GRUPOS EN UN HOTEL

FUNCIONES DE LA GERENCIA DE GRUPOS Y CONVENCIONES

En hoteles donde el volumen de ventas por concepto de grupos y convenciones es alto, generalmente se tiene una dirección de marketing, de la que depende la gerencia de ventas y la gerencia de grupos y convenciones.

La gerencia de grupos y convenciones es responsable del manejo de los grupos a partir del momento en que se hacen definitivos y hasta su conclusión total.

Entre sus funciones también figura estar pendiente de recibir los depósitos como lo estipula el contrato.

La gerencia de grupos y convenciones es responsable de cubrir todas las necesidades de los grupos en casa, tratando de que sean atendidos lo mejor posible.

DIRECCION DE MARKETING

El director de marketing es el responsable del manejo de los esfuerzos de ventas del hotel, su función más importante es la de preparar el plan de marketing.

El director de marketing también asiste a las ferias de turismo y exposiciones claves para su negocio

El director de marketing realiza de manera periódica reuniones con su personal para intercambiar opiniones que contribuyan a la buena marcha de todas las actividades relacionadas con grupos y convenciones.

GERENCIA DE VENTAS

La gerencia de ventas está representada por el gerente de ventas y uno o dos coordinadores.

Una de las funciones más importantes es enterarse acerca de clientes potenciales por medio de otros clientes, revistas…

Una vez identificados, deberá ofrecerles los servicios del hotel a travez de llamadas telefónicas, correo electrónico u otro.

BANQUETES

El personal que labora en esta área es el encargado de vender y ofrecer el servicio de A y B a clientes tales como: planificadores de reuniones, grupos y organizaciones comunitarias, por otro lado es el encargado de coordinar servicios de alimentos en las áreas funcionales, es decir, las salas de reuniones y banquetes donde se lleva a cabo los eventos contratados o funciones.

Informaciones que precisa el Maître o responsable del montaje del banquete:

* Datos personales del cliente.

* Fecha del servicio.

* Nº personas.

* Hora aproximada del evento.

* Motivo celebración.

* Ofertas gastronómicas elegidas.

* Plano y distribución de clientes en mesa.

* Características particulares del evento, tales como animación musical, decoración de la sala y en particular de la mesa de servicio, y observaciones varias como menús especiales (vegetarianos, diabéticos, celiacos, menús para niños, etc.)

COORDINACION CON OTROS DEPARTAMENTOS

JUNTA PREVIA

Puede ser que en la junta del comité se informe de la llegada del grupo para el conocimiento de todos los involucrados o en su caso realizar una junta 3 días antes de la llegada con los departamentos involucrados para ultimar detalles y evitar dudas MANEJO DE CUENTA MAESTRA.

SOLICITUD DE SERVICIOS:

Zonas de descanso:

No basta con tener una sala de conferencias. Normalmente, se necesita otra donde servir los cafés o esperar a que comience o termine una sesión. Además si la convención dura todo el día, necesitara comedores. Esto no suele suponer un problema no son más de 50 personas, pero si es grupo de 150 personas o más, el hecho de que un hotel cuente o no con un comedor adecuado será decisivo a la hora de contratar sus servicios.

Habitaciones

Uno de los aspectos que no se le presta mucha atención es el tipo de habitación que se necesita. su grupo estará acostumbrado a dormir en un tipo determinado de habitación cuando está de viaje. ¿Cuántas habitaciones individuales y dobles necesita? Y si necesita dobles ¿Cuántas deben ser dos camas y cuantas de una? Además, a menudo se negocian tarifas que contemplan suplementos

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