Crédito Y Cobranza

3.2 MÉTODOS DE COBRANZA

Cobranzas Suaves. El auxiliar de clientes es la fuente básica de información del cliente acerca de su situación deudora; si una firma tiene pocas cuentas activas, las cuentas vencidas son fácilmente localizadas mediante la verificación del auxiliar del cliente una o dos veces al me. El proceso de sistemas electrónicos, busca diariamente las cuentas que están vencidas.

Sistema De Recordatorio. Este paso consiste en recordar al cliente que ya ha pasado la fecha del vencimiento de su pago correspondiente. El primer recordatorio debe ser moderado e impersonal, puede ser el estado de cuenta o copia de factura, cartas, tarjetas impresas, estados divididos n periodos y recordatorios.

* Marbetes: da mayor fuerza que las frases; este es un marbete adjunto a el duplicado del estado de cuenta. Estos marbetos pueden comprarse en cantidades suficientes a las compañías que diseñan y hacen etiquetas con varios etiquetes.

* Cartas: una carta breve y cortés es un recordatorio efectivo de una cuenta vencida y no pagada; aunque no se emplea hasta que se le ha enviado al cliente su estado de cuenta.

* Tarjetas impresas: Una tarjeta impresa, sin saludo ni firma, la cual lleva los detalles de la cuenta. Esta tarjeta se prefiere en lugar de cartas para el primer recordatorio puesto que son impersonales, y el cliente se da cuenta de que todos los clientes atrasados la han recibido. Deber ser redactadas cortésmente mostrando la imparcialidad para recordar las condiciones de crédito acordadas e impresionar a los clientes con su imparcialidad.

* Estado de antigüedad y recordatorio: analizar el estado de un saldo vencido y no cubierto de acuerdo con la compra mensual real, ha probado la manera efectiva de empezar la conducción de la cobranza de cuentas vencidas.

Empleo De Cartas Formularios. Estas cartas ejercen un buen efecto sobre cierta clase de gentes, pero los malos pagadores conocen bien las cartas de cobro en serie y no se preocupan de ello.

El redactor competente, mientras pueda conseguir ideas de cualquier fuente, deberá componer su propia serie de cartas y las hará todo lo individual que pueda. Los formularios seco y concisos no son casi nunca tan buenos como las cartas bien redactadas compuestas para hacer frente a las necesidades particulares de la empresa.

Resumen O Estado De Cuenta

1) Los Estados de cuenta e mandan a los clientes una vez al mes, generalmente el día primero, haya o no partidas adecuadas en la cuenta.

2) Los resúmenes se envían l primero del mes solo a aquellos que deben pagar una partida.

3) Se envían los estados de cuenta, solamente a los qu7e solicitan se se les remita mensualmente.

4) Se remiten los resúmenes algunos días antes del vencimiento de la cuenta.

Carta De Cobranzas. La correspondencia es el instrumento principal del jefe del departamento de cobranzas. Las cartas de cobranzas se clasifican principalmente de dos maneras: las cartas fotocopiadas y las personales.

Cobranzas Por Medio De Giros Bancarias. El uso del giro como instrumento de cobranzas varía enormemente. Algunos establecimientos lo utilizan al principio del procedimiento de cobranzas, mientras que otros lo consideran como uno de los instrumentos de cobro más eficaces, reservándolo como el último recurso antes de la acción legal.

La principal fuerza del giro, como medio de lograr el cobro, descansa en el hecho de que, además del comprador y vendedor, hace intervenir a un tercero: el banco.

El Telegrama Como Instrumento De Cobranza. Algunas empresas contestan al giro devuelto, con otro giro y una carta certificada o telegrama. El acreedor debe tener cuidado de evitar la impresión de que revela su falta de desconfianza en el, y obre todo, debe evitar toda amenaza abierta en ele sentido de que va a proceder judicialmente.

El uso del tercer conducto se basa en la teoría de que un banco ajeno, por no estar en relaciones con el deudor, no se prestara a favorecerlo, demorando la presentación del giro para su protesta, como lo haría el banco deudor.

Cartas De Insistencia. La primera carta es muy moderada, usualmente más enérgica que en el recordatorio, el tono de las cartas crece progresivamente cada vez mas firme, y los intervalos entre ellas son progresivamente mas cortos; las cartas de cobranza que consignen dinero que requieren de experiencia, estudio y reflexión.

Recaudaciones Por Teléfono A Larga Distancia. El teléfono es muy utilizado frecuentemente para hacer recaudaciones a los clientes fácilmente localizables por este medio. Es un procedimiento que alguna vez suele dar muy buenos resultados, tiene cierto tono conminativo que impresiona a los deudores, lo no siempre se logra con la correspondencia.

3.3 CONTROLES DE COBRANZA

Para asegurarse que los valores cobrados a los clientes efectivamente ingresen en la empresa, lo cual es el objetivo fundamental del proceso de cobranzas, es necesario instrumentar una serie de controles sobre los recibos emitidos por la empresa, y la liquidación de las cobranzas realizadas por cada cobrador.

Las siguientes recomendaciones a tener en cuenta para la manipulación de recibos, tienen como objetivo evitar que se generen documentos fraudulentos, y que los mismos puedan ser utilizados para una estafa tanto al cliente como para la empresa:

* Los recibos de cobro deben ser impresos, y contar con toda la información de la empresa y pie de imprenta que permita identificarlos como originales adecuadamente.

* Cada recibo de cobro debe estar previamente numerado, y esta numeración debe garantizar identificar de forma inequívoca a cada documento.

* Cada vez que la imprenta entrega un nuevo talonario, éste debe quedar bajo custodia de un responsable, quien deberá ser el único encargado de entregar los mismos a quienes requieran utilizarlos.

* La entrega de talonarios de recibo a quienes los utilicen debe hacerse mediante una constancia escrita donde figure la persona que entrega el talonario, la persona que lo recibe, la fecha y los números de recibos incluidos en el talonario.

* Los recibos deben utilizarse siempre en forma correlativa sin dejar documentos vacíos, los cuales en caso de necesitar anularse el original y todas sus copias deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la utilización de alguna de ellas indebidamente, y estar todas adecuadamente inutilizadas.

* Además del original entregado al cliente, es imprescindible que cuenten con al menos dos copias que deberán generarse mediante el uso de papel copiativo o carbónico, para que una sea entregada junto con los valores recibidos y otra quede archivada en el talonario, no debiendo permitirse que ninguna de las copias se complete independientemente del original.

* Al momento de emitirse un recibo de cobro a un cliente, en el mismo deben constar los datos que permitan identificar claramente al cliente, la moneda, cotización o tipo de cambio utilizado, el monto cobrado, los comprobantes a cancelar, y los valores recibidos como forma de pago.

Las siguientes recomendaciones sobre la rendición diaria de las cobranzas efectuadas por los cobradores de la empresa, tienen como objetivo asegurar el correcto ingreso de los fondos recaudados:

* La empresa deberá identificar el o los únicos responsables de recibir y controlar las liquidaciones de cobranza de los cobradores.

* Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas, entregando una copia de cada uno de los recibos emitidos.

* Junto con los recibos emitidos, deberán entregar el total de los valores recibidos como forma de pago, o en su defecto, una copia del depósito debidamente intervenido por el cajero del banco, en caso que por cuestiones de seguridad se opte por depositar directamente los valores recibidos en la cuenta bancaria de la empresa.

* El responsable de controlar la liquidación de los cobradores deberá en el mismo momento y ante la presencia del cobrador, verificar cada uno de los recibos y valores recibidos, y en caso de diferencias se deberá en ese mismo momento documentar las diferencias detectadas en la liquidación para que sean debidamente analizadas.

* Luego de verificada la liquidación de las cobranzas, deberá registrar cada uno de los recibos de cobro y los valores entregados por los clientes como forma de pago con el objetivo de actualizar los estados de cuenta y finanzas disponibles de la empresa.

* En caso que se hayan recibido depósitos bancarios que acrediten el depósito de los valores cobrados, se deberán registrar los mismos para que estos sean conciliados con el estado de cuenta bancario.

* Para salvaguardar los valores recibidos, resulta imprescindible depositar diariamente los mismos una vez registrada la recepción de estos.

* Cuando en los recibos de cobranza, se hayan concedido descuentos previamente acordados con el cliente, o se hayan cobrado moras o intereses, los mismos deberán estar correctamente detallados en los recibos de cobranza, y el encargado de la liquidación de las cobranzas, deberá constatar que los mismos se hayan realizado correctamente, para que en caso que corresponda se solicite la emisión de las notas de débito o crédito correspondientes para que sean enviadas al cliente lo antes posible.

En caso que la empresa reciba pagos directamente de los clientes sin la intervención de cobradores, ya se personalmente por parte del cliente, mediante el uso de correspondencia o de giros:

* Cuando se reciban valores de clientes por correspondencia, esta debe ser abierta únicamente por los responsables de controlar la cobranza, quien deberá en el mismo momento documentar

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