Funciones del ejecutivo de cuenta Kraft

Ciudad de México agosto de 2023

FUNCIONES DEL EJECUTIVO DE CUENTA KRAFT

1. Nómina

• Modificación salarial

• Compartir al Ejecutivo de Administración, los cambios de salario y/o puestos solicitados por el cliente los días 01 y 16 de cada mes (Archivo Modificación de Salario y/o puesto)

• Incidencias

• Solicitar cargo de deudor diverso por descuento de gastos o robo de celulares, faltas reportadas después de nómina de acuerdo con el calendario de Administración. (Incidencias Nóm Kraft)

• Liberación de pago y cambios de cuenta

• Solicitar liberación de pagos de nómina por rechazo de cuentas en tesorería.

• Proceso:

• Se contacta al empleado para solicitar la verificación con el banco de que la cuenta que proporciono cuando se efectuó la contratación no esté cancelada.
• El empleado deposita $1.00 a su cuenta para validar que se puede depositar a la cuenta.

• Solicitar cambio de cuenta a Tesorería

• En caso de haber modificación de cuenta por parte del empleado, se solicita nuevamente el documento donde se visualice nombre completo, cuenta y clabe interbancaria. (Enviar voucher de depósito a cuenta)
• Se envía archivo de cambio de cuenta (Cambio de cuenta bancario Kraft) al grupo de slack tesoreria_kraft
• Se notifica al empleado y supervisor (es) del pago efectuado.
• Disipar dudas respecto a pagos con base a incidencias reportadas por coordinadora / supervisor (es) (Cierres de nómina Administración)

1. Bajas de Personal y Vacaciones

• Bajas del personal

• Administrar y controlar bajas de personal fijo y/o temporal VDM y Nacional (Archivo de bajas KRAFT, se comparte por slack en canal de kraft_adm)
• Citar / recibir al personal para firma de renuncia voluntaria, entrevista de sálida.
• Elaborar control histórico de bajas y motivos de renuncia. (Reporte diario causas de baja KRAFT.)
• Apertura de vacantes abiertas en People Soft. (Se deberá subir al sistema en cuanto se comparta la baja.)

• Vacaciones

• Dar seguimiento a vacaciones de empleado.

• Proceso:

• El promotor solicita al supervisor la solicitud de vacaciones de acuerdo a los días que le corresponden.
• El supervisor valida y autoriza las vacaciones del promotor.
• El promotor acude a la agencia para la firma del formato. (Aviso de vacaciones.)
• Se genera reporte histórico de vacaciones de acuerdo a formato firmado.

1. IMSS

• Incapacidades

• Administración, control y seguimiento de incapacidades de VDM y a nivel Nacional, solicitar a representantes foráneos y promotores locales, la entrega y envío de incapacidades en cuanto se expida para entrega a Ejecutivo de Administración. (Escritorio virtual.)

• Riesgo de trabajo

• Recepción y control de Riesgos de Trabajo IMSS y Dictamen de Alta de Riesgo de Trabajo (Formato Riesgo de Trabajo Kraft.)

• Cartas patronales y cartas guarderías

• Solicitar en el grupo de slack (kraft_imss a @Karenn) las cartas patronales y de guardería que requieran los colaboradores en VDM y Nacional (Formato Carta Patronal - Guardería Kraft.)

• Certificación FONACOT

• Solicitar en el grupo de slack (kraft_adm a @Anahir) el vo.bo. de las certificaciones de FONACOT requeridas en VDM y a nivel Nacional (Formato para certificación FONACOT Kraft)
• Compartir en el grupo de slack (kraft_imss a @Karenn) las certificaciones de FONACOT requeridas en VDM y a nivel Nacional autorizadas por el EA (Formato para certificación FONACOT Kraft – captura vo.bo.)

1. Recibos de nómina y Finiquitos

• Recibos de nómina

• Compartir recibos de nómina que no lleguen por temas de correo o timbrado. (Carpeta Recibos de nómina.)
• Solicitar cambio de correo electrónico de empleados a Ejecutivo de Administración / Ejecutivo de Contratación, para recepción de timbrados. (Se solicita vía slack.)

• Finiquitos

• Proporcionar finiquitos al personal en VDM para firma (solicitar copia de INE), una vez firmado, se comparte por slack (canal de kraft_adm.)

1. Actas administrativas y cartas compromiso

                                                                                                                                                                                -  Dar seguimiento y aplicación a actas administrativas / cartas compromiso de acuerdo a solicitud de supervisores, jefes de sector o coordinadoras.

 (se procede una vez que se recibe correo electrónico en el que el supervisor detalla la falta, razones para proceder con la sanción y evidencias).

-    Notificar vía correo electrónico, la firma del acta administrativa / carta compromiso, adjuntando el documento firmado.

• Escaneo de acta administrativa y/o carta compromiso aplicada (firmada o sin firmas en caso de que aplique).

-     Generar archivo de control histórico de actas administrativas detallando razones y fecha aplicada (Formato Plan actas administrativas y retención).

1. Prestaciones adicionales

• Seguro de vida

• Generar control y seguimiento de altas y bajas de seguros de vida. (Listado seguro vida - AD&E Kraft)
• Controlar entrega física de seguros de vida.
• Dar seguimiento al proceso de pago de seguros de vida por defunción.

• Posada Navideña (Tania)
• Apoyo de defunción

• Compartir vía slack (apoyo_defunción_cdmx_foráneo) los documentos para la solicitud del apoyo en formato .PDF (acta de nacimiento del promotor (a), acta de defunción, estado de cuenta, INE ambos lados), para la solicitud deberá enviarse id empleado, nombre completo y fecha de ingreso.
• Notificar al promotor (a).

• Kit de maternidad / kit de paternidad

• Compartir vía slack (kit_de_maternidad_foráneo) los documentos para la solicitud del apoyo en formato .PDF (certificado de nacimiento, acta de nacimiento del promotor (a), acta de nacimiento del bebé e INE ambos lados), para la solicitud deberá enviarse id empleado, nombre completo y fecha de ingreso.

• Préstamos personales

• Solicitar en el grupo de slack (kraft_adm a @Anahir) el vo.bo. de las solicitudes de préstamos internos requeridas en VDM y a nivel Nacional (Solicitud de préstamo Kraft).
• Compartir vía slack (tesoreria_kraft a @Dsolis, @Cony) los documentos para la solicitud del apoyo en formato .PDF solo del personal que autorizo el EA para proceder con la solicitud (pagaré firmado, comprobante de domicilio no mayor a dos meses (luz, agua o predial) e INE ambos lados) y Excel (Solicitud de préstamo Kraft).
• Notificar al promotor (a).
• Llevar control de préstamos para incidencias.

• Tienda Mabe

• Proceso:

• Solicitar en el grupo de slack (kraft_adm a @Anahir) el vo.bo. para saber si el personal es apto para el crédito Mabe de las solicitudes en VDM y a nivel Nacional (Compartir nombres.)

• Una vez validado por EA, se comparte al empleado la liga para ingresar a tienda Mabe (enlace mi tienda Mabe: https://www.tiendamabe.com/es_MX/preHome) y el correo empresarial (tiendamabe@agenciamarketing.mx), así como el Excel para el llenado de sus opciones (Solicitud tienda Mabe Kraft)
• El empleado deberá regresar el Excel con las 3 opciones a cotizar y este deberá compartirse a Kenya por slack, una vez efectuada las cotizaciones, se deberá regresar al empleado los detalles para la elección del producto.
• En cuanto se tenga el producto elegido, se deberá pedir un correo a supervisor o JDS donde autorice la compra (empleado con buen desempeño y permanencia), para la liberación de la compra.
• El empleado deberá proporcionar copia de INE, comprobante de domicilio no mayor a dos meses (luz, agua o predial) y pagaré firmado con el total de la compra y se compartirá por slack a la conversación (Gerardo, TaniaO).
• En cuanto Gerardo confirme la compra, notificar al empleado y mencionar los descuentos a aplicar.

1. Inventario, Almacén

• Inventarios

• Se compartirá vía correo electrónico el Excel (INVENTARIO KRAFT – HEINZ) a Andrea, Claudio, Alejandra, Gabriela,  Libia y Lorena los días 01 y 15 de cada mes, así como el scanner de los formatos de salida.
• Se realizarán auditorías presenciales una vez que se efectúen envíos de temporada o de volumen.
• Se realizará auditoría presencial de los folios totales existentes cada seis meses para el reporteo de incidencias

• Almacén

• Ingreso de materiales

• El cliente deberá notificar vía correo electrónico el ingreso de materiales con al menos una semana de anticipación para avisar al personal de almacén por slack (kraft_almacen a @Carlosc - Formato Entrada de Materiales Kraft) y se cuenten con los espacios necesarios para la recepción de los materiales.
• Confirmar al cliente vía correo electrónico la recepción de materiales.

• Envíos de materiales

• Las solicitudes de envíos se deberán recibir por parte del cliente la primera semana de cada mes donde se indique cantidades, ciudades y direcciones.
• Se solicitará las salidas de almacén la primera semana del mes por slack (kraft_almacen a @Carlosc - en el formato de requerimiento de salida Kraft), para la separación de materiales y solicitud de guías con pesos y medidas.

• Se realizarán los envíos de materiales la tercera semana de cada mes, en caso de haber una solicitud extraordinaria deberá estar validado por Libia.
• Se deberá compartir archivo de seguimiento de envíos cada tercer día, indicando el estatus de la guía, persona que recibe y entrega a promotoría.

1. Herramientas de trabajo

• Equipo de seguridad

• Equipos celulares / Equipos de cómputo

• Entrega de equipos a coordinadores, supervisor (es) y promotores

• Firma de pagaré.
• Firma de política de uso de herramientas de trabajo.
• Firma de hoja de asignación.

• Gestionar requisición de actas MP por motivo de robo.
• Solicitar cotización y compra de herramientas de trabajo. (laptop y celular.)
• Dar seguimiento y/o envío de la entrega de herramientas de trabajo en CDMX y ciudades foráneas.

1. Cotizaciones

• Herramientas de trabajo y materiales (Equipo de seguridad, celulares, laptop, uniformes, material de empaque, etcétera.)

• Vuelos, autobuses, hospedajes y eventos

• Solicitar cotizaciones de viajes y hospedajes de coordinadoras / supervisor (es) / promotores, de acuerdo a agendas autorizadas por cliente.
• Solicitar autorización a cliente para compra de itinerarios.
• Compartir itinerarios al personal pertinente.

1. Reuniones clientes / Supervisores / JDS

• Difundir los requerimientos operativos y administrativos a representantes foráneos. (TANIA)
• Solicitar liga zoom (foráneos) / sala de capacitación de acuerdo a solicitudes.
• Elaboración de minuta y seguimiento a pendientes.

1. Cobertura de vacantes

• Reclutamiento

• Dar seguimiento a cobertura de vacantes para coordinar con RH la publicación y generación de cartera para selección de ternas (primer filtro.)
• Coordinar con supervisores fechas de entrevistas para cobertura de vacantes:
• Una vez publicada la vacante y se tenga la terna se comparten candidatos por correo electrónico.
• Compartir vía correo electrónico cv´s, ficha técnica de candidatos citados, liga de zoom o teams (foráneos) así como horarios en los que se programaron las entrevistas para cada posición / ciudad.

• Contrataciones

• Dar seguimiento a contrataciones de candidatos seleccionados por supervisor (es) en entrevistas.
• Notificar a supervisor (es), fecha tentativa de ingreso (dependerá de que el candidato cumpla con toda la documentación solicitada en la cita de contratación.)
• Reforzar información de sueldo, días laborados, horarios e información inherente a temas administrativos con el personal contratado.

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