Documentos Mercantiles

Documentos Mercantiles.-

Asignatura: Laboratorio Contable.-

Fecha: 06 de Junio del 2005.-

Curso: Tercero Contabilidad.-

Nombre: Tania Cáceres Ardiles.-

INDICE.-

 Facturas

 Facturas de Compras

 Liquidación de Facturas

 Notas de Débito

 Notas de Crédito

 Guías de Despacho

 Boletas de Ventas y Servicios

 Boletas de Honorarios

 Boletas prestación de Servicios de Terceros

 Letra de Cambio

 Nota de Ventas y Orden de Compras

Facturas.-

Es el documento tributario que los comerciantes envían usualmente a otro comerciante, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago del precio. La factura es el comprobante legal de la compraventa.

Cada factura debe disponer de un recuadro, en el cual se especifica el Nº de Rut del emisor, nombre del documento y su Nº correlativo, deben ser impresos en un recuadro de 4 Cms. de altura por 8 Cms. de largo, enmarcado por un filete de un Mm. de grosor. Dicho recuadro ira en el ángulo superior derecho del documento, a 0,5 Cms. del corte y será de color verde, tipo pantone “Green U” o “Green C”. El Rut y el nombre del documento deben ser impresos en letra tipo “Univers Médium”, con cuerpo 18 y en alta. En cuanto al Nº correlativo del documento, éste no podrá tener un tamaño inferior a 4 Mm. de altura. Todos los caracteres al interior del recuadro deben ser impresos en igual tipo de color verde. Además debe individualizarse la Unidad del Servicio de Impuestos Internos donde debe efectuarse el timbraje respectivo. La fecha de vigencia de emisión debe estar preimpresa, bajo el recuadro de color donde se menciona el Rut del emisor, mediante el siguiente texto: “FECHA VIGENCIA EMISION HASTA 31 diciembre.2006.

Toda factura debe tener una cuarta copia de la factura original, sin valor tributario, para los efectos de su transferencia a terceros o cobro ejecutivo. Esta cuarta copia debe indicar su destino en el vértice inferior derecho del documento mediante la leyenda “CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVO-CEDIBLE”, que queda en poder del vendedor o prestador del servicio, o de un tercero a quien se traspase.

Esta nueva copia obligatoria debe cumplir con los mismos requisitos que la primera y segunda copia obligatoria, incluido la leyenda diagonal “COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL”.

Cuando el comprador paga la factura, el vendedor debe colocar el timbre CANCELADO, fecha y firma del vendedor.

Guías de Despacho.-

Es el documento en el que se detallan los artículos que el proveedor envía al comprador.

Su manejo: Original y copia al comprador, quien devuelve esta última firmada si esta conforme con el despacho. En caso de disconformidad, deja constancia de sus observaciones en el original. Segunda copia para la Bodega.

Al igual que la factura debe tener una cuarta copia de la guía original, pero en este caso específico la frase que da cuenta del destino de esta copia debe indicar la expresión: “CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVO-CEDIBLE CON SU FACTURA”.

Adicionalmente, esta copia deberá disponer de un recuadro, en el cual se pueda consignar la firma, nombre y Nº de Rut de la persona que realiza el acuse recibo conforme de la recepción de mercaderías o de la prestación de servicios, así como la fecha y recinto en que se realizó dicho acuse.

Nota de Venta.-

Este módulo es un complemento del sistema de ventas e inventario y por ende requiere de presencia para funcionar.

Las Notas de Venta se emiten a los diferentes clientes para constituir una reserva inmediata en la bodega logrando que los demás vendedores estén en conocimiento del stock reservado y del disponible. A su vez el bodeguero, gracias a ella, esta en conocimiento de lo que debe preparar para despachar.

Permite coordinar los despachos del camión y saber que se debe revisar en las Guías de Despacho o Facturas de Venta.

El sistema permite hacer entregas parciales por lo que le muestra al bodeguero o vendedores lo que esta pendiente por entregar y si se han cumplido los plazos de entrega.

Letra de Cambio.-

Es un documento en que una persona encarga a otra que pague una cantidad determinada de dinero a una tercera o a su orden.

En una Letra de Cambio intervienen tres personas:

 Librador o Girador: es el que gira la letra y ordena el pago.

 Librado: es la persona que recibe la orden y paga.

 Tomador o Beneficiario: es la persona que recibirá la suma de dinero.

En la manifestación clara del librado de obligarse al pago de la letra, con su firma atravesada en el anverso del documento, precedida de la palabra ACEPTADA.

Para cumplir el mandato de pago, el librado necesita disponer de la cantidad de dinero que se le ordena pagar. Se entiende hecha la provisión de fondos cuando el librado es deudor del librador o cuando el librador cuenta con la autorización del librado para girar a su cargo.

Las Letras de Cambio se extienden en formularios especiales impresos por el Estado, con timbre fijo. Se adquieren en las Tesorerías Fiscales, y con mayor facilidad, en las Oficinas de Correos. Sin embargo, la ley permite que cualquiera Empresa pueda solicitar de las Tesorerías, previo deposito en arcas fiscales, la aplicación del timbre fijo en formularios de letras que las propias Empresas confeccionan para su propio uso.

Deben contener los siguientes datos:

 Lugar y fecha de emisión.

 La época en que debe hacerse el pago.

 Nombre y apellidos del tomador o beneficiario.

 La cantidad que el librador manda pagar.

 El nombre, apellidos y domicilio del librado.

 La firma del librador o girador.

Factura de Compra.-

Fueron creadas para efectuar compras a particulares o a contribuyentes de I.V.A. de difícil fiscalización. La factura de compra se emite por el comprador en las siguientes ocasiones:

 Cuando el vendedor es un particular, en cuyo caso esta operación no esta afecta al Impuesto de Valor Agregado.

 Cuando el vendedor no tiene facturas de ventas o no tiene la calidad de vendedor habitual.

La factura de compra debe cumplir los mismos requisitos de las facturas, con las siguientes exigencias adicionales:

 Indicar en el recuadro verde el Rut del emisor y el nombre del documento “FACTURA DE COMPRA”.

 La emisión en cuadruplicado también es obligatoria, con la exigencia de entregarse el duplicado al vendedor de las especies, quien deberá firmar el original, que quedará en poder del adquirente conjuntamente con el triplicado “CONTROL TRIBUTARIO” y el cuadruplicado “COBRO EJECUTIVO-CEDIBLE”, para su revisión posterior por el SII y para hacer uso del crédito fiscal, cuando corresponda.

 Además de los antecedentes de individualización del vendedor exigidos para las facturas de ventas, debe consignarse el numero de la Cedula de Identidad del vendedor, quien debe firmar el original y contener cualquier otro antecedente que permita la mejor identificación del vendedor de la especie (patente del vehículo, etc.).

 Deben ser numeradas con numeración única nacional.

Nota de Débito.-

La nota de débito es el documento que conforme al Art. 57 del D.L. Nº 825 de 1974 debe emitirse por aumentos del impuesto facturado.

Las empresas, en no pocas oportunidades, se ven en la necesidad de enviar facturas a sus clientes sin incluir gastos de conducción, embalaje, u otros. Para cargar estos gastos al cliente, que a su vez conllevan un mayor impuesto a beneficio fiscal, el vendedor debe emitir una Nota de Débito. También es frecuente la utilización de este documento cuando se producen diferencias de precios a favor de la firma vendedora o prestadora del servicio.

Conforme a las disposiciones legales vigentes, las Notas de Débito, deben cumplir con los mismos requisitos exigidos para las facturas y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.

Concordante con el inciso precedente, son válidos para las Notas de Débito todo lo tratado en la factura.

Nota de Crédito.-

La Nota de Crédito es el documento que conforme al Art. 57 del D.L. Nº 825 de 1974, debe emitirse por los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación.

Las firmas comerciales cuando reciben mercaderías devueltas por sus clientes (fallas en alguna de las unidades, calidad no pedida, etc.), debe emitir una Nota de Crédito para abonar en la cuente del cliente el respectivo

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