ETAPAS DEL DESDRROLLO DE LA CONTABILIDAD AGRICOLA

CONTABILIDAD AGRICOLA

AGRICULTURA: Se define como actividad agrícola la explotación primaria del suelo mediante los cultivos.

Cuando la actividad es la compra y venta de productos agrícolas se ejerce el comercio, en ese caso la persona que lo ejecuta se clasifica como comerciante.

El agricultor como tal no está obligado a estar registrado en la cámara de comercio ni a llevar libros contables registrados.

Es importante tener en cuenta que para efectos tributarios la máxima prueba es la contabilidad llevada en debida forma, en el caso de los agricultores pueden registrar un libro de ingresos y egresos en la administración de impuestos nacionales y de esta forma tener un registro contable que debe estar soportado con los documentos que dieron origen a la respectiva transacción contable.

Teniendo en cuenta el tiempo de rendimiento del cultivo los podemos clasificar en:

1. Corto rendimiento o pan coger. Son aquellos cuyo ciclo productivo es inferior a seis meses.

2. Mediano rendimiento. Cuando el ciclo de producción es superior a un año e inferior a dos.

3 Tardío rendimiento. El ciclo para dar frutos es superior a dos años.

Esta clasificación es importante para efectos fiscales cuando se calcula la renta presuntiva sobre patrimonio.

La agricultura en nuestro medio se explota en forma manual y mecanizada.

Para llevar a cabo la actividad agrícola es necesario adecuar el terreno, esto conlleva a la ejecución de una serie de obras de infraestructura tales como la tala de árboles, montaje de sistemas de riego, vías de comunicación, levantamientos topográficos.

Estas inversiones se manejan en una cuenta de activo diferido y se van amortizando durante la vida útil de la explotación agrícola, en base a las normas tributarias vigentes el plazo mínimo es de cinco años, pero si se presentan situaciones que hacen necesaria la

Amortización en menos tiempo se puede hacer, pero es necesario justificarlo.

La actividad agraria se puede clasificar como un proceso de costo para el control contable.

La materia prima es la semilla, el proceso es todo el tiempo que se gasta para dar frutos el cultivo y el producto terminado es el fruto obtenido.

Los cultivos se desarrollan mediante unos ciclos o etapas que se pueden clasificar en:

1. Preparación de terrenos. En ella se ara, rastrilla y se limpia de maleza el terreno, se pueden aplicar herbicidas, matamalezas con el fin de evitar que al germinar el cultivo crezca más rápido la maleza y lo ahogue.

Según la forma de explotación los gastos en esta etapa son:

A. Mano de obra.

B. Gastos de maquinaria.

C. Insumos.

D. Costos generales aplicados.

La mano de obra corresponde a los salarios de los trabajadores tanto directos como indirectos.

Los directos corresponden a los trabajadores que están laborando en el campo preparando el terreno y los indirectos a los demás trabajadores de la finca.

Cuando se tiene maquinaria propia se incurre en gastos tales como:

- Combustible.

- Repuestos.

- Depreciación.

- Mantenimiento preventivo.

También se puede trabajar con maquinaria alquilada, lo que es muy común por el alto costo de la misma.

En esta situación se tiene el costo por alquiler de maquinaria.

Los costos indirectos aplicados son los generales de agricultura.

Esta etapa termina cuando se deja listo el terreno para ser sembrado.

2. Siembra. Es la etapa más corta, según el tipo de cultivo, consiste en colocar la semilla en la tierra o sembrar las matas según el tipo de cultivo y procedimiento utilizado.

Cuando se hace mediante almácigos, el proceso en el vivero es un mayor costo de la etapa de siembra.

Los gastos en esta etapa son:

- Mano de obra.

- Gastos de maquinaria o alquiler de maquinaria.

- Materia prima la semilla o las matas.

- Insumos. Si se utilizan abonos luego de sembrar.

- Gastos en los almácigos si se utiliza éste sistema.

En esta etapa se inicia el control de costos por cada cultivo.

Se aplican los costos incurridos en la preparación del terreno, por lo general se distribuyen teniendo en cuenta la unidad de medida del terreno, por ejemplo hectáreas, fanegadas, metros, etc.

También se pueden presentar gastos por resiembra cuando ello es necesario.

La resiembra se presenta porque no germinó toda la semilla, por inundación de una parte del terreno, etc.

En algunos casos es conveniente hacer la prueba de la semilla para conocer su estado y calidad porque si hace tiempo que se tiene o se compra sin conocer su estado se pueden presentar problemas en la germinación que conllevan a mayores costos del cultivo.

3. Etapa o ciclo de mantenimiento. En ella se cuida el cultivo hasta su recolección.

Es la parte de mayor costo y trabajo, el manejo del cultivo debe ser eficiente para obtener los máximos rendimientos.

En este ciclo se incurren en los siguientes gastos:

- Mano de obra directa e indirecta.

- Insumos.

- Gastos de maquinaria propia o alquiler de maquinaria.

Según el cultivo se presenta gastos, como por ejemplo cuando el arroz es por embalse es necesario el control de las aguas que inundan el cultivo.

Durante el ciclo de mantenimiento se abona el cultivo y se le aplican insecticidas, herbicidas y matamalezas.

Para la limpieza de los cultivos, en nuestro medio, es muy común contratar con terceros, se hacen contratos por obra.

En estos contratos es importante tener en cuenta el tiempo y los riesgos que pueden tener porque puede ser mejor contratar el personal a término fijo, afiliar el personal al seguro social para cubrir los riesgos laborales.

Para el cuidado de los cultivos de las aves se contratan personas para que caminen los sembrados y eviten que dañen los productos.

En esta etapa la maquinaria se utiliza sólo hasta que el cultivo permita la entrada al terreno.

Como en todas las etapas, se presentan costos que son comunes a todos los cultivos y por tanto se deben aplicar a cada uno de los mismos o lotes cuando se tiene un sólo cultivo pero dividido en varios lotes.

Cuando la empresa tiene maquinaria cuyo valor sea representativo, los costos se manejan mediante una cuenta que podemos llamar costos maquinaria y que se distribuyen a los cultivos en base a los procedimientos que se fijen para ello.

Para distribuir los costos de maquinaria utilizamos las horas máquinas trabajadas, la información se toma del reporte de trabajo diario.

Los costos comunes en maquinaria se llevan a los gastos generales de cultivo y luego éstos se distribuyen a los cultivos.

Para la aplicación de los costos a los cultivos se pueden utilizar los siguientes métodos:

A. Costo primo.

B. Horas hombre.

C. Horas máquina.

D. Unidad de medida de los lotes o divisiones de los cultivos.

Para los tres primeros se utilizan las cifras de costos y control de labores ejecutadas en cada cultivo.

Por ejemplo para la aplicación de la mano de obra directa se utiliza el control de tiempo trabajado en cada lote o cultivo.

La información que tiene dicho control es:

- Apellidos y nombres del trabajador.

_ Código, si se tiene la nómina codificada por cada trabajador.

_ Hora de iniciación.

_ Hora de terminación.

_ Labor realizada.

_ Lugar donde realizó el trabajo.

Para el control de maquinaria se utiliza un fomarto similar pero adicional a la información anterior tiene la siguiente:

_ Código de la máquina.

_ Implemento utilizado.

_ Combustible en la máquina al iniciar y terminar labores del día.

Es costumbre que las máquinas sean tanqueadas por la tarde antes de guardarlas para que por la mañana no se pierda tiempo en esa labor.

Para tanquear se utiliza un formato de control de combustible que tiene la siguiente información:

- Código de la máquina.

- Cantidad de combustible cargado.

- Lubricantes utilizados cuando ello es necesario.

- Lugar donde laboró ese día la máquina.

La depreciación de la maquinaria se hace por línea recta.

Como durante este ciclo la maquinaria permanece un tiempo sin ser utilizada, los costos como depreciación y mantenimiento preventivo se distribuyen a los cultivos a través de la cuenta de costos generales de cultivo.

DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS A LOS CULTIVOS.

Vamos a explicar como se pueden distribuir los costos a los cultivos o a los lotes cuando se trata de un sólo tipo de cultivo o luego de haber distribuido a cada cultivo.

En el ciclo de preparación terreno, se recopilan todos los costos y se dividen por la unidad de medida utilizada.

Por ejemplo se preparan 800 hectáreas para sembrar arroz, sorgo y maíz, los lotes se dividen:

Para arroz 300 hectáreas, sorgo 350 y maíz

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