Desarrollo de un sistema contable automatizado.

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ÍNDICE

1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ………………………………...….. 2

1. ANÁLISIS DEL SISTEMA …………………………………………... 3

1. DISEÑO DEL SISTEMA …………………………………………….. 10

1. ANÁLISIS DE PROGRAMACIÓN …………………………………..

1. PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ………………………………..

1. INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO ……………………………...

A) DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

Los procesos rutinarios en forma manual hacen que el proceso de la información se vuelva lenta, llevarla en un sistema automatizado garantizará un mejor trato de información financiera de la entidad.

Entre las dificultades que se presentan al utilizar el método manual de registro de operaciones y movimientos contables en la empresa “La Mulata” son:

• Atrasar la disponibilidad de los estados financieros a tiempo para la declaración de impuestos.
• Poca disponibilidad de espacio para el archivo de toda la documentación de los registros contables.
• Frecuente aparición de errores en la documentación contable.
  

Aunado a la información anterior y debido también al buen posicionamiento de la entidad dentro del mercado y su constante crecimiento en el último año, la empresa se ha visto en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y sus procedimientos contables, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las empresas del mismo ramo líderes del mercado, ubicados en la región Oriente del Estado de Morelos.

Para ello se ha acordado mediante una reunión de altos mandos la decisión remplazar el sistema contable manual actual por un programa que contenga los elementos precisos requeridos por la empresa para poder llevar acabo esta actividad contable de manera rápida y eficiente.

Los encargados de llevar a cabo dicha actividad de transición de sistema manual a automatizado, serán un equipo de TI (Tecnologías de la Investigación), junto con el apoyo de personal autorizado de la empresa “La Mulata”.

B) ANÁLISIS DEL SISTEMA.        

El proceso de registro actual de información financiera de la entidad se lleva a cabo de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a través de un libro denominados Libro Diario, Libro de Mayor y Balances, así como también se elaboran de manera manual los Estados Financieros, (Balanza de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados) con el fin de llevar el registro de los saldos y movimientos realizados por la entidad.

Con el propósito de hacer eficiente el método de registro contable, un grupo de expertos en informática se reunirán con el Gerente General y el Lic. Alfonso González, Contador de dicha empresa para darles a conocer el modo en que se realiza actualmente el Proceso Contable.

Debido a la falta de un Manual de Operaciones en “La Mulata” se deberá también solicitar la colaboración del Gerente de Compras y el Gerente de Ventas y Distribución, quienes serán también parte del personal autorizado por el Gerente General de facilitarnos información requerida y que son parte del proceso Contable.

Comenzando este proceso, será entonces cuando nosotros podremos analizar su situación actual y posteriormente nos encontraremos en la posición de poder sugerirles soluciones informáticas para la implementación de un nuevo sistema automatizado.

A continuación, se detallará la manera en que se lleva a cabo el registro contable actualmente:

PROCEDIMIENTO CONTABLE MANUAL:

Asientos Contables:

El primero paso es registrar en el Rayado Diario de manera secuencial y orden cronológico todas las operaciones realizadas diariamente, anotando la fecha, operaciones de cargos y abonos y los resultados arrojados se darán según la naturaleza de la cuenta, ya sea que de un resultado esté en el cargo del DEBE o el HABER.

Para realizar este registro se utiliza el método de la partida doble, aquí tienen que ver dos conceptos: el debe y el haber.

El debe es adeudar. El haber es abonar. Cada operación se registra dos veces: una en el debe y la otra en el haber. 

Esquemas de Mayor.

EL segundo paso es trasladar las cuentas del Rayado Diario registrados previamente en el Libro Diario a los Esquemas de Mayor, cuya finalidad es concentrar los movimientos que tuvieron las cuentas que maneja la empresa de activo, pasivo y capital, para conocer los valores con los cuales se formulará el Balance General y poder obtener el movimiento ya sea deudor o acreedor de cada cuenta. Se realizan a partir de un formato en “ T “, en el cual se anota:

• Nombre de la cuenta.
• Número de asiento
• Cargo o abono en la columna correspondiente
• Suma de ambos lados tanto en el debe como en el haber
• Y al final la diferencia entre los resultados del debe y haber.

PROCEDIMIENTO:

Para determinar con mayor facilidad los diferentes valores, es necesario que las cuentas contengas DOS COLUMNAS.

-Le vamos a llamar "DEBE” a la columna de los aumentos que la encontramos en la parte de la izquierda.

-"HABER" es la columna en la que se anotan las disminuciones y se encuentra en la parte de la derecha.

-"CARGAR O HABITAR" es anotar una cantidad a la izquierda de una cuenta.

-"ABONAR O ACREDITAR” es anotar una cantidad a la derecha de una cuenta.  

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Se les llama MOVIMIENTO a las sumas de los cargos y los abonos. Y existen dos movimientos:

-Movimiento deudor

-Movimiento acreedor

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Movimiento "DEUDOR" es la suma de los cargos de una cuenta.

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Movimiento “ACREEDOR” es la suma de los  abonos de una cuenta.

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SALDO:

 Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: Saldo deudor y saldo acreedor.

Saldo Deudor:

Es cuando una cuenta, su movimiento deudor es mayor que el acreedor.

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Saldo Deudor

Es cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. 

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CUENTA SALDADA: Es cuando sus movimientos son iguales 

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Estado de Resultados: 

Es un reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo, para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio.

El Estado de Resultados está conformado por:

• Ventas
• Costo de Ventas
• Gasto de Ventas
• Utilidad / Pérdida Neta
• Compras Netas
• Compras Totales
• Rebajas/Devoluciones
• Gastos/ Compras.

El estado de resultados es de vital importancia para tu empresa ya que se convierte en un elemento de apoyo a la gestión al brindarte información de valor para la toma de decisiones y la planeación estratégica.

Balance General:

         Es una herramienta de gestión que ayuda a tener una mejor visión de la situación financiera de la empresa, los recursos con los que cuenta, los resultados obtenidos, las entradas y salidas de efectivo que se han presentado, la rentabilidad generada, entre otros aspectos de gran relevancia para la operación y administración de la organización.

El Balance General se suele presentar mostrando los ACTIVOS en la columna IZQUIERDA ordenados en una función a su liquidez y en la columna DERECHA se enlista los PASIVOS y el PATRIMONIO ordenados en función a su exigibilidad.

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