Abastecimiento y compras

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

CONCEPTOS GENERALES.- Es la función logística mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA.-

-Un eficaz procedimiento de pedido.

-Un órgano ejecutivo (Compras), encargado de atender los pedidos, ordenando su entrega o efectuando las adquisiciones, según se disponga o no, de los artículos solicitados.

-Un sistema de control de stock, capaz de proporcionar la información actualizada

-Personal y facilidades para gestionar, recibir, almacenar, mantener y distribuir los artículos.

Esquema de organización de una Gerencia de Abastecimiento:

RESPONSABILIDADES DE ABASTECIMIENTO.-

En toda empresa de ciertas proporciones, debe existir un Jefe o Gerente de Abastecimiento (o Compras), dependiente del Gerente Logístico, responsable de asegurar que la empresa disponga en todo momento, de un adecuado apoyo de abastecimiento.

Es el Gerente Abastecimiento, el encargado de recomendar los niveles de abastecimiento para cada uno de los artículos, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.

En un nivel inferior, se cuenta normalmente con un Ejecutivo, quien se encarga de orientar, ejecutar y controlar las operaciones o actividades propias de abastecimiento, mediante planes, normas y directivas adecuadas.

El abastecimiento incluye las actividades siguientes:

A) CÁLCULO DE NECESIDADES

a) Generalidades

Las necesidades de abastecimiento involucra todo aquello que se requiere para el funcionamiento, mantenimiento y operación o funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de necesidades se materializa con los pedidos o solicitud de compra y su cumplimiento, siempre se espera que sea atendido “el mismo día”.

b) Naturaleza

Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden hacerse de acuerdo a la naturaleza siguiente:

(1) Necesidades Iniciales

(2) Necesidades de Consumo y Reemplazo

(3) Necesidades de Reserva o Seguridad

(4) Necesidades para Proyectos

c) Tiempo de pedido y embarque

El tiempo de pedido y embarque es el período que transcurre desde la iniciación de la acción de recompletamiento del stock de una instalación, (pedido), hasta la recepción de los artículos solicitados por dicha instalación; es decir, es el intervalo de tiempo, entre un pedido de abastecimiento y la recepción física de éste, por el solicitante.

d) Cálculos

Hay que tener presente las disponibilidades de cada uno de los artículos existentes en los almacenes, a fin de poder aplicar la fórmula:

Donde:

Nt = Necesidad total

E = Existencias en almacenes

F = Lo que falta adquirir

De esta fórmula, lógicamente se deduce que:

Diversos investigadores han ideado fórmulas para determinar la cantidad que debe pedirse, a fin de obtener un tipo deseado de rendimiento sobre el capital móvil. Davis, Lahoczky, Pennington y otros, han desarrollado fórmulas de ese tipo. Estando basadas en datos empíricos, estas fórmulas dan sólo resultados aproximados, pero lo propio sucede con todos los demás métodos y en todo caso, los resultados tienen que someterse al criterio de quien efectúa la compra.

B) COMPRA O ADQUISICIÓN

Toda empresa bien establecida cuenta con un departamento de compras que se encarga de todas las operaciones anteriormente mencionadas, por eso el personal que participa en este departamento tiene que contar con una buena capacidad para adquirir y proveer productos. ¿Por qué decimos esto? La razón principal por la cual hacemos este comentario es porque los costos de los productos que se adquieran repercutirán de manera directa sobre los precios de venta del producto final, de tal manera que si estos se adquieren a un precio bajo, se podrán ofrecer a un precio de mercado sumamente competitivo y como resultado, la empresa saldrá bastante beneficiada ya que se obtendrá un margen de utilidad mayor.

C) OBTENCIÓN O RECEPCIÓN

a. Conceptos Generales

Esta actividad, en realidad se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser más que la demanda de abastecimiento en determinados artículos.

Todos los controles se inician con la recepción apropiada de los artículos, ya que los procedimientos incorrectos de recepción dan origen a:

(1) Cuentas inexactas

(2) Identificación incorrecta de los artículos

(3) Recepción de artículos dañados

b. Definición

Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesión física de los bienes adquiridos por la empresa, ya sea solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarán el material o por el Comité de Cálculo de Necesidades.

Se requiere de una constante preparación para contribuir a la operación continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

ALMACENAMIENTO:

A) CONCEPTOS GENERALES

El concepto de almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén. El manejo y la disposición física de los materiales existentes, es de responsabilidad definitiva del almacenamiento. El feje de almacenes, tiene la responsabilidad permanente de familiarizarse con las nuevas técnicas de manejo y almacenaje, responder a las consultas y debe saber aceptar observaciones y sugerencias con respecto a sus funciones.

El almacenamiento es la actividad de guardar artículos o materiales, desde que se producen o reciben, hasta que se necesitan o entregan.

Los artículos a su llegada a los almacenes, son registrados en un sistema de control de stock y almacenados de manera que faciliten su rotación y evitando su deterioro.

B) DEFINICIÓN

El almacenamiento es el conjunto de operaciones que se realizan con el objeto de internar, acondicionar y proporcionar los artículos a los usuarios, en el momento preciso.

Supone el ordenamiento adecuado de los artículos, ubicándolos y cuidándolos, de modo que faciliten la rápida preparación y atención de los pedidos del cliente.

1) Control de la exactitud de sus existencias

2) Mantenimiento de la seguridad

3) Conservación de los materiales

4) Reposición oportuna

C) CLASIFICACIÓN DE MATERIALES

Se debe tener una clasificación adecuada, así también dar seguridad a los materiales almacenados, los procedimientos de recepción, quizá resulten de mayor importancia por ende se descuida esta operación.

El concepto básico que debe regir en los procedimientos de recepción radica en la inspección inicial que se haga de los materiales que llegan al almacén, a fin de contarlos, pesarlos o medirlos con exactitud y clasificarlos apropiadamente para disponer de ellos.

Esta disposición comienza con la clasificación de materiales utilizables y no utilizables.

D) ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS ÁREAS DE ALMACENES

El almacenero deberá controlar el movimiento de existencias y colaborar con la gestión de inventarios, al establecer cantidades máximas y mínimas para cada artículo y, utilizando diferentes recursos físicos; dar aviso oportuno cuando se alcancen los niveles mínimos establecidos.

E) ZONA DE ALMACENAJE

Hay necesidad de disponer de un espacio dentro del cual se puedan realizar esas operaciones y que cada una pueda efectuarse correctamente, se hace un estudio del espacio que se dispone, en función de los artículos que en él se van a recibir, guardar, manipular y entregar.

F) CARACTERÍSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

La organización de un almacén está influenciada por factores que se relacionan con la entidad a la cual va a servir, el espacio de que se dispone y los artículos que en él se van a guardar.

Esta misma tiene que realizarse en función de tres factores:

1) Entidad a la que va a servir

2) Espacio de que se dispone

3) Existencias por guardar

G) PERSONAL DE ALMACENES

Como en toda actividad administrativa, el papel del hombre resulta siempre el más importante. Se debe tener en cuenta que resulta más difícil administrar que el dinero mismo, debido a que su forma, volumen y características son más complejos.

Las características que debe reunir dicho personal son:

1) Honestidad a toda prueba

2) Preparación y/o capacitación

3) Condición física

4) Otras cualidades

H) MEDIOS DE ALMACENAJE, PROTECCIÓN

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