Compras Y Abastecimientos

1.1 GENERALIDADES

Existen varios conceptos de la compra; pero no todos esencialmente, incluyen los mismos elementos básicos, a continuación te presentaremos algunos:

A) La administración de materiales conceptúa a la compra como uno mas de los actos que se relaciona con la planeación, la adquisición y la utilización de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales.

B) La palabra compras, describe un proceso que incluye los siguientes:

• Surgimiento de una necesidad

• Su ubicación

• Elección del proveedor

• Servicio

C) Obtener bienes y servicios, es considerando los siguientes puntos:

• Justificación de la necesidad y cantidad

• Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega, y tipos de financiamiento.

D) Compra es adquirir bienes o servicios para satisfacer necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente.

1.1.1 Conceptualización de compra

El acto de comprar es una de las actividades humanas más antiguas y casi una de las primeras para alimentarse o enriquecerse que desplegaron los hombres para satisfacer sus necesidades.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, abastecimiento, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.

En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

1.1.2 Situaciones que dan origen a las compras

En términos generales, se pueden reconocer las siguientes situaciones que originan las compras:

A) Que en el departamento de recibe una requisición de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimiento para poder realizar cada una de ellas o cada uno de ellos.

B) Que el propio encargado de compras o el departamento, identifique las necesidades de abastecimiento de su propia sección de compras, o bien, de las otras divisiones o personas.

C) Emisión del pedido u orden de compra.

1.1.3 Importancia y objetivos del análisis operacional y funcional de las compras.

a) Objetivos

1. reducción de costos y obtención de utilidades.

Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procuraran la minimización de costos, aunque es lógico, los primeros pretenden utilidades, no así los segundos.

En buscar las utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio y cantidades adecuadas, además recibidos oportunamente.

Para cumplir el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a la organización, el departamento de compras y abastecimiento debeampliar a la competitividad, la cual se usa cuando se atiende a otros compradores que necesitan materiales, provisiones, servicios, enseres, equipos, etc. Para realizar lo anterior, el comprador debe tener otra área de conocimiento; al saberlas y manejarlas adecuadamente logra la eficiencia. Un parámetro en la competencia profesional, es tener la cooperación de los usuarios y de otros entes, que conozcan los elementos que pueda determinar el valor adecuado de la compra así como la calidad de lo adquirido en su tiempo y espacio.

En el objeto de utilidad, se requiere un criterio amplio para poder juzgar el valor de lo gastado para, de esta manera, evaluar el equilibrio que pueda existir entre el precio y el valor, independientemente de observar la relación costo-beneficio-utilidad.

b) Importancia

Radica que es vital para el éxito de las empresas tener en operación las compras, puesto que la utilidad en una entidad, está determinada en gran medida, con la efectividad de la administración de los bienes y servicios adquiridos.

El objetivo del análisis operacional y funcional del departamento de compras, es obtener los mejores precios y condiciones tanto de entrega, calidad, financiamiento, etc., así como mantener buena relación con los proveedores. Para lograr lo anterior, se tiene que hacer hincapié en el análisis de compras, por medio de la organización del equipo de analistas, que tienen a su cargo la coordinación de las actividades de un plan predeterminado. Los responsables de otros departamentos y los proveedores, en conjunto con el departamento de compras deben diseñar y determinar procesos para que se utilicen la tecnología más moderna. El cargado delanálisis es precisamente el departamento de compras cubriendo las siguientes actividades:

 Recabar muestras y catálogos de cada proveedor.

 Recibir información sobre los artículos y hacer ciertos arreglos para que puedan ser adquiridos.

 Forma de producir.

 Relación de costos y precios.

 Investigación de mercados para ofrecer asesorías al comprar bienes y servicios.

 Relacionar todos los elementos que conforman la operación, referente a fijar precios.

1.1.4 Conceptualización de abastecimiento

El abastecimiento es la actividad económica que tiende a cubrir las necesidades de consumo en tiempo, forma y calidad.

El proceso de abastecimiento es

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