Departamnto De Abastecimiento

INDICE

Departamento de abastecimiento de la empresa

Concepto……………………………………………………………………………. 4

Importancia………………………………………………………………………… 4

Necesidades……………………………………………………………………..… 5

Conclusiones……………………………………………………………………… . 6

Funciones del departamento de compras……………………………………... 6

Funciones del jefe del departamento de compras……................................. 10

Gestión de compras……………………………………………………………… 11

Concepto………………………………………………………………………….. 11

Importancia………………………………………………………………………… 11

Relaciones con otras áreas de la empresa…………………………………… 14

El área de compras ……………………………………………………………… 16

Etapas de las compras ………………………………………………………… 16

Detección de la necesidad de compras ……………………………………… 18

Selección de proveedores ……………………………………………………. 19

Seguimiento y recepción de pedidos……………………………………………. 19

Almacenamiento y registro de compras…………………………………………. 23

Introducción

El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.

Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO DE LA EMPRESA

CONCEPTO

Cada decisión que se toma en un negocio tiene el potencial de amenazar su rentabilidad o mejorarla. Si no se cuenta con una buena información, las decisiones que se toman podrían provocar que el negocio pierda parte del mercado. Por otro lado, las decisiones oportunas pueden ahorrar dinero de las empresas y mejorar su posición en el mercado. El departamento de compra de una empresa tiene la tarea de investigar y monitorear las decisiones de compra del negocio.

IMPORTANCIA

El área de Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas. Esto sucede porque es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y, fundamentalmente, porque es el área en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa.

Históricamente no se le dio suficiente importancia a la función de comprar; en cambio hoy en día hay una tendencia a reconocerla como un área de la empresa asociada a todas las demás con una articulación significativa. La ubicación y el tamaño del departamento de Compras están condicionados

por distintos factores como pocos o ningún sector de una empresa lo está.

Esto se debe a que es el área desde donde "sale" el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible

Cuando se pregunta acerca de cómo medir la competitividad en una empresa, la respuesta más simple es la de medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar continuamente la competitividad de una empresa es la de producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones de los productos/servicios de los que formarán parte (por ejemplo: para producir prendas de vestir para fiestas, las telas a adquirir deben responder a requerimientos de delicadeza, buen gusto, finura y calidad) en las condiciones lo más ventajosas posibles. De ahí se desprende la importancia de la función de compras. Se reconocen como condiciones ventajosas para la compra:

el precio de compra

el plazo de pago

el plazo de entrega

el servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador (reposición rápida

de piezas defectuosas, servicio técnico garantizado, asesoramiento)

la calidad obtenida en lo que se compra

la estabilidad de ese proveedor como tal (ya que sirve de muy poco aprovisionar una

empresa con proveedores de los cuales no se sabe si van a estar funcionando normalmente en el momento de una próxima compra, o de solicitarles servicio de posventa).

Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de compras y de stock. La idea se sustenta en que cada uno de los

materiales y/o servicios que se integran a la cadena de producción tengan la calidad requerida y además ingresen en el momento justo en que se necesitan, de manera tal de reducir al mínimo posible los niveles de inventario, es decir, de la existencia en depósito de estos bienes

Las empresas suelen comprar tantos bienes y servicios como los que venden. Compran los materiales para fabricar los productos y contratan los servicios de profesionales sobre una base contractual, cuando no tienen un especialista dentro de su personal para haga determinadas tareas. Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los parámetros para mantener la rentabilidad del negocio, una empresa utiliza el departamento de compras para supervisar a los proveedores, prestadores de servicios, equipo de compras e incluso la investigación en control de calidad.

NECESIDADES

En las grandes corporaciones a menudo hay una oportunidad de adoptar nuevas tecnologías o nuevos proveedores, es decir, la implementación de software. Debido a que las grandes corporaciones arriesgan más mediante la adopción de nuevas estrategias, su departamento de compras debe llevar a cabo una investigación exhaustiva sobre el impacto que la compra podría tener en la empresa, identificar las alternativas, evaluar el riesgo y compararlo con lo que ya tienen. En el libro "Gestión de Compras y Cadena de Suministro", Robert M. Monczka explica que no es raro en un departamento de compras de participar con tecnología en una empresa nueva, mientras que el producto aún está en desarrollo y lo siguen a través del proceso.

En el departamento de compras las habilidades de negociación son esenciales para que el negocio consiga los productos y servicios que necesita en las mejores condiciones posibles. Kenneth Killen, en un artículo de Modern Casting, dijo que la mayoría de las empresas compradoras han sido relegadas a sólo llenar solicitudes sin pensarlo mucho. En su opinión, las empresas podrían ahorrar más dinero si los departamentos de compras negocian en términos tales como los contratos anuales, descuentos por orden de cantidad y precios. De lo contrario, eldepartamento de compras sólo sirve como un departamento de cuentas por pagar.

A menudo, el departamento de compras trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de cuentas por pagar y recibos. El departamento de cuentas por pagar procesa los pagos por los suministros comprados y el departamento de recibos controla la recepción de los suministros para asegurar que el proveedor hace honor al acuerdo. Dependiendo del tamaño de la empresa, todos estos departamentos se pueden separar o combinar en varias situaciones.

CONCLUSIONES

Las pequeñas empresas quieren hacer negocios con las empresas grandes. Para hacer el proceso más fácil para una pequeña empresa para lanzar sus servicios y productos a las empresas y para las empresas que permanecen abiertos a nuevas posibilidades, las empresas aceptan las propuestas. El departamento de compras gestiona la recepción y revisión de estas propuestas. En el libro, "Compras y Supply Chain Management", Arjan J. Weele, Weele dice: "El proceso de selección de los interesados incluye ejecutar los informes de crédito, gestionar

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