Diagnostico Administrativo Análisis Estructural

Diagnostico Administrativo

Análisis Estructural

Con base al estudio realizado en el Instituto de Desarrollo Social se puede establecer que la estructura con la que cuenta es la siguiente: El despacho superior, Departamento de administración interna, Departamento de prevención y el departamento Jurídico y sus respectivas secciones. De toda la  información  proporcionada su estructura es la siguiente:

                                                 Figura No. 1

Organigrama General

Instituto de Desarrollo Social –IDS-

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Elaborado por Grupo 3, salón 108. Seminario Integrador

Fecha 21/02/2018

La institución cuenta con una estructura organizacional reconocida, sin embargo es importante indicar que la estructura actual no responde efectivamente para satisfacer las necesidades y cumplir con las funciones correctas para cada unidad administrativa derivando a ello existen diferentes problemas en la Institución tales como: Los colaboradores no se identifican con la filosofía de la Institución, los colaboradores realizan tareas que no les corresponde, desconocen a sus superiores o las jerarquías existentes entre otros.

El objetivo principal de la Institución se puede establecer como propiciar el desarrollo humano y social en cada institución del sector público, con el fin de obtener personas con un alto nivel de calidad de vida que aporte efectividad a las instituciones y de esa manera cada institución pueda obtener su propio desarrollo.

Se estableció que carece de una estrategia de desarrollo ya que cada proceso que realizan, no lleva una eficiencia adecuada, esto debido a que mantienen un alto índice de rotación de personal, provocando esto la disminución en la  productividad de los colaboradores porque se deben capacitar para que conozcan sus funciones y realicen la tarea de forma adecuada y eficiente.

Derivado del estudio se determinó que existen que existen 3 jefaturas por debajo del Despacho superior, Jefatura de Administración Interna el cual está dividido en 6 secciones y 3 unidades. La Jefatura del Departamento de prevención  y la Jefatura del departamento Jurídico.  Cada sección y unidades administrativas son las encargadas de brindar apoyo a las jefaturas correspondientes en ejecución de la gestión administrativa.

.En cuanto a la cantidad del recurso humano con que cuenta la Institución es de 52 puestos de trabajo, sin embargo existe un problema en la delegación de autoridad provocando con esto  que algunos empleados realicen trabajo con duplicidad.

El tramo de control existente es demasiado amplio y se identifica en el departamento de Administración interna pues son 40 puestos los que debe supervisar dicha jefatura  siendo estos: 3 encargados de Unidades administrativas, 6 jefes de sección y cada uno con sus subalternos dando como resultado una administración centralizada en el área táctico, presentando una problemática en la comunicación e inconformidad entre los colaboradores debido que las instrucciones que son tomadas no son las más correctas en determinados casos.

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Análisis Funcional

Las funciones básicas establecidas en el proceso administrativo, como lo es la planificación, la organización, la dirección y el control, que la Institución pone en práctica, en su mayoría son de una manera deficiente, esto debido a la falta de una línea Autoridad- Responsabilidad establecida, esto se debe por la centralización que existe en el área táctica, provocado que en su momento el Presidente de la Institución entrego gran autoridad sobre el Jefe de Administración Interna sin embargo esto provoca que realice muchas actividades al mismo tiempo y las realice sin la eficiencia adecuada.

Adicional la institución carece de manuales administrativos, que orienten las tareas asignadas a cada colaborador, ya que estas se realizan de forma técnica o empírica, por lo que provoca duplicidad en las tareas debido que no conocen cuáles son sus tareas específicas, inclusive realizan tareas que no corresponden a su área de trabajo, por lo que se evidencia la inexistencia de un sistema de información que facilite la relación autoridad-responsabilidad entre jefe y subordinados. Esto debido a la falta de normas que faciliten la ejecución de los procesos o tareas a realizar.

La falta de delegación de autoridad por parte del Jefe de Administración Interna provoca que las tareas no se realicen de una forma efectiva, generado por la falta de un liderazgo efectivo, lo cual ha venido provocando una serie de problemas tales como: la que los subordinados desconocen quienes son sus jefes inmediatos, no hay coordinación para reuniones con las jefaturas de secciones y encargados de cada unidad, lo que provoca el retraso de las actividades.

Análisis Procedimental

La unidad tiene establecido un procedimiento general el cual contempla expropiar el desarrollo humano y social en cada institución del sector público, se desconocen los procesos a ejecutar los cuales son realizados basados en la experiencia adquirida por los empleados, de acuerdo al sentido común,  sin contar con instrumentos administrativos y capacitación respectiva, que conlleva a la ejecución de tareas que no les corresponde, no cuentan con normas que faciliten la ejecución de los procesos, debido a que nunca se han elaborado los instrumentos técnicos que permitan ver esta necesidad.

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