Funciones De La Gerencia De Grupos En Un Hotel

OBJETIVO GENERAL:

Este trabajo tiene como objetivo proporcionar al estudiante una visión más amplia en cuanto a las funciones que debe desempeñar un gerente de grupos y convenciones en los hoteles. Conocer las estructuras organizacionales para el departamento encargado al área de eventos y convenciones dentro de los hoteles con el fin de tener las herramientas necesarias para el desempeño en la futura vida profesional

INTRODUCCIÓN:

Los hoteles cuentan con diferentes áreas que tienen a su cargo múltiples funciones, el departamento de ventas cuenta con diferente subáreas entre las cuales se encuentra el gerente de grupos y convenciones. Este es el encargado de manejar todo lo relacionado con los grupos de visitantes que llegan a los eventos organizados en el hotel

Algunos hoteles tienen la capacidad de organizar actividades de grupos empresariales, para ello cuentan con personal capacitado para dicha labor.

Entre el personal se encuentra el gerente y un coordinador que son las personas más representativas a la hora de organizar, dirigir y presupuestar los eventos que se realizan en los hoteles son personas capacitadas con aptitudes y actitudes necesarias para desempeñar este cargo pero ellos se apoyan de todos los departamentos del hotel para que todo funcione como un engranaje y que los eventos que se realicen en el hotel salgan con poco margen de error

Entre los eventos que se realizan en los hoteles encontramos desde almuerzos de trabajo matrimonios y cumpleaños hasta congresos convenciones de alto nivel por eso es importante contar con el personal capacitado que se encargue de estas funciones de una manera adecuada y muy profesional

Los hoteles tienen: el jefe de grupos, y convenciones quien se encarga de los grupos hospedados en el hotel y sus actividades, fueran éstas vacacionales o laborales; el jefe también encabeza la organización de programas tales como congresos, seminarios y análogos de un grupo específico. Maneja toda la operatividad organizativa de los eventos dentro del hotel.

DEPARTAMENTO DE VENTAS Y GRUPOS Y CONVENCIONES EN HOTEL

ORGANIGRAMA

El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en asegurar ventas de habitaciones, instalaciones y servicios del hotel así como en ocasiones de eventos que complementan la estadía de los huéspedes.

El departamento de ventas opera en diferentes divisiones de relaciones: con clientes, relaciones comerciales y relaciones del personal; por tanto su intervención es determinante en las siguientes fuentes de negocios:

Convenciones: este es un renglón muy importante para la industria hotelera ya que anualmente se celebran reuniones, asociaciones sindicales y educativas, fraternidades y grupos profesionales ya sean locales, estatales, nacionales o internacionales.

Ventas a grupos y convenciones.

Dentro de la estructura del departamento de ventas del hotel, las ventas a grupos y convenciones constituyen el mayor elemento, no sólo en cuanto a tiempo y esfuerzo, sino respecto al número de personas empleadas. En un hotel grande para convenciones, el número de personas que trabajan en las ventas a grupos y convenciones es de ocho a diez.

Planeación.

Es la responsabilidad más importante de este departamento en cualquier hotel. En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeación de largo alcance se vuelve indispensable. Los negocios con grupos y convenciones no se materializan de la noche a la mañana. La mayoría de las organizaciones que tienen convenciones anuales o periódicas planean éstas con muchos meses de anticipación, de hecho, en muchos casos de tres a cinco años. Por lo tanto, es imposible que los negocios de esta naturaleza sean generados por el personal de ventas sin hacer énfasis en la planeación. Debe existir una comunicación continua con estas organizaciones para conocer las decisiones tomadas con respecto a las fechas y áreas geográficas consideradas para futuras convenciones. Todavía de mayor importancia es el conocimiento de cuándo estas decisiones estarán en etapa de revisión y quién será el responsable de tomarlas. Solo así puede tenerse el contacto adecuado con la gente adecuada en el momento adecuado.

Muchas organizaciones crean comités de planeación para recomendar o tomar una decisión sobre el sitio en que se celebrarán futuras convenciones. Estos comités son normalmente designados en el curso de una convención.

Incentivos y grupos.

Gran parte del volumen de ventas a grupos y convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes compañías.

En este departamento también se organizan los viajes de familiarización o fam trips para aquellos contactos que potencialmente traerán un grupo a mi hotel y que desean probar las instalaciones y servicios.

Ventas de banquetes

Los banquetes son normalmente manejados por un gerente de ventas de banquetes local.

El elemento más importante en el desarrollo de este negocio es una buena relación personal entre el gerente de ventas de banquetes y los ejecutivos de la compañía, existen ciertas técnicas que pueden promover este negocio:

Deben extenderse invitaciones periódicas a almuerzos y cocteles a los ejecutivos indicados de las compañías.

Debe tomarse en cuenta la expedición de tarjetas de crédito locales que será utilizada sólo en un hotel.

También es importante pensar en la expedición de tarjetas VIP a aquellas personas de las compañías que son responsables de elegir los sitios para sus funciones.

Los tipos de funciones que el gerente de ventas de banquetes puede esperar vender son los siguientes:

 Bodas

 Cenas, tanto de negocios como de organizaciones.

 Bailes y otros eventos sociales.

 Cocteles.

 Reuniones de organizaciones empresariales (que incluyen algunas veces un alimento ligero o pausa para tomar un café).

Para cualquiera de estos eventos deben utilizarse menús y precios preestablecidos.

Gerente de grupos y convenciones:

Se encarga de la operación y seguimiento de todas las necesidades del grupo desde que se lleva a cabo del cierre del contrato con algún(a) ejecutivo(a) de ventas hasta el cobro de la cuenta pasando por cuidar todos los detalles y requerimientos del grupo durante su estadía en el hotel. Este gerente debe de mantener informados a los distintos departamentos del hotel de la visita de los grupos así como del rol que cada departamento va a jugar durante la estadía del grupo.

A su cargo puede tener Gerencias enfocadas a venta de grupos y a venta de convenciones quienes a su vez tienen a su cargo una serie de ejecutivos de ventas que se encargan de buscar clientes para el hotel y cuyo trabajo está generalmente en la calle visitando clientes prospecto así como cerrando contratos. Es muy importante que los ejecutivos detecten a la persona que en la empresa es quien realiza las reservaciones y quien toma las decisiones de hospedaje de sus empleados.

Director de Ventas siendo éste responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas subáreas en las que se divide la función de ventas.

Gerente o Director de Relaciones Públicas que se hace responsable de proveer la imagen del hotel. Esta persona normalmente no está subordinada al Director de Ventas (razón por la cual aparece punteada en el organigrama) sino al gerente general, sin embargo su función está orientada en mayor medida a las ventas. Esta persona entre sus funciones tiene el ocuparse de los clientes VIP’S así como buscar espacios en periódicos locales u otras publicaciones para presentar el hotel.

El director de relaciones públicas junto con el gerente general es responsable también de ciertas funciones sociales como pueden ser desayunos ofrecidos a prensa, eventos para los contactos de ventas, fiestas de beneficencia, desfiles de modas, etc…

Coordinador

Tal vez la mayor herramienta de ventas para lograr negocios con grupos y convenciones es el manejo adecuado de la operación ya reservada. La mayoría de los hoteles que manejan este tipo de negocios emplean un coordinador de grupos y convenciones, puesto que es parte integrante o extensión de la función de ventas a grupos y convenciones. La principal tarea del coordinador es trabajar estrechamente con el dirigente o dirigentes del grupo para cerciorarse de que todo el evento será manejado con propiedad de principio a fin. Aunque muchos grupos, particularmente aquellos procedentes de los programas de incentivos, son manejados por líderes de grupo profesionales, otros cuentan con líderes de grupos inexpertos en lo concerniente a coordinación. Por esta razón el coordinador del hotel es requerido en muchos casos para resolver problemas, suavizar a huéspedes exaltados y atender emergencias. Debe estar disponible en todo momento cuando el grupo se encuentre en el hotel.

Los coordinadores de Grupos deberán contar con las mimas características del puesto del gerente ya que a futuro en un departamento tan delicado deberá contemplarse un sustituto del Gerente en todo momento a través de la preparación constante.

Responsabilidades:

 El manejo de llegadas al aeropuerto por vuelos regulares o fleteados exige una coordinación adecuada. Deben hacerse trámites para facilitar el paso de los pasajeros

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