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FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL CONTRALOR


Enviado por   •  19 de Septiembre de 2011  •  1.778 Palabras (8 Páginas)  •  1.466 Visitas

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Funciones y actividades generales del contralor

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:

a. De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su posterior consulta.

Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas para su aplicación.

b. De Salvaguarda y Legalidad.

Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, ó mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.

Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr. Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente.

c. De Operación.

Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto, el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y/o indispensables para la empresa.

Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.

En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin.

d. De Información.

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos mas importantes de una empresa. Por lo tanto el responsable de la Contraloría, deberá guardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual labora.

Por otra parte, la información desarrollada

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