Eficiencia

INTRODUCCIÓN

Hoy en día las organizaciones deben ser más "Eficaces" ya que la competencia es fuerte entre ellas. Organizar implica desarrollar una estructura intencional de papeles para lograr el desempeño eficaz.

Toda organización debe considerar lo que implica la eficiencia y eficacia dentro de ella a fin de lograr sus objetivos.

La eficiencia consiste cómo se hacen las actividades dentro de la organización, el modo de ejecutarlas, mientras que la eficacia es para que se hacen las actividades, cuáles resultados se persiguen y sí los objetivos que se traza la organización se han alcanzado.

Para las organizaciones lograr un alto grado de eficiencia es necesario trabajar en ambientes altamente motivadores y retantes, participativos y con un personal altamente motivado e identificado con la organización, es por ello que el empleado debe ser considerado como un activo vital dentro de ella, por lo que los directivos deberán tener presente en todo momento la complejidad de la naturaleza humana para poder alcanzar índices de eficacia y de productividad elevados.

Las funciones de los gerentes proporcionan un estudio útil para lograr ser buenos líderes en cualquier organización que se propongan dirigir, ya que logran obtener una "Eficacia Organizacional". Definiendo Eficacia: es el logro de los objetivos. Las funciones de los gerentes son: la planeación, la organización, integración y desarrollo, motivación en la dirección, control organizacional y desarrollo gerencial.

1.-DEFINICION DE LA EFICIENCIA

- APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN:

Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados".

Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos".

Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión".

Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada".

- Aplicada a la Economía:

Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos".

Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos.

Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos".

- Aplicada a la Mercadotecnia:

Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)".

Según el Diccionario de la Real Academia Española:

Eficiencia (Del lat. efficientĭa) es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

Para terminar, y teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición general de eficiencia:

"Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados".

2.-COMO AUMENTAR LA EFICENCIA EN UNA ORGANIZACIÓN

Con el pasar del tiempo, cada vez gana más importancia para las empresas el generar un ambiente de trabajo agradable para sus empleados. Así, el hecho que los trabajadores se encuentren a gusto y contentos, es una estrategia básica para aumentar los induces de productividad individual y por supuesto incrementar las ganancias de cualquier compañía.

Esta nueva tendencia, obedece a que todo ser humano trabajará mejor si se siente a gusto ya sea con la empresa, el empleo o el entorno, aplicando al viejo pensamiento que el trabajo por vocación o pasional es el mejor realizado.

2.1.-MOTIVACIÓN

Motivación se define como la acción de estimular a los empleados con el objetivo de que obtengan un mejor rendimiento en el logro de los objetivos de la empresa.

Por medio de la motivación obtendremos mejores niveles de desempeño, productividad, eficiencia, creatividad, responsabilidad y compromiso de parte de los empleados.

Pero el principal fin es lograr trabajadores satisfechos y por ende motivados, con la capacidad para contagiar de motivación a los compañeros de trabajo y ofrecer un mejor servicio a los clientes de las empresas, es decir con dinamismo proporcionar la mejor atención a los usuarios o consumidores.

A continuación le presentamos unas recomendaciones para mantener un buen nivel de motivación dentro de la empresa:

1. Proporcionar un ambiente de trabajo positivo: promoviendo la creatividad, las nuevas ideas, las iniciativas.

2. Permitir la participación en las decisiones: posibilite la toma de decisiones por parte de los empleados y sobre todo respete las opiniones proporcionadas.

3. Involucrar a los empleados en los resultados: comunique a sus subordinados la importancia de su trabajo para el desempeño eficiente de la empresa y el logro de las metas.

4. Incentivar el sentimiento de pertenencia al grupo: se debe estimular al empleado para que se identifique con la imagen de la compañía. Una buena acción es proporcionar tarjeta de presentación para que el trabajador se sienta representante de la empresa.

5. Proporcionar los medios que ayuden a crecer: brindar desarrollo por medio de capacitaciones constantes al empleado, como también que los superiores sean mentores compartiendo su conocimiento con los subordinados.

6. Retroalimentación: informar al empleado sobre su nivel de rendimiento, señalando sus puntos de progreso y aquellos donde se debe mejorar.

7. Aprenda a escuchar: crear reuniones periódicas en donde los empleados puedan expresar su opinión sobre temas relacionados o no a la empresa; se puede aprovechar realizar actividades después de la oficina para compartir un rato agradable.

8. Agradecimiento: no hay nada más gratificante que un “gracias” sincero, por medio de una nota en el escritorio o un simple correo electrónico, para reconocer el esfuerzo de la persona.

9. Reconozca la excelencia: premiar el buen desempeño del trabajador alienta a seguir con el mismo rendimiento.

10. Conmemore éxitos: una celebración por los logros alcanzados justifica el esfuerzo realizado.

2.1.-MINIMIZACIÓN DE COSTOS

La primera reacción, natural en un empresario o gerente cuando las utilidades del negocio y especialmente su rentabilidad no son las esperadas por él, es la “reducción de costos”, y esta se centra fundamentalmente en cuatro aspectos:

-Reducción de personal administrativo y de producción y/o sustitución por otro de menor costo laboral

-Tercerización

-Sustitución de materias primas e insumos

-Reducción de gastos fijos de operación

Es vital sinembargo reflexionar sobre el impacto que estas estrategias pueden tener sobre dos aspectos fundamentales:

-El nivel de servicio

-La cobertura y cantidad de oferta

-La calidad del producto

Si ellas se afectan negativamente, el remedio es peor que la enfermedad y la situación antes que mejorar continúe agravándose.

2.1.1.-COSTEO KAIZEN

El costeo kaizen asegura un mejoramiento continuo al dar apoyo al proceso de reducción de costos en la fase de manufactura o prestación de servicios.

El sistema de costeo kaizen incluye actividades específicas encaminadas al mejoramiento de los costos de cada departamento y de cada período contable. Las actividades del costeo kaizen presentan una serie de tareas encaminadas a la reducción de costos que requieren ciertos cambios en la forma en la cual una empresa producirá sus bienes o servicios. El punto fuerte del costeo kaizen es su estrecho vínculo con el proceso de planeación de utilidades de una empresa. Este vínculo permite a los administradores controlar el progreso hacia las metas a largo plazo de la empresa, sin centrar la atención en la satisfacción de los estándares de los costos y en el estudio de las variaciones de un sistema tradicional de control de costos.

1. Reducción de costos en el gemba (lugar de trabajo)

Las oportunidades para la reducción de costos, donde sea posible, pueden expresarse en términos de muda. La mejor manera para reducir costos en el gemba es eliminar el uso excesivo

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