versión de los documentos

Posibilidad de reemplazar un archivo y conservar la versión anterior, de tal modo que, en

un futuro se pueda recuperar.

Esta función permite al usuario autorizado, poder bloquear un documento en elaboración,

con el fin de evitar modificaciones paralelas por parte de otros usarios que tengan acceso a

dicho documento; los usuarios interesados podrán con un simple clic enviar un e-mail

anónimo solicitando el desbloqueo del documento.

Función bloqueo/Desbloqueo

de los archivos*

SERVICIOS INCLUIDOS

...