EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO

EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO semana 1

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad que se tiene en el almacen y las existencias se reponen cuando estas bajan a cierto nivel ordenando una cantidad fija. Cada vez que se toman existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias para senalar en forma exacta la cantidad que aun se tiene a la mano. En los establecimientos mas grandes y modernos, los registros de las existencias se mantienen por medio de un sistema de computacion de tiempo real; la cantidad que se toma de las existencias se alimenta inmediatamente a una computadora, en donde se mantiene el estado actual de los articulos A y B. La computadora senala cuando se alcanza un punto de reordenamiento y puede incluso programarse para que cambie el EOQ cuando el patron de la demanda parece alterarse en forma permanente.

Un sistema de ¡§dos partes¡¨ es una version del plan de orden constante en que una parte mantiene una cantidad igual al nivel de reordenamiento y la segunda parte mantiene la diferencia entre Q y el punto de reordenamiento. Se emplean los articulos de la segunda parte hasta que esta vacia. Esto senala la necesidad de una orden de aprovisionamiento. Durante el adelanto temporal para el nuevo aprovisionamiento, el consumo se hace de la otra parte que mantiene el adelante temporal esperado para la cantidad de utilizacion mas una existencia de seguridad. El procedimiento ciclico elimina la necesidad de hacer anotaciones en las tarjetas de control de existencias, pero necesita control para asegurar

Que el consumo no se hace de la parte de reserva hasta que la otra este vacia y que se notifica al departamento de compras cuando se emplea por primera vez la parte de reserva.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO

En un sistema de inventario periodico el numero de articulos que se tienen en el almacen se revisa con un intervalo constante: semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC; los articulos que tienen utilizacion monetaria alta se comprueban con mas frecuencia que los articulos C. Despues de cada revision, se hace un pedido. La magnitud de este depende de la tasa de utilizacion durante el tiempo que media entra las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden esta disenada para que aproxime al nivel de las existencias a un numero maximo deseado, tal como el EOQ mas una existencia de seguridad:

Cantidad de la orden = Q ¡V inventario presente + utilizacion durante el adelanto temporal + existencia de seguridad

En esta formula la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre revisiones es alta.

El sistema del intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del inventario en que existen muchos retiros pequenos y son bajos los costos de la orden. Una tienda de departamentos es un buen ejemplo; las comprobaciones visuales del inventario sobre los estantes se llevan a cabo a intervalos frecuentes. Grandes ordenes compuestas por diferentes articulos se pueden hacer a un tiempo al almacen. Las comprobaciones visuales son mucho mas practicas que el registro de retiros individuales y las ordenes grandes y periodicas reducen costo de los fletes. Una orden combinada tambien puede permitir los descuentos por la cantidad. Las debilidades del sistema son debidas a

fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periodicas a su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en mas de un lugar.

LA POLITICA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA

En forma similar a como se explico para las cuentas por cobrar, el establecimiento de una politica de inventarios debe considerar una serie de elementos cualitativos y cuantitativos cuyo proposito es establecer un equilibrio entre el riesgo de mantener un determinado nivel de inventario y la rentabilidad generada por la inversion de dicho rubro.

Elementos cualitativos

Se relacionan con los criterios de las diferentes areas funcionales de la empresa con respecto al nivel de inventarios a mantener y que se basan en el punto de vista muy particular de los responsables de cada area en relacion con los factores que afectan el establecimiento.

En general, el gerente financiero, propendiendo por el alcance del objetivo basico de incremento del valor de la empresa, preferira mantener las menores cantidades posibles de inventario de todo tipo. Mercadeo y Produccion, por su parte, querran mantener altos volumenes con el fin de reducir al maximo los riesgos operativos inherentes el mantenimiento de un bajo nivel.

Produccion, por ejemplo, insistira en el mantenimiento de un alto volumen de materias primas para garantizar la produccion presupuestada a la vez que protegerse de eventuales problemas de abastecimiento como escasez, dificultades de transporte, incumplimiento de los proveedores, etc.

Mercadeo, por su parte, insistira en el mantenimiento de un alto nivel de productos terminados para evitar que se den ventas perdidas por inadecuado abastecimiento a los clientes.

Y en muchos casos, ambos, Produccion y Mercadeo, querran mantener altos volumenes de produccion en proceso que permitan, sostener la produccion en caso de problemas de abastecimiento de materias primas; y al segundo, poder disponer en forma rapida de produccion terminada en caso de un incremento intempestivo de la demanda.

Estos diferentes puntos de vista pueden generar conflictos internos en la empresa, que el gerente financiero debe neutralizar, manteniendo una gran prudencia de criterio y utilizando una gran capacidad de argumentacion para demostrar de que forma la disminucion de riesgo operativo tiene un limite, que esta determinado por el costo que debe incurrirse por el mantenimiento de un determinado nivel de inversion.

Como herramienta gerencial para lograr la reduccion de los inventarios al minimo posible sin que ello exponga a la empresa a riesgos innecesarios y por el contrario se propicie la reduccion de costos, se aumente la eficiencia y se incremente la produccion, el sistema

denominado Justo a tiempo continua siendo la alternativa mas utilizada por las empresas. Una breve explicacion de esta herramienta se provee en este capitulo, lo cual se hara una vez estudiemos algunos aspectos cuantitativos relacionados con el inventario.

Se relacionan con los criterios de las diferentes areas funcionales de la empresa con respecto al nivel de inventarios a mantener y que se basan en el punto de vista muy particular de los responsables de cada area en relacion con los factores que afectan el abastecimiento. Aunque existen modelos matematicos disenados para ayudar a determinar

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