Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles

• Documentos mercantiles : Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.

• Clasificación de los documentos mercantiles:

Los Documentos Mercantiles se clasifican en dos grupos:

1-Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes.

a ) Solicitud de Cotización.

Es un proceso financiero estándar por el cual se invita a los proveedores (solicitud) a empezar un proceso de compra/venta, que conduce a una oferta de servicios y productos específicos. Por lo general, una solicitud de cotización involucra más que el precio por el producto y puede incluir cuestiones como términos de pago, periodos de contrato o niveles de calidad. Todas estas cuestiones estarán incluídas en el periodo del proceso de licitación. Las solicitudes de cotización incluyen las especificaciones de los productos que se negocian para asegurar que todas las partes que ofertan lo hagan sobre los mismos artículos.

b ) Cotización

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.

c ) Orden de Compra.

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

d ) Factura de Venta.

Las facturas de venta son un instrumento que sirve como constancia para el vendedor y para el comprador de la operación realizada. Describe en ella lo que se ha comprado y por ende vendido, y el precio pagado. En este caso el hecho descrito es la operación de compraventa. Se deben consignar en ella los datos personales del comprador y del vendedor, sus domicilios y sus condiciones respecto a las cargas impositivas. Se deben también dejar anotados los datos de los productos o servicios vendidos (cantidad, descripción de los mismos para identificarlos, precio unitario y precio total). También debe aclararse las condiciones de venta (si es al contado o a crédito, pagadero con cheque, en efectovo, con tarjera de crédito o débito, si es al por mayor o por menor). Al emitir facturas el comerciante se obliga al pago de impuestos por el importe facturado.

e )Nota de Despacho.

Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importan venta.

La nota de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderías en una empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la nota de despacho la recepciona el bodeguero de la empresa.

La nota de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de las mercaderías, es por ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la exhibición de estos documentos para evitar el transporte de mercaderías robadas o de dudoso origen.

La nota de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario, solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.

f ) Nota de Débito Comercial.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente,

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