EL PROCESO DE INSTRUMETANCION

EL PROCESO DE INSTRUMENTACION

E la segunda fases de la metodología para realizar una Auditoria Administrativa. Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección de información que se estimen más viables; tomando en cuenta:

• Las circunstancias propias de la auditoria.
• La medición que se empleara.
• El manejo de los papeles de trabajo y evidencia.
• L a supervisión para mantener una coordinación efectiva.

Al seleccionar la información hay que enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo, para no tener errores de interpretación que pueden causar retrasos  que ocasiones reprogramar o suspender la auditoria.

Para recolectar la información requerida en forma ágil y ordenada es importante aplicar técnicas que permitan lograrlo. Algunas de las  técnicas más utilizadas son:

• Investigación Documental: consiste en localizar, seleccionar  y estudiar  la información que puede aportar  elementos  de juicio  a la auditoria. Para aplicar una auditoria administrativa se pueden revisar los organigramas, manuales administrativos, sistemas de información, sistemas de normalización y certificación, cuadro de distribución de trabajo, fichas del personal, inventarios de mobiliario y equipos y las auditorias administrativas previas.
•  Observación Directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional de la empresa.
• Igualmente  debe tener acceso a la redes de información.
• La entrevista: Consiste en una o varias personas y cuestionarles orientadamente para obtener información.
• Cuestionarios: Se emplean para obtener información deseada en forma homogénea.

Luego de recolectar la información es necesario medirla, esto permitirá consolidar la instrumentación, para evaluar hay que relacionarlos con una medida de los indicadores establecidos por el proceso administrativo, las escalas que bajo se empleen debe garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

El auditor debe manejar los papeles de trabajo  de manera ordenada, agil y coherente a su trabajo. Estos papeles de trabajo son registros  donde describen  técnicas y procedimientos aplicados,  las pruebas realizadas la información obtenida y las conclusiones alcanzadas, siendo estos el soporte principal que el auditor deberá incorpora en su informe.

Los papeles de trabajo deben incluir  en su contenido:

El proyecto de auditoría, Índices, cuestionarios y resúmenes de trabajo realizado, indicadores de la observación, anotaciones sobre la información relevante, ajustes realizados, reportes de posibles irregularidades, lineamientos por área de aplicación.

Es importante homogenizar su presentación e información  los papeles no deben sobrecargarse sino presentarse de forma clara y ordenada, con información solida.

La evidencia, permitirá la comprobación de los hallazgos  durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones del auditor.la evidencia puede ser; Física, documental, testimonial,  y analítica.

Supervisión del trabajo:

Ejercer supervisión del trabajo  permitirá  tener la seguridad de que se sigue el programa de auditoría que se realiza, de esta manera  se garantiza que las acciones obedezcan  a los objetivos de la auditoria. La supervisión comprende: Revisión del programa de trabajo, vigilancia constantes y cercanas al trabajo de los auditores, aclaración oportuna de dudas, control del tiempo invertido en función del estimado, revisión final del contenido de los papeles de trabajo para verificar que estén completos y cumplen con su propósito.

...