GERENTE ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

NOMBRE DEL PUESTO:                GERENTE ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Elabora información que precisa la dirección general para establecer  las estrategias requeridas para la empresa  y es responsable de administrar, controlar, dirigir y supervisar los servicios administrativos (recursos humanos, materiales y servicios generales).

PERFIL:

• Sexo indistinto
• Estado civil indistinto
• Administración de empresas o equivalente
• Experiencia mínima de dos años

FUNCIONES PERIÓDICAS:

• Coordinar actividades de los departamentos asi como puntos de venta.
• Resolver problemas y necesidades de apoyo logístico que surjan en las diferentes áreas de la organización.
• Autorización de compras y ventas, dentro de la sucursal
• Apoyo a la alta dirección en la toma de decisiones.
• Supervisar el cumplimiento de las normas y objetivos pre establecido dentro de la organización respecto a control interno.
• Apoyo al gerente de ventas en la revisión de la cartera de clientes para lograr la detección de saldos vencidos e irregularidades.
• Supervisión de cortes de caja diarios.
• Se responsabiliza, directamente y/o a través de su personal, de la veracidad de las cuentas.
• Autorización de nóminas semanales, quincenales y fiscales según corresponda.
• Autorización de recibos de vacaciones y primas vacacionales.
• Asesorar y brindar apoyo a las diferentes áreas de la organización.
• Apoyo a la alta dirección sobre medidas y controles administrativos buscando siempre una correcta función administrativa, así como la optimización de recursos humanos, materiales técnicos y económicos.
• Dirige la contratación de personal, valoración y desarrollo de los empleados, así  como la formación correspondiente.
• Organización de reuniones de trabajo (bimestral) que en base a resultados obtenidos nos ayuden a definir acciones de mejora dentro de la organización

FUNCIONES MENSUALES:

Elaboración de reportes de cierre de  mes (incluyen la información mensual generada de los siguientes conceptos: ventas de contado, ventas a crédito, recuperación de crédito, anticipos, cartera, gastos, cobranza e inventario existente al cierre de mes a nivel global de las sucursales, así como el balance interno de la empresa.

FUNCIONES SEMESTRALES:

Coordinarse con el administrativo de ventas y ventas para determinar de la cartera de clientes, el pecio de venta según su clasificación.

FUNCIONES ANUALES:

Elaboración de reportes generales de fin de año en base a los repartes mensuales, para la visualización del estado operativo de la empresa, así como el diseño de planes y programas a implementar en el año venidero a nivel global.

HABILIDADES Y APTITUDES

• Habilidad  tecnológica
• Análisis a corto y largo plazo
• Manejo de personal
• Manejo de recursos y presupuestos.
• Planificación y control
• Optimización de recursos humanos, técnicos y económicos
• Toma de decisiones
• Actitud de servicio

• Disciplina
• Organización
• Honestidad
• Liderazgo
• Motivación

NOMBRE DEL PUESTO:                 ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Elabora información que precisa el gerente administrativo para establecer  las estrategias requeridas para la sucursal  y es responsable de administrar, controlar, dirigir y supervisar los servicios administrativos (recursos humanos, materiales y servicios generales).

PERFIL:

• Sexo indistinto
• Estado civil indistinto
• Administración de empresas o equivalente
• Experiencia mínima de un año

FUNCIONES PERIÓDICAS:

• Coordinar actividades de los departamentos de administrativo de ventas, almacén y caja.
• Resolver problemas y necesidades de apoyo logístico que surjan en las diferentes áreas de la organización.
• Apoyo a la alta dirección en la toma de decisiones.
• Supervisar el cumplimiento de las normas y objetivos pre establecido dentro de la organización respecto a control interno.
• Apoyo al área de ventas en la revisión de la cartera de clientes para lograr la detección de saldos vencidos e irregularidades.
• Supervisión del departamento de caja, y coordinación con este departamento para la realización de cortes de caja diarios.
• En caso requerido, apoyo en capacitación del personal del departamento de almacén y caja.
• Se responsabiliza, directamente y/o a través de su personal, de la veracidad de las cuentas.
• Elaboración de nóminas semanales, quincenales y fiscales según corresponda.
• Elaboración de recibos de vacaciones y primas vacacionales.
• Colaboración para la generación de indicadores de calidad y desempeño del trabajo.
• Asesorar y brindar apoyo a las diferentes áreas de la organización.
• Apoyo a la alta dirección sobre medidas y controles administrativos buscando siempre una correcta función administrativa, así como la optimización de recursos humanos, materiales técnicos y económicos.
• Dirige la contratación de personal, valoración y desarrollo de los empleados, así  como la formación correspondiente.
• Revisar los expedientes de proyectos que contengan: pagares, anticipos, contratos y firma de la cotización de los clientes.
• HACERSE CARGO DE LAS PRESTACIONES DE LEY DE LOS TRABAJADORES (IMSS, INFONAVIT, AFORE)

FUNCIONES MENSUALES:

Elaboración de reportes de cierre de  mes (incluyen la información mensual generada de los siguientes conceptos: ventas de contado, ventas a crédito, recuperación de crédito, anticipos, cartera, gastos, cobranza e inventario existente al cierre de mes.

FUNCIONES SEMESTRALES:

Coordinarse con el área de ventas y almacén para determinar de la cartera de clientes.

FUNCIONES ANUALES:

Elaboración de reportes generales de fin de año en base a los repartes mensuales, para la visualización del estado operativo de la empresa, así como el diseño de planes y programas a implementar en el año venidero a nivel sucursal.

HABILIDADES Y APTITUDES

• Habilidad  tecnológica
• Análisis a corto y largo plazo
• Manejo de personal
• Manejo de recursos y presupuestos.
• Planificación y control
• Optimización de recursos humanos, técnicos y económicos
• Toma de decisiones
• Actitud de servicio

• Disciplina
• Organización
• Honestidad
• Liderazgo
• Motivación

NOMBRE DEL PUESTO:                ENCARGADO DE COMPRAS

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias, en el momento debido, con la cantidad requerida (en base al departamento de ventas y almacén) a un precio conveniente para la empresa y el cliente.

Debe considerarse prestador de posibilidades principalmente para el área de ventas.

PERFIL:

• Sexo indistinto
• Edad 25-45 años
• Estado civil indistinto
• Licenciatura en finanzas, gestión empresarial y/o conocimientos afines.
• Experiencia mínima de un año en el área de compras.
• Disponibilidad de tiempo

FUNCIONES PERIÓDICAS:

• Recibir pedidos llevarlos adelante y darle seguimiento hasta su satisfactoria conclusión.
• Buscar y asegurar la adecuada ejecución de los pedidos en tiempo y forma.
• Evaluación de las prioridades de compra mediante la coordinación con el área de ventas y almacén.
• Definir la compra mínima de artículo de cada proveedor.
• Comprar al mejor precio, buscando competitividad en el mercado (el mejor precio, calidad y existencias).
• Enviar copia de las compras al jefe de almacén (para corroborar las características de la compra en la recepción)
• Mantenerse tanto el mismo como departamento de almacén actualizados en precios costo de los artículos.
• En caso necesario reporta al proveedor el material en mal estado, o que no haya sido solicitado, y si es posible realiza la devolución del mismo en coordinación con jefe de almacén.
• Mantener actualizado estados de cuenta con proveedores
• Envío de facturas al gerente administrativo
• Programación de pago correspondiente a proveedores en tiempo y forma.
• Especificar itinerarios de transporte a fin de ahorro en el mismo.
• Asegurarse que al llegar el chofer a recolectar material, el proveedor lo demore lo menos posible.
• En caso requerido, localizar entregas demoradas.
• Estudio del mercado para identificar el status de la empresa en el mercado, así como el momento oportuno para la compra.
• Cultivar y mantenerse atento a nuevas posibilidades ya sea en productos específicos y/o proveedores.
• En caso requerido, llenar solicitudes de crédito y enviar documentación requerida (apoyarse de área administrativa respecto a documentación).
• Estar al tanto de disposiciones legales y tributarias que pueden afectar a los precios de los artículos.
• Mantener en vivo relaciones mercantiles (vendedores principales auxiliares en esta tarea).
• Envío de facturas a contabilidad para trámite de pago correspondiente.
• Aplicar devoluciones de ventas y/o proyectos.
• Actualizar precios de sistema.
• Entrega rápida de cotizaciones al área de ventas
• Dar de alta las compras realizadas en el sistema correspondiente.
• Recibir de administración general  y capturar los listados de materiales de proyectos y asignar un número de pedido en caso necesario.
• Solicitar al vendedor  el listado de material anexo al proyecto,  con firma de autorización del vendedor.

HABILIDADES Y APTITUDES

• Habilidad  tecnológica
• Facilidad de palabra
• Trabajo bajo presión.
• Análisis y búsqueda de opciones.
• Coordinación con otros departamentos.
• Optimización de recursos.

• Habilidad para negociar.
• Planificación y organización.
• Conocimiento de piezas y equipos.
• Actitud de servicio.

NOMBRE DEL PUESTO:                JEFE DE ALMACÉN

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Atender los requerimientos en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros del almacén, recibiéndolos, clasificando, codificando, despachando, inventariando y actualizando datos, para satisfacer las necesidades de dichas unidades.

PERFIL:

• Sexo masculino
• Edad 25-45 años
• Estado civil indistinto
• Licenciatura en informática, sistemas computacionales o equivalente (de preferencia bases administrativas)
• Experiencia mínima de un año

FUNCIONES PERIÓDICAS:

• Manejar los módulos (inventarios, remisiones, facturación, clientes y compras).
• Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos y suministros que ingresan al almacén.
• Verifica en base a la copia de compra que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.
• En caso necesario reporta al departamento de compras material en mal estado, o que no haya sido solicitado, y si es posible realiza la devolución del mismo.
• Clasifica, organiza, e identifica el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.
• Conocer el funcionamiento del material, para auxiliar al cliente en caso requerido.
• Atención cordial y de servicio tanto con el cliente como el personal auxiliar del departamento.
• Realiza cotizaciones de material que los clientes soliciten, buscando concretar la venta.
• Elabora remisiones o facturas de material ya sea para control interno (entre sucursales) o directamente con el cliente.
• Lleva el control de entradas y salidas de mercancía, a fin de mantener datos actualizados en el sistema de administración.
• Revisa constantemente los niveles de stock, para mantener el inventario en los niveles máx. y mín. requeridos.
• Realiza órdenes de material el sábado al mediodía al departamento de compras (enviar copia a administración general) en base a los niveles de stock con la siguiente tabla.

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