Documento Mercantil

Documentos mercantiles

En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. Las organizaciones se ven envueltas en un círculo de transacciones de carácter mercantil, lo cual da origen a una variedad de convenios, tratos, acuerdos entre comerciantes o entre personas que realicen actos de comercios estos dan lugar a la utilización de una gran variedad de documentos mercantiles. De estas transacciones realizadas día a día en un negocio, es necesario dejar constancia por escrito ya que así queda una evidencia de la operación realizada, quedando claramente identificado cuales son los derechos u obligaciones que genera la operación.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, es de mucha importancia para la contabilidad que para realizar un asiento este debe ir amparado por algún documento que justifique la veracidad de la operación.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

La importancia de la documentación mercantil es muy importante porque se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Ellos permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud del que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Su Clasificación: Corrientes O Comunes: entre ellos tenemos

La Requisición:

Es un documento con el cual se inicia el proceso de compra, es una solicitud elaborada por el departamento que requiere determinado artículo. En el queda claramente especificado lo que se pide (número de unidades), es elaborado generalmente por triplicado, original para el departamento de compras, duplicado parta el departamento de contabilidad y triplicado para el departamento solicitante.

Solicitud de cotización:

Este tipo de documento constituye una evidencia de que el pedido se realizó con el proveedor que ofrecía los mejores precios y condiciones. El departamento de compra emite varias solicitudes de cotización las cuales remite a varios proveedores, en las cuales quedan indicadas todas las características del artículo y las condiciones en que lo desea la empresa.

Cotización:

Este documento es enviado por el proveedor como consecuencia de la solicitud de cotización, en el queda expresado las condiciones en que nos puede vender el articulo solicitado, precio y condiciones de pago. La cotización no puede ser vista como una obligación con el proveedor, ya que la empresa está en libertad de escoger las cotizaciones que represente más favorable y mejores beneficios para la organización.

Orden de compra:

Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Este documento es emitido por la empresa compradora por medio del cual autoriza al proveedor a enviar la mercancía, en él se hace constar los requisitos de la transacción y lo convenido por ambas partes.

Factura de venta:

Este documento es emitido por el proveedor donde queda claramente detallado nombre del vendedor con su respectiva dirección, nombre del comprador con su respectiva dirección, descripción de la mercancía, condiciones de pago, descuentos concedidos oi por conceder, como se remitirá la mercancía y cantidad total a pagar. Este documento debe ir acompañado de la orden de compra y se distribuye el original para el comprador y varias copias que de distribuyen entre el comprador y el vendedor.

Es necesario que la empresa compradora conserve este documento para registrar la operación en el libro diario o libro de compras.

Notas de débito y de crédito comercial:

Este tipo de documento se utiliza para ajustar cierta operación y como consecuencia ajustar cuentas en la contabilidad, pueden ser emitidos por el comprador o vendedor.

Si el comprador recibe la mercancía y está en condiciones inferiores a la exigida, o en la factura el precio estipulado fue superior a lo realmente convenido, o la empresa compradora decide devolver la mercancía o parte de esta, cualquiera de estas situaciones trae como consecuencia que debe ser modificado el monto de la deuda que tiene con el vendedor. En estas circunstancias el comprador emite una nota de débito al vendedor para ajustar la cantidad adeudada y este procede a ajustar en sus libros la operación.

Documentos de créditos

Documentos de Crédito, son los que se basan en la confianza que una persona tiene con otra y en los cuales se hace constar un compromiso o una obligación contraída entre ambos.

Letra de cambio:

Es un título de crédito, que constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada tomadora o beneficiaria, una cantidad determinada, en una fecha determinada, a una tercera persona llamado librado.

La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese, mediante el cual una persona

...