El uso de sistemas automatizados de slotting

El CD (Centro de Distribución) integra diferentes procesos, entre los cuales destaca el acomodo eficiente de mercancías o Slotting, un plan estratégico de posicionamiento de productos que tiene una vital incidencia en todas los procesos de almacenamiento y un fuerte impacto económico en las organizaciones, ya que gracias a su acción se pueden reducir los costos en todas las etapas del producto y se fomenta una percepción positiva de la compañía por parte del cliente, entre otros aspectos.

La Cadena de Suministro se compone por diferentes procesos, entre los que se cuenta el almacenamiento, como uno de los que demanda los costos de mayor incidencia dentro de la logística y en la estructura de costos de una empresa.

Se entiende por almacenamiento como aquel proceso que tiene como objetivo mantener, conservar y distribuir los bienes, productos, materiales o insumos, necesarios para el proceso productivo o para la prestación de servicios. A partir de esta conceptualización se deduce el que las empresas realicen importantes inversiones para el desarrollo de esta actividad y, al mismo tiempo, pongan mayor atención al diseño de las operaciones y procedimientos que integran este proceso, en aras de lograr altos niveles de operatividad, productividad y competitividad.

Un aspecto esencial relacionado con el proceso de almacenamiento es la configuración del espacio físico donde se concentrarán las labores que lo integran. Es decir, el Centro de Distribución (CD), lugar donde los inventarios, ya sean materias primas, materiales en procesos o productos terminados, deben rotar adecuadamente, en el menor tiempo posible, manteniendo la calidad de los productos; permitiendo a su vez cumplir con los niveles de servicio ofrecidos al cliente.

Teniendo en cuenta las operaciones al interior del CD se han identificado cinco actividades específicas, denominadas subprocesos, estas son:

• La recepción de materiales y productos al CD. Importante porque inicia las operaciones al interior del CD y tiene como objetivo principal la inspección de los productos que se adquirieron, constatando que, tanto la cantidad como la calidad de los mismos, coincida con lo que efectivamente se solicitó a los proveedores.

• El acomodo (Slotting). Este subproceso es de alta prioridad y se refiere a la dispersión de los productos dentro del CD. El que cada producto este ubicado donde debe estar es un factor de primer orden y, para ello, se deben establecer los criterios adecuados para su ubicación.

• El Almacenamiento (Storage). Este subproceso se relaciona al tiempo (el más reducido posible) y las condiciones en que un producto será acopiado, a fin de evitar el robo, deterioro, vencimiento, daño y obsolescencia del mismo.

• La Selección (Picking). subproceso que se ve directamente condicionado por la recepción y el acomodo, ya que si los productos no se ubicaron donde deberían estar, la preparación de los pedidos se vuelve complicada, lenta e ineficiente, generando que los niveles de productividad desciendan y los costos del CD se incrementen.

• El Despacho. es el proceso de cierre del almacenamiento y trae (o debería traer) como consecuencia la satisfacción del cliente, la facturación, el retorno de la inversión, permitiendo a la empresa reiniciar el ciclo del proceso productivo.

PROCESO TRANSVERSAL

Identificados los 5 subprocesos que integran el almacenamiento general al interior del CD, se puede apreciar que el slotting o colocación estratégica de productos al interior del CD es un factor de incalculable valor para el éxito del proceso general, ya que interviene y afecta de forma transversal todas las actividades del mismo.

La optimización del slotting de depósito es todo un desafío para la gestión de inventario. Sin un adecuado sistema de apoyo, es tedioso y propenso a errores. Con los adecuados sistemas para automatizar este proceso, las gestiones de inventario están libres para enfocarse en las decisiones a nivel macroeconómico con un impacto real en la última línea. A pesar que las soluciones de slotting no son nuevas en el mercado, una nueva generación de capacidades están disponibles para optimizar la toma de decisiones a nivel inventario. La nueva optimización del slotting aumenta la capacidad del gerente de inventario de tomar decisiones, proveyéndole una mejor visión de toda la operatoria.

DESAFIOS DEL SLOTTING

La optimización del slotting de depósito puede ser un trabajo de tiempo completo. Para la mayoría de los CD (Centros de Distribución) la mezcla de los ítems es constante. Los ítems cambian de envase y por lo tanto su forma de manipularlos. Los nuevos ítems reemplazan a los viejos (o son agregados). La estacionalidad, promociones, demanda y otros factores fuera de control cambian la velocidad del ítem en forma impredecible. Muchos CD se encuentran con las limitaciones físicas que impiden el despacho a determinados lugares. Cuando el número de elementos activos supera la capacidad de almacenarlos, solo se almacenan los productos más preciados. El resto de los ítems se ubicará de la mejor manera tratando de lograr lo mejor entre lo ideal y las instalaciones físicas reales. Dado el constante cambio de y la inflexibilidad de las limitaciones físicas, el proceso de evaluación continuo y la toma de decisiones correctas a nivel slotting pueden ser en vano si no se poseen de las herramientas adecuadas.

Muchas de las aplicaciones de slotting fueron desarrolladas para abordar este desafío. Desafortunadamente, muchas de ellas solo se centran en la velocidad de recolección del inventario y en la distancia que deben recorrer. Ellas ignoran el lado humano de la ecuación no teniendo en cuenta los efectos del mismo sobre el proceso del trabajo.

Para juzgar el impacto económico de los cambios potenciales de los cambios en el slotting también se requiere de un análisis de los cambios en el trabajo basados en estándares discretos y en los posibles efectos sobre la precisión, calidad y seguridad.

Los siguientes párrafos describen cómo las gestiones de inventario suelen enfocarse sobre decisiones de slotting.

 CREANDO UN PLAN

Cada CD necesita un plan de slotting. Esos planes empiezan con un objetivo muy alto: “minimizar el costo por unidad despachada manteniendo la calidad”. A partir de ese objetivo, muchos supuestos caen:

• Poner los ítems más importantes en los pick faces más accesibles.

• Poner cada ítem donde pueda ser recolectado en forma segura.

• Minimizar el trayecto de los ítems más frecuentes.

• Cumplir con las regulaciones y condiciones de almacenamiento de determinados ítems.

La mayoría de los planes de slotting están creados desde una visión macro de almacenamiento de ítems según las instalaciones y sin tener en cuenta el momento en que fue realizado. Los planes de slotting son generalmente fáciles de diseñar desde un nivel alto. Cuando el slotting es realizado manualmente, muchos detalles son de sentido común y no necesitan ser aclarados. Un producto congelado debe ir a un freezer. Los ítems pesados, en la parte inferior, los huevos en la última instancia de recolección. Muchas gestiones de inventario han internalizados esos conceptos tanto que nunca los tienen que explicitar cuando explican su plan.

Cuando se usan sistemas de slotting automatizados esos conceptos deben estar representados en el sistema. Estos esfuerzos a menudo se ven frustrados porque el gerente de inventario conoce los atributos del ítem y su ubicación pero no están volcados al sistema. El mayor problema es la información que los gerentes de inventario generalmente desconocen. Por ejemplo, ¿colocar un ítem en la cima del estante en la parte delantera, puede ser recolectado más rápidamente que si es colocado en una zona de recolección secundaria o que puesto en la cima de un área “de oro”? ¿Cómo la ubicación del ítem impacta sobre la reposición y la recolección? ¿Cómo el hecho de cambiar la ubicación de un ítem impacta sobre la eficiencia de la recolección? Estas y muchas otras preguntas afectan las decisiones de slotting y requiere del entendimiento de cada puesto de trabajo y del nivel de las instalaciones y de la habilidad de simular los impactos de los cambios.

Por lo tanto, para garantizar que las decisiones de slotting produzcan el mayor beneficio posible, las aplicaciones de slotting deben ser simples, flexibles de capturar la información conocida y tener la habilidad de simular todos los aspectos de los cambios potenciales de slotting.

 EJECUCIÓN

La ejecución se puede realizar en varios escenarios del negocio:

• Se evalúa un área o una instalación completa para ponerla en funcionamiento con el plan. Generalmente esto se realiza al comienzo o cambio de temporada.

• Se determina un slot específico para uno o más ítems nuevos. Se determina el rango de estos nuevos elementos con los existentes y que desplazamientos se producen como resultado.

• Se evalúa un área o una instalación completa para movimientos oportunos sobre bases regulares.

Cuando la tarea de slotting se realiza manualmente, es una irrealidad asumir que un buen trabajo y la evaluación de todos los factores puedan hacerse sobre una base regular, generando re-slots. Con la implementación de un sistema que haga los cálculos de los números, una frecuente evaluación sobre

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