Documentos Mercantiles

INDICE

PRESENTACION

El presente trabajo monográfico tiene como finalidad dar a conocer las diferentes clases de documentos mercantiles que participan en las operaciones que se realizan a nivel empresarial, también sirve como fundamento legal para los pactos financieros y comerciales que se celebran durante una transacción comercial a diferentes tipos de niveles.

Los documentos se clasifican de acuerdo a las diferentes operaciones que realizan

INTRODUCCION

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por una constancia escrita de los acuerdos entre ambas partes. En nuestra actualidad y mundo globalizado de los negocios cualquier paso que se de en mercado es decir en el campo mercantil se hace constar en algún documento y en el caso de que su importancia lo justifique el documento en cuestión puede llevar alguna firma de las partes involucradas. De lo señalado podríamos decir que las continuas operaciones efectuadas por una persona natural o jurídica requiere la emisión y/o recepción de documentos de diversa índole.

Documentos mercantiles

Las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar y dar a entender que existe entre dos partes que se ha efectuado un convenio, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

1._ DEFINICION:

Los documentos mercantiles Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos documentos pueden ser negociables y no negociables.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma e importancia en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio una comercialización de bienes o servicios. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente que ha hecho una compra por citar solo un ejemplo o por otros casos descríbela operación en forma escrita, reduciendo asi en gran parte las discrepancias futuras entre los interesados. Estos documentos son importantes para las empresas ya que de ello dependerá sus actividades de Contabilidad para llevar una adecuado control financiero, mientras más grande sea una empresa mayor control de estas debe de llevar ya que se realizaran más cantidad de operaciones de transacciones financieras que necesitan ser documentados

2._IMPORTANCIA:

Son de gran relevancia para toda organización, ya que por medio de estos se puede certificar alguna transacción, hecho u operación mercantil y de allí proceder a realizar los registros contables, es decir, en base a estos documentos se toman los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros de contabilidad, los cuales tienen q estar apoyados en un archivo de documentos bien organizados. Estos documentos dan soporte y veracidad a la información plasmada en los libros y prueban un hecho desde el punto de vista legal.

El documento mercantil al constituir un elemento probatorio puede permitir por ejemplo, seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna, la de reclamar al Departamento de Compras el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras.

3._CLASIFICACION

A. Documentos Comunes o Corrientes:

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros contables y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Algunos de estos documentos son:

Recibo: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Solicitud de compra: Documento por escrito, aprobado por un empleado calificado que representa alguno de los departamentos de la empresa como por ejemplo el Departamento de ventas, solicitando que se le tramite la adquisición de artículos necesarios que se destinan a la reventa en la organización.

Orden de compra: Documento que autoriza toda adquisición por la empresa, es hecha por el departamento de compras y puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado.

Factura: Documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial

Notas de Debito: Documento que incrementa el importe de una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, así como por anulación de operaciones.

Notas de Créditos: Documento que disminuye el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

Comprobantes de ventas: Documento que arroja la maquina fiscal donde se registran las ventas, ésta produce un ticket, el cual se entrega al cliente.

B. Documentos de Créditos:

Sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar por él, por eso se dice que estos documentos a diferencia de los corrientes pueden ser negociables. Entre ellos tenemos:

Letra de cambio: es un documento mediante el cual una persona llamada girador le ordena o otra llamada girado que le pague una determinada cantidad en una fecha a una tercera persona llamada beneficiario, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo.

Pagare: Es un documento que representa título valor o instrumento financiero el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado,

El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida una cuenta, donde la persona tiene cantidades de dinero disponible, el cual Constituye una orden que el titular dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. El cheque deberá contener: la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar, que ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque, la firma del que lo expide, al que se denomina portador.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

TICKET

Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales (contribuyentes del Régimen Único Simplificado) sin embargo en algunas ocasiones los tickets son emitidos por contribuyentes del Régimen Especial del Impuesto a la Renta, permitiendo de este modo formar parte del costo o del gasto para efectos tributarios.

DEFINICIÓN

El ticket o cintas emitidas por máquinas registradoras deberán ser utilizados en operaciones con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

-En operaciones que se realiza con consumidores finales

-En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

-Solo podrán ser emitidos en moneda nacional.

-Permite ejercer el derecho al Crédito Fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o Crédito Deducible

-Los tickets no permiten ejercer el derecho al crédito fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o crédito deducible, salvo que cumpla con los requisitos del caso.

USO

Sustentarán gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se identifique el comprador consignando su número de RUC y se emitan como mínimo en original y una copia los que se entregarán al comprador. Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal cuando adicionalmente a los requisitos ya indicados se discriminen en el monto de los tributos o que gravan la operación.

REQUISITOS SE EXIGEN PARA LAS MÁQUINAS REGISTRADORAS

Las máquinas registradoras que emitan tickets, deberán ser, para efecto de la emisión de comprobantes de pago de " programa cerrado", entendiéndose como tal, aquél que no permite modificaciones o alteraciones de los programas de fábrica tales como modificaciones de datos en la fecha y hora de emisión, número de máquina registradora, número correlativo autogenerado, número

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