Descripcion de puesto auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

Descripción del puesto:

El auxiliar administrativo es la persona responsable de la administración, ventas,  emisión y recepción de perdidos a proveedores, facturación, pagos, registro de ventas y reportes.

Funciones:

• Atención telefónica:

Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.

• Pedido a proveedores:

Emisión, recepción y registro de pedidos a proveedores.

• Gestión de pago a proveedores.

Una vez cotizados los pedidos, llevar a cabo la solicitud de cheques para su respectivo depósito al proveedor.

• Atención a clientes en el punto de venta:

Atender a todas aquellas personas que necesiten información y precios en el punto de venta.

• Administración y seguimiento de redes sociales:

Responder de manera eficiente y profesional todas las preguntas y comentarios de nuestros seguidores, realizar publicaciones por día en Facebook.

• Facturación:

Registro de clientes, actualizaciones, emisión, envío de facturas y remisiones.

Manejo de caja chica y cierre de caja por día.

• Control de documentos:

Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros en las planillas indicadas, mantener actualizados todos los formatos de pedidos a proveedores, pagos.

• Registro de clientes:

El auxiliar administrativo deberá alimentar cotidianamente el formato de registro de clientes con los siguientes datos: nombre completo, dirección, teléfonos, email y el material a presupuestar.

• Coordinación de ventas:

Este asignara a los vendedores los registros de clientes para su programación, supervisando su seguimiento.

• Cotizaciones a clientes:

En caso de que los clientes requieran que las cotizaciones se envíen de manera formal por correo electrónico, el dueño del área deberá realizar el envío de dicha cotización y dar seguimiento al presupuesto.

En caso de ausencia del vendedor el auxiliar administrativo deberá proporcionar las cotizaciones a y dar seguimiento al trabajo a realizar.

• Conocimiento de productos:

El auxiliar administrativo debe tener conocimiento de los productos en general para posibles sugerencias o aclaraciones a clientes.

• Actualización de consolidado mensual:

Se deberá actualizar diariamente el sistema de registro de clientes, contemplando saldos pendientes, instalaciones, facturas y observaciones generales.

• Aplicación de evaluación de satisfacción al cliente:

El responsable del área deberá aplicar las evaluaciones de satisfacción a clientes (teléfono) corroborando los datos emitidos por el vendedor, considerando monto de compra, instalación y calidad del servicio.

• Seguimiento a instalaciones:

El auxiliar administrativo deberá llevar un registro de la programación de instalaciones y monitoreo de tiempos de entrega.

*El auxiliar administrativo deberá participar en la identificación de los *Riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención.

*Generación de ideas de mejora continua.

*Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe inmediato.

Perfil del auxiliar administrativo:

Competitividad, capacidad de gestión, Persistencia, Manejo de estrés, Trabajo en equipo, Manejo de personal.

Habilidades: Competencias comunicacionales, interpersonales, intrapersonales y de gestión. * Trabajo en equipo * Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad. * Orientación al servicio.

Formación: * Manejo de los programas de Office (Word, Excel, power point, etc.) *Manejo de herramientas de oficina * Conocimiento de los procedimientos del sistema de gestión integrado relacionados en la caracterización del proceso al cual pertenece.

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