ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL ANÁLISIS DEL PUESTO

La descripción de un puesto es un texto que explica lo que hace en realidad la persona que ocupa el puesto, cómo lo hace y en qué condiciones desempeña el trabajo. A su vez, esta información se usa para redactar la especificación del puesto, en la que se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para desempeñar el puesto en forma correcta. (El recuadro de tecnología de la información explica cómo ayuda a ello Internet.)

No existe un formato estándar para redactar la descripción de un puesto pero casi todos contienen secciones relativas al:

l. La identificación del puesto

2. Un resumen del puesto

3. Las responsabilidades y obligaciones

4. La autoridad del titular

5. Estándares de desempeño

6. Condiciones laborales

7. Especificaciones del puesto

La identificación del puesto

La sección de identificación del puesto, como la que se muestra en la figura 3-8, contiene diversos tipos de información. El titulo del puesto especifica si se trata, por ejemplo, de un supervisor de operaciones para el procesamiento de datos, un gerente de mercadotecnia o un oficinista que controla inventarios. Los títulos y las descripciones de los puestos se deben mantener actualizados y el Dictionary of Occupational Titles, del Departamento del

Trabajo, puede ser muy útil en este sentido. Contiene listas de nombres de miles de puestos (así como listas de las obligaciones correspondientes a cada uno). La sección de situación del puesto permite identificar enseguida si el puesto está exento o no. (Al tenor de la

Ley de normas laborales justas ciertos puestos, principalmente administrativos y profesionales están exentos de las disposiciones del salario mínimo y las horas extras contenidas en la ley). La fecha especifica cuando se redactó, de hecho, la descripción del puesto y "preparada por" se refiere a la persona que la redactó. También hay espacio para indicar quién autorizó la descripción y, tal vez, un espacio que indica la ubicación del puesto en términos de planta o división y departamento o sección. En .ocasiones, el nombre del puesto del supervisor inmediato se incluye en la sección de la identificación, así como información relativa al sueldo y/o la escala salarial del puesto. También puede contener un espacio para indicar el grado o nivel del puesto si hubiera tal categoría; por ejemplo, una empresa que clasifica a los programadores como programador II, programador III y así sucesivamente.

El resumen del puesto

El resumen del puesto debe describir su carácter general, enumerando sólo sus principales funciones o actividades. Así (en la figura 3-8), el gerente de mercadotecnia "planifica, dirige y coordina la mercadotecnia de los productos y/o servicios de la organización". En el caso del puesto de gerente de materiales, el resumen podría decir que "el gerente de materiales compra en forma económica, regula las entregas, almacena y distribuye todos los materiales que se necesitan en la línea de producción". En el caso del puesto de un supervisor de la oficina de recepción de correspondencia "el supervisor de la misma recibe, clasifica y entrega debidamente toda la correspondencia que se recibe y maneja toda la correspondencia que se envía, inclusive el depósito correcto y oportuno .de la referida correspondencia"."

Procure evitar una descripción general como "desempeña otras labores conforme se requieren". Incluir una descripción así puede dar a los supervisores mayor flexibilidad para asignar obligaciones. No obstante, algunos expertos dicen en forma contundente que "un elemento que se encuentra con frecuencia y que jamás se debería incluir en la descripción de un puesto es una 'frase ambigua' como 'otras obligaciones, conforme se asignen" pues deja abierto el carácter del puesto y a las personas que se necesitan para ocuparlo.

Las relaciones

En ocasiones se definen las relaciones (no en el ejemplo) que tiene la persona que ocupa el puesto con terceros, dentro y fuera de la organización y, en el caso de un gerente de personal podría ser:

Informa a: vicepresidente de relaciones con los empleados.

Supervisa: oficinista de personal, administrador de pruebas, director de relaciones laborales y una secretaria.

Trabaja con: todos los gerentes de departamento y la administración ejecutiva.

Fuera de la compañía: agencias de empleo, negocios dedicados a reclutar ejecutivos, representantes

sindicales, oficinas federales y estatales de empleo y diversos vendedores."

Responsabilidades y obligaciones

Esta sección contiene una lista de las principales obligaciones y responsabilidades del puesto.

Como puede verse en la figura 3-8, las obligaciones principales de cada puesto se deben enumerar por separado, describiéndolas con unas pocas frases: En la figura, por ejemplo las obligaciones incluyen "establece metas de mercadotecnia para garantizar una parte del mercado...", "elabora y ejecuta planes y programas de mercadotecnia", "se comunica con agencias de publicidad externas" y "prepara y recomienda la estrategia de precios". Algunas obligaciones típicas de otros puestos incluirían, mantener inventarios controlados y equilibrados, presentar informes exactos a cuentas por pagar, conservar favorables las variaciones de los precios de compra y reparar las herramientas y el equipo de la línea de producción.

En este caso, puede usar el Dictionary of Occupational Titles del Departamento del Trabajo para detallar las obligaciones y las responsabilidades del puesto. Por ejemplo, como se muestra en la figura 3-9,

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